Génération des cotisations

Écran actuellement réservé aux bases de type SNAP. Le fonctionnement (types Public/Privé, coefficients, tarif bonifié, écriture comptable générée) a été conçu spécifiquement pour ce fonctionnement. Toute base souhaitant un fonctionnement différent ou une adaptation de cet écran doit en faire la demande auprès de Logeas, qui étudiera la faisabilité au cas par cas.

Cet écran permet de calculer, en masse, les cotisations dues par les adhérents pour une période donnée, puis de générer automatiquement l'écriture comptable (multi-ligne) correspondante. Si c'est le cas on peut alors à partir de la multi-lignes créer générer un fichier SEPA (cf documentation)

• Menu Comptabilité > Utilitaires
• Sélectionner Génération Cotisations dans l'arborescence (visible uniquement sur les bases de type “SNAP”)

Condition préalable : cet utilitaire ne peut être utilisé que depuis le secteur comptable “National”. Si ce n'est pas le cas, un message d'information s'affiche et l'écran se ferme automatiquement.

• Type de cotisation : périodicité de calcul à appliquer (Mensuelle, Trimestrielle, Annuelle).
• Période(s) de génération : sélection multiple des modalités de paiement concernées par cette génération (ex : les personnes ayant choisi “Mensuel”). La liste proposée provient directement du paramétrage du champ personnalisé “Modalité de paiement” de la fiche Personne.

Le bouton Ouvrir de ce cadre ouvre la pop-up de gestion des barèmes de cotisation (années, tarifs par coefficient et par secteur Public/Privé). Voir la documentation dédiée : Paramétrage des cotisations.

Important : la génération utilise automatiquement l'année la plus récente définie dans ce paramétrage — il n'y a pas de sélecteur d'année sur cet écran de génération.

• Ouvrir : ouvre, dans un nouvel onglet, l'écran public de simulation des cotisations (accessible sans connexion à une base).
• Copier l'adresse : copie dans le presse-papier l'adresse de cet écran public, à transmettre par exemple aux adhérents.

Cet écran public lit un fichier statique livré avec l'application (voir la mise en garde sur l'export JSON dans la documentation du paramétrage des cotisations) : il n'est donc pas automatiquement à jour avec le barème saisi ci-dessus.

Ce cadre apparaît dès qu'au moins une période de génération est sélectionnée. Il permet de choisir les comptes qui recevront l'écriture générée :

• Compte de cotisation (compte de produit, classe 7)
• Compte de banque (classe 5)
• Compte analytique “Lieux”
• Compte analytique “Animations”
• Compte analytique “Activités fiscalisées”

Le bouton Lancer le calcul des cotisations n'est actif que lorsque le type de cotisation, au moins une période, et les cinq comptes ci-dessus sont renseignés.

Au clic sur Lancer le calcul des cotisations, l'écran :

1. filtre les personnes (non archivées) dont la modalité de paiement (champ personnalisé) correspond à l'une des périodes sélectionnées ;
2. pour chacune, recherche le tarif correspondant dans le barème de l'année la plus récente, à partir de son secteur (Public/Privé) et de son coefficient/indice ;
3. calcule le montant de l'échéance en tenant compte du mois d'adhésion (proratisation pour les paiements annuel/bonifié — voir Paramétrage des cotisations pour le détail des règles).

Le récapitulatif obtenu liste, pour chaque personne concernée : nom, modalité, coefficient, montant de base (issu de la fiche), montant final calculé, indicateur “proratisée”, et statut d'erreur.

Une personne est mise en erreur (et exclue de la génération) si :

• son secteur Public/Privé n'est pas renseigné ou invalide ;
• son coefficient est manquant ;
• aucun tarif ne correspond à son coefficient dans le barème ;
• sa date d'adhésion est manquante ou invalide ;
• le tarif bonifié est demandé mais n'est plus disponible (adhésion après le 31/03) ;
• le montant final calculé est à 0 €.

Les lignes en erreur apparaissent en rouge dans le récapitulatif, les lignes proratisées en orange. Le détail des anomalies est consultable dans le bloc dépliant “X anomalie(s) détectée(s)“.

Le bouton Lancer la génération de la multi-ligne (sur les personnes sans erreur) génère une écriture comptable multi-ligne :

• un crédit par personne sans erreur, sur le compte de cotisation et les trois comptes analytiques choisis, pour son montant final ;
• un débit unique sur le compte de banque, pour le total des montants générés.

Un message de confirmation indique le nombre de cotisations traitées et le montant total. L'écran se réinitialise ensuite (sélection des périodes et récapitulatif remis à zéro), sans modifier le paramétrage des barèmes.

• Les personnes en erreur ne sont jamais incluses dans l'écriture générée, même en cliquant sur le bouton de génération.
• Le barème utilisé est toujours celui de l'année la plus récente paramétrée : pensez à créer/compléter cette année dans le Paramétrage des cotisations avant de lancer une génération.
• Les personnes archivées, ou sans champs personnalisés renseignés, sont automatiquement exclues du traitement.
• Le montant de base affiché dans le récapitulatif (issu de la fiche personne) est purement informatif : seul le montant final, calculé à partir du barème, est utilisé pour l'écriture comptable.