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Fichier > Mailing
L'écran Mailing prépare et envoie des courriels d'information aux personnes et familles de votre fichier : rédaction avec aperçu, choix des destinataires, pièces jointes, envoi par le serveur LoGeAs et suivi de chaque envoi. Chaque courriel porte un lien de désinscription propre à son destinataire.
Fonction disponible dans l'interface full web (fonctionnalités de la cartographie #2 et #139).
Droits nécessaires : lecture du fichier et envoi de mailing pour ouvrir l'écran. Sans ces droits, une fenêtre l'indique et vous ramène au tableau de bord.
Créer, modifier, envoyer ou effacer un mailing, et traiter une demande de désinscription, demandent en plus le droit de modification du fichier. Sans lui, les mailings s'ouvrent en consultation seule (bouton Fermer).
Le Mailing est en cours de finalisation : son entrée de menu est pour l'instant réservée à l'assistance.
La liste des mailings
Menu Fichier > Mailing. La grille liste vos mailings, du plus récent au plus ancien.
| Action | Effet |
|---|---|
| Nouveau | Prépare un nouveau mailing. |
| Éditer | Ouvre la fenêtre de préparation : courriel, destinataires, pièces jointes. |
| Envoyer un test | Envoie le mailing à l'expéditeur seul, pour vérifier son rendu et le lien de désinscription. |
| Envoyer | Après confirmation (nombre de destinataires), confie l'envoi au serveur LoGeAs. |
| Effacer | Supprime définitivement le mailing, ses destinataires et ses pièces jointes. |
| Suivi des envois | Affiche ou masque, sous la ligne, l'avancement de l'envoi. |
Envoyer et Effacer sont aussi proposés en icônes sur chaque ligne de la grille.
En dépliant une ligne, vous voyez l'expéditeur, la date de création, la date du dernier envoi, le nombre de courriels envoyés et le nombre de destinataires (envoyés, en erreur).
Préparer un mailing
La fenêtre de préparation comporte trois onglets. Valider enregistre le mailing, ses destinataires et ses pièces jointes ; Annuler abandonne les modifications (après confirmation si vous avez modifié quelque chose).
Courriel
- Sujet (obligatoire) et Expéditeur (vos adresses d'expédition validées) ;
- case En-tête de la structure (logo, nom et coordonnées) : ajoute en tête du courriel les informations légales de votre structure ;
- le corps du courriel, saisi à gauche, avec son aperçu à droite.
Le pied de désinscription est ajouté automatiquement à chaque courriel : il contient le lien « se désinscrire », propre à chaque destinataire, et précise que le courriel ne contient aucun pixel ni traceur (son ouverture n'est pas suivie).
Pièce jointe oubliée ? Si le sujet ou le corps parle d'une pièce jointe (« ci-joint », « pièce jointe », « PJ », « en annexe »…) alors qu'aucune n'est ajoutée, LoGeAs vous le demande à la validation et avant chaque envoi. Répondre Non à la validation ouvre l'onglet Pièces jointes.
Destinataires
- Ajouter : saisie d'une adresse courriel, avec un libellé facultatif ;
- Ajouter depuis le fichier : sélection de personnes ou de familles dans les mêmes grilles que les écrans Personnes et Familles (mêmes colonnes, mêmes filtres). Vous choisissez l'adresse utilisée : pour des personnes, la leur, ou à défaut celle de leur famille ; pour des familles, celle de la famille ou celles de ses membres.
Une même adresse n'est jamais ajoutée deux fois. Après un ajout depuis le fichier, un bilan indique les fiches sans adresse, les adresses invalides (ignorées) et les doublons.
Les destinataires en rouge sont à vérifier avant l'envoi ; la colonne Alerte en donne la raison :
- N'autorise pas le mailing : la case « Autorise envoi mailing » de la fiche est décochée ;
- Désinscription demandée : l'adresse a une demande de désinscription en attente (voir plus bas) ;
- Adresse invalide : l'adresse n'a pas le format d'un courriel.
La colonne État indique pour chaque destinataire : à enregistrer, à envoyer, envoyé ou en erreur (avec le message du serveur). Le bouton Renvoyer remet un destinataire envoyé ou en erreur « à envoyer » : il recevra le courriel au prochain envoi.
Pièces jointes
- Joindre des fichiers, ou déposez-les dans la zone prévue ;
- la corbeille retire une pièce jointe.
La taille totale des pièces jointes est limitée à 8 Mo. Un fichier vide, un fichier déjà joint (même nom) ou un nom contenant « / », « \ » ou « % » est refusé.
Les pièces jointes ajoutées ou retirées sont enregistrées à la validation du mailing.
Envoi et suivi
L'envoi est réalisé par le serveur LoGeAs : il commence dès que la file d'attente des traitements le permet, en général sous quelques minutes, même si vous fermez votre navigateur. Seuls les destinataires qui n'ont pas encore reçu le courriel sont servis : un nouvel envoi complète le précédent.
Le suivi des envois s'affiche sous la ligne du mailing dès qu'il a des envois récents ; il est conservé 8 jours.
Les désinscriptions
Un destinataire qui clique sur « se désinscrire » arrive sur une page publique de LoGeAs, sans connexion : il confirme qu'il ne souhaite plus recevoir vos courriels d'information à cette adresse.
Sa demande est ensuite signalée :
- en haut de l'écran Mailing, avec le nombre d'adresses concernées ;
- dans les fiches Personne et Famille qui portent cette adresse (en orange dans les grilles), où elle se traite :
- Appliquer : décoche « Autorise envoi mailing » dans toutes les fiches qui ont cette adresse ;
- Ignorer : clôt la demande sans modifier les fiches.
Une adresse qui ne figure dans aucune fiche est listée en haut de l'écran Mailing, avec un bouton Clore.
Une demande de désinscription est l'exercice d'un droit d'opposition (RGPD) : traitez-la sans attendre, en règle générale par Appliquer.