Fonctions d'import de LoGeAs

Quelques remarques :

• Cette fonctionnalité est à réserver à des personnes ayant une bonne connaissance du produit.
  
• Les fonctionnalités sont nombreuses et pas toujours faciles à appréhender.
  
• L'assistance peut prendre en charge des imports si nécessaire.
• Il est difficile de décrire une « procédure » type d'import de fichier tant les formats peuvent être variés.
  
  • *Cet utilitaire se veut un véritable couteau suisse permettant de gérer des formatages initiaux très divers, de les amender, compléter et tester afin de les rendre compatibles avec l'import, de préférence sans outils externes. * Il n'est pas possible de réimporter des enregistrements déjà existants. ==== Présentation globale de l'outil ==== L'outil se divise en trois grands blocs : * “Chargement de la table Personnes” * “Chargement de la table Familles” * “Intégration dans la base” Les deux premiers blocs fonctionnent de manière similaire. Le troisième permet l'intégration finale une fois l'ensemble des problèmes résolus. ==== Les écrans d'import ==== === 1 : Import du fichier === À l'arrivée sur l'un de ces écrans, il convient de charger votre fichier (il est généralement conseillé de commencer par le fichier des personnes) à l'aide du bouton “Choisir un fichier”. Trois formats sont possibles : .xls, .xlsx ou .csv. Pour des raisons de compatibilité avec les accents, il est préférable d'utiliser les deux premiers formats. Ces formats peuvent également être générés à partir de LibreOffice ou OpenOffice en l'absence d'Excel.
    La première ligne du fichier doit contenir les noms des colonnes ; elle sera utilisée comme telle lors de l'import.
    Dès le chargement, une grille s'affiche avec les données lues ainsi qu'une analyse située en dessous (il est recommandé de traiter les points dans l'ordre).
    Plusieurs sous-onglets apparaissent également : * “Données” : grille des données importées * “Colonnes existantes” : liste des colonnes présentes dans l'import (permet également certaines actions sur les colonnes) * “Colonnes attendues” : liste des champs connus dans la table cible, avec leur rôle, utile pour les affectations * “Prénom” : (uniquement pour l'import des personnes) permet des traitements annexes (affectation du sexe, du titre, etc.). Pour en savoir plus, voir Utilitaire de gestion des prénoms === 2 : Traitements génériques === Le logiciel vous guide et vous propose des utilitaires pour résoudre les problèmes les plus courants. Cependant, ne connaissant pas vos données, un travail d'analyse reste indispensable. Avant cela, voyons les fonctions disponibles via le clic droit (menu contextuel) sur le titre des colonnes dans l’ergonomie “Données”. ^Menu^Action^ |Renommer cette colonne|Permet de lier une colonne de l'import à une colonne de la table cible.
    Exemple : une colonne nommée “adresse” dans le fichier importé peut être liée à la colonne “Adresse3” de LoGeAs.
    Ce traitement peut également être réalisé depuis l'analyse sous la grille lors du traitement des erreurs.| |Effacer cette colonne|Supprime la colonne si elle n'est pas pertinente.
    Attention : aucune annulation possible. Utilisez le bouton de sauvegarde de la grille (en haut à droite) aussi souvent que nécessaire.| |Remplacer dans cette colonne (cellules entières)|Permet de remplacer une valeur par une autre sur l'ensemble de la colonne.
    Très utile pour remplacer des abréviations par leur libellé complet.| |Passer en majuscule (MarcChand Nicolas → NICOLAS MARCHAND)|Utile par exemple pour forcer les noms de villes en majuscules.| |Passer en minuscule (MarcChand Nicolas → nicolas marchand)| | |Passer en Nom Propre (MarcChand Nicolas → Nicolas Marchand)|Utile notamment pour les prénoms.| |Initialiser toutes les valeurs vides de la colonne|Permet par exemple de remplacer toutes les valeurs vides de la colonne “Pays” par “France”.| |Dupliquer les enregistrements (lignes) en fonction d'une colonne|Permet de créer de nouveaux enregistrements selon les valeurs d'une colonne.
    Exemple détaillé : Dupliquer des lignes à partir d’une colonne| |Diviser la colonne en deux selon différents critères|Permet par exemple de séparer une colonne contenant à la fois le code postal et la ville.
    Exemple détaillé : Diviser une colonne en deux| Remarques : * ATTENTION : le travail sur les colonnes ne tient pas compte du filtrage de la grille. * Vous pouvez traiter les colonnes soit via le menu contextuel, soit en suivant l'aide et le détecteur d'erreurs. === 3 : Erreurs et avertissements === ^N°^Titre^Explications^Que faire ?^ |Erreur 1 à 5|La colonne “ID” ou “Numero” est obligatoire|Ces colonnes servent de clé primaire (identifiant unique).
    Elles doivent contenir des valeurs uniques.|* Créer la colonne si elle n'existe pas
    * Renommer une colonne existante
    * Initialiser la colonne via l'utilitaire proposé
    Attention : les colonnes “ID” et “Numero” doivent être strictement identiques.| |Erreur 6|Une colonne obligatoire n'existe pas|Certaines colonnes sont obligatoires (ex : Nom pour les personnes).
    La colonne “Famille” doit contenir l'ID de la famille correspondante.|Créer ou renommer la colonne concernée| |Erreur 7|Valeur manquante dans une colonne obligatoire|Toutes les lignes doivent être renseignées.|Corriger les lignes en erreur dans la grille| |Erreur 8|La colonne n'existe pas dans LoGeAs|Ex : colonne “Adresse” inexistante dans la base.|Supprimer, renommer ou créer un champ personnalisé (creer-champ-perso)| |Erreur 9 et 10|Colonnes booléennes manquantes|Les colonnes vrai/faux doivent exister et être initialisées.|Créer et initialiser les colonnes proposées
    Attention aux champs RGPD, initialisés par défaut à faux.| |Erreur 11|Conflit avec des données existantes|Les clés uniques entrent en conflit avec la base existante.|Il est impossible de réimporter des enregistrements existants.| |Erreur 12|Lien personne / famille invalide|La valeur du champ “Famille” ne correspond à aucune famille.|Correction manuelle nécessaire| |Avertissement 13|Colonne “ClasserSous” absente|Colonne facultative mais utile pour le classement.|Créer ou renommer la colonne| |Avertissement 14|Valeurs manquantes dans “ClasserSous”| | | ==== Comment faire pour… ==== ^Problème^Solution^ |Remplacer des codes numériques par un libellé|Utiliser “Remplacer dans cette colonne (cellules entières)“**|

|Uniformiser la casse des données|Utiliser les fonctions Majuscule / Minuscule / Nom propre|