Exemple de l'import d'un fichier uniquement de personne, comportant plusieurs colonnes de prénom

Le fichier est un fichier excel comportant deux lignes d'entête

1. Aller dans le menu “Administration/Import”
2. Puis en haut sur l'ergo “Chargement de la table Personnes”
3. Utilisez alors le bouton “Charger un fichier” pour insérer le fichier à importer
4. On essaye de repérer les colonnes qui vont nous servir et en cliquant sur le titre de la colonne on fait apparaitre le menu contextuel, on choisi alors “Renommer cette colonne”
5. Dans notre exemple nous allons ainsi nommé les colonnes (remarque : il est aussi possible de faire c'est manip à partir de l'ergo colonnes existantes, mais ici les titres ne sont pas parlant !)
   1. mise_à_jour_janvier_2024 ⇒ nom
   2. collonne_4 ⇒ prenom
   3. colonne_6 ⇒ adresse3 (c'est celle qui contient vraiment l'adresse)
   4. colonne_7 ⇒ lieudit
   5. colonne_8 ⇒ ville, nous devrons y revenir car elle contient à la fois le code postal et la ville…
   6. colonne_9 ⇒ telperso ou telpro
   7. colonne_10 ⇒ portableperso
   8. colonne_11 ⇒ email
   9. colonne_12 ⇒ memo
6. et comme nous le recommande le logiciel nous ajoutons une colonne ID par le l'utilitaire
7. avant de continuer nous allons faire une sauvegarde qui nous servira de fichier famille pour cela nous utilisons le bouton
8. et pour finir cette étape supprimons la deuxième ligne de titre qui ne va plus nous servir en utilisant l'icone en fin de la ligne dans la grille

Notre fichier comporte deux colonnes prénom, nous allons donc créer de nouveau enregistrement (ligne) pour ces personnes. Pour ce faire nous allons

1. Renommer la colonne “ID” en “Famille” pour garder trace de la famille d'appartenance des personnes.En effet famille contiens dans le fichier le numero(ID) de la famille qui est en lien avec la personne courante
2. Nous allons alors utiliser le menu contextuel du titre de colonne “colonne_5” qui contiens les deuxième prénom et utiliser le menu “Duplique les lignes en fonction de colonne”
3. le logiciel demande la colonne à initialiser nous indiquons bien sur “prenom”, puis nous validons de nouvelle ligne sont créer automatiquement
4. si nous trions notre fichier en fonction de la colonne famille, là ou nous avons un deuxième prénom nous avons aussi une deuxième ligne avec le prénom et le même numéro de famille
5. on vérifie que ça semble OK
6. on efface la colonne du deuxième prénom qui ne nous servira plus (par le menu contextuel sur le titre de la colonne “Efface cette colonne”
7. on peut alors recréer comme précédemment la colonne ID que nous avons renommer tout à l'heure
8. et on fait une sauvegarde en cas d'erreur par la suite…

Le fichier importé ne comprends pas de colonne titre. Nous allons en préparer une dans la mesure du possible
Allons pour ce faire dans l'ergo “Prénoms (gestion des listes)
Nous y trouvons 4 colonnes (Prénoms typiquement masculins, féminins, mixtes et une colonne contenant les prénoms de notre fichier)

1. Nous allons dans un premier temps levé les ambiguïtés en utilisant sur les prénoms inconnus l'un des boutons pour les caractériser. En cas de doute mieux vaut mettre mixte afin que le titre reste vide.
2. Si vous avez amender la liste vous pouvez utiliser le bouton “Enregistre les prénoms dans la BDD la base de donnée de paramétrage” pour la partager