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Exemple de l'import d'un fichier uniquement de personne, comportant plusieurs colonnes de prénom
Descriptif du fichier
Le fichier est un fichier excel comportant deux lignes d'entête
| colonne_1 | colonne_2 | mise_à_jour_janvier_2024 | prenom | colonne_5 | colonne_6 | colonne_7 | colonne_8 | colonne_9 | colonne_10 | colonne_11 | colonne_12 | colonne_13 | colonne_14 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Membre | Circulaires | Nom | Prénom 1 | Prénom 2 | Adresse | Commune | CODE et VILLE | Tél | Tel 2 | Observations |
Les étapes
Import et préparation du fichier de personne
- Aller dans le menu “Administration/Import”
- Puis en haut sur l'ergo “Chargement de la table Personnes”
- Utilisez alors le bouton “Charger un fichier” pour insérer le fichier à importer
- On essaye de repérer les colonnes qui vont nous servir et en cliquant sur le titre de la colonne on fait apparaitre le menu contextuel, on choisi alors “Renommer cette colonne”
- Dans notre exemple nous allons ainsi nommé les colonnes (remarque : il est aussi possible de faire c'est manip à partir de l'ergo colonnes existantes, mais ici les titres ne sont pas parlant !)
- mise_à_jour_janvier_2024 ⇒ nom
- collonne_4 ⇒ prenom
- colonne_6 ⇒ adresse3 (c'est celle qui contient vraiment l'adresse)
- colonne_7 ⇒ lieudit
- colonne_8 ⇒ ville, nous devrons y revenir car elle contient à la fois le code postal et la ville…
- colonne_9 ⇒ telperso ou telpro
- colonne_10 ⇒ portableperso
- colonne_11 ⇒ email
- colonne_12 ⇒ memo
- et comme nous le recommande le logiciel nous ajoutons une colonne ID par le l'utilitaire
- avant de continuer nous allons faire une sauvegarde qui nous servira de fichier famille pour cela nous utilisons le bouton
- et pour finir cette étape supprimons la deuxième ligne de titre qui ne va plus nous servir en utilisant l'icone
en fin de la ligne dans la grille
Création des personnes ayant leur prénom dans une autre colonne
Notre fichier comporte deux colonnes prénom, nous allons donc créer de nouveau enregistrement (ligne) pour ces personnes. Pour ce faire nous allons
- Renommer la colonne “ID” en “Famille” pour garder trace de la famille d'appartenance des personnes.En effet famille contiens dans le fichier le numero(ID) de la famille qui est en lien avec la personne courante) - Nous allons alors utiliser le menu contextuel du titre de colonne “colonne_5” qui contiens les deuxième prénom et utiliser le menu “Duplique les lignes en fonction de colonne”**
- le logiciel demande la colonne à initialiser nous indiquons bien sur “prenom”, puis nous validons