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 Sujets connexes | Format de la base de donnée Schéma Utilitaire de gestion des prénoms Diviser une colonne en deux Dupliquer des lignes à partir d’une colonne creer-champ-perso |
Fonctions d'import de LoGeAs
Import d'un fichier
Quelques remarques :
- Cette fonctionnalité est à réserver à des personnes ayant une bonne connaissance du produit.
- Les fonctionnalité sont nombreuses et pas toujours facile à appréhender.
- L'assistance peut prendre en charge des imports si nécessaire
- Il est difficile de décrire une “procédure” typique d'import de fichier tant les formats des imports peuvent être varié.
Cet utilitaire ce veut un couteau suisse permettant de gérer des formatages initiaux divers de les amender, compléter et tester afin de les rendre compatible avec l'import. De préférence sans outils externes - Il n'est pas possible de réimporter des enregistrements déjà existant
Présentation globale de l'outil
L'outil se divise en trois grands blocs :
- “Chargement de la table Personnes”
- “Chargement de la table Familles”
- “Intégration dans la base”
Les deux premiers ont le même fonctionnement, le troisième sert à l'intégration une fois tout les problèmes résolus
Les écrans d'import
1: Import du fichier
Sur l'arrivée de l'un de ces écrans il conviens de charger votre fichier (il est généralement conseillé de commencer par le fichier des personnes) à l'aide du bouton “Choisir un fichier”. Trois format sont possible (.xls, .xlsx, ou CSV). Pour des problèmes de compatibilité d'accent il est préférable d'utiliser les deux premiers. A noter que c'est format peuvent aussi être généré depuis Libre-Office ou Open-Office à défaut d'Excel.
La première ligne de la table doit comporter le nom de colonnes, elle sera utiliser comme tel à l'import
Dés le chargement une grille s'affiche avec les informations lues et une analyse de celle-ci au dessous (il vaut mieux les traiter dans l'ordre).
Plusieurs autres sous-onglets sont aussi apparues :
- “Données” : la grille des données importées
- “Colonnes existantes” : contiens une liste des colonnes de l'importation (elle permet aussi certaine action sur les colonnes, que l'on retrouve sur le premier ergo)
- “Colonnes attendues” : contiens la liste des champs(colonnes) connues dans la table cible, avec leur rôle, ce qui peut être utile pour vos affectation
- “Prénom” : (uniquement disponible dans l'import de personne) permet des traitements annexe (affectation du sexe, du titre..) pour en savoir plus voir Utilitaire de gestion des prénoms
2: Traitements génériques
Le logiciel va vous guider et vous proposer des utilitaires pour résoudre les problèmes les plus courant, mais il ne connait pas vos données, il vous reste donc un travail d'analyse important à faire. Avant cela regardons les fonctions disponibles sur le clic droit (menu contextuel) sur le titre des colonnes de l'ergo “Données”.
| Menu | Action |
|---|---|
| Renomme cette colonne | Ce menu permet de lier la colonne de l'import avec une colonne de la table cible. Par exemple dans le fichier importer la colonne qui contiens l'adresse ce nomme “adresse” ce qui n'est pas un champ de la table cible on va donc la lié avec la colonne “Adresse3” qui doit contenir le numéro, nom.. de la rue A noter que ce traitement peut aussi être fait depuis l'analyse sous la grille lors du traitement des erreurs |
| Efface cette colonne | Ce menu permet de supprimer la colonne si elle n'est pas pertinente dans le cas en cours Attention il n'y a pas de marche arrière, utilisez le bouton de sauvegarde de la grille (en haut à droite) chaque fois que nécessaire |
| Remplace dans cette colonne (cellules entières | Cette utilitaire permet de rechercher dans la colonne les cases qui contiennent une valeur (case entière) pour les remplacer par une autre valeur très utile par exemple pour remplacer une abréviation par le mon intégral |
| Passe en majuscule (MarcChand Nicolas ⇒ NICOLAS MARCHAND) | A utiliser par exemple pour forcer le nom de la ville en majuscule |
| Passe en minuscule (MarcChand Nicolas ⇒ nicolas marchand) | |
| Passe en Nom Propre (MarcChand Nicolas ⇒ Nicolas Marchand) | Utile pour les prénoms par exemple |
| Initialiser toutes les valeurs vides de la colonne à une valeur | Peut être utiliser par exemple pour remplacer dans la colonne “Pays” toutes les valeurs non initialiser par France |
| Duplique les enregistrements(ligne) en fonction de colonne | Cette fonction permet de créer de nouveau en enregistrement(ligne) en fonction des valeurs dans une colonne. Prenons une exemple pour mieux comprendre dans mon fichier de personnes je n'ai pas une ligne par individu mais deux colonnes prenom1 et prenom2 et je voudrais créer une nouvelle ligne pour toute les lignes ou le prenom2 est renseigné pour en savoir voir l'exemple détaillé Dupliquer des lignes à partir d’une colonne |
| Divise la colonne en deux, selon différent critère | Permet par exemple sur une colonne contiens à la fois le code postal et la ville d'un générer deux nouvelles colonnes nécessaires pour l'import. voir l'exemple détaillé Diviser une colonne en deux |
Remarques :
- ATTENTION Le travail sur les colonnes ne tiens pas compte du filtrage de la grille
- Vous pouvez commencer par traiter les colonnes que vous connaissez par le biais du menu contextuel ou suivre l'aide ou utiliser le détecteur d'erreur et suivre sa progression
3: Erreurs, Avertissements
| N° erreur/avertissement | Titre | Explications | Quoi faire? |
|---|---|---|---|
| Erreur 1 à 5 | La colonne “ID” ou “Numero” est obligatoire dans la table X La colonne “ID” ou “Numero” doit comporter des valeurs uniques | Du à l'historique deux colonnes servent de “Clé primaire” : “ID” et “Numero” Une clé primaire, c’est simplement un identifiant unique pour chaque ligne d’une table dans une base de données, elle sert à reconnaître une ligne sans ambiguïté. Comme un numéro de carte d’identité pour une personne. | * Créer la colonne si votre fichier ne la comporte pas (utilitaire proposé) * Renommer une des colonnes existante, mais qui serait déclaré sous un autre nom * Une fois celle-ci existante vous pouvez l'initialiser si besoin avec l'utilitaire proposé Attention, les colonnes Numero et ID doivent être strictement égales |
| Erreur 6 | Dans la table X la colonne C doit exister | Certaine colonne comme par exemple le nom dans les personnes sont obligatoire. La colonne les contenant doit donc exister Parmi c'est colonne la colonne “Famille” de la table Personne à un rôle spécial : Elle doit comporter le numero (ID) qui corresponds à la famille dans la table correspondante. | Créer la colonne si votre fichier ne la comporte pas (utilitaire proposé) * Renommer une des colonnes existante, mais qui serait déclaré sous un autre nom |
| Erreur 7 | Dans la table X la colonne C la colonne n'a pas toujours une valeur | En lien avec l'erreur précédente, dans une colonne obligatoire tout les enregistrement doivent avoir une valeur | * Normalement l'analyseur vous donne les enregistrement en erreur. Vous pouvez les modifier dans la grille (édition en fin de ligne) * Cas spécifique du champ “Intitule” de la table Famille. Souvent on recopie la table des personnes pour créer les famille mais le champ intitulé n'existe pas. Un utilitaire vous permet de le créer plus facilement. Pour en savoir plus utilitaire-intitule * Dans le cas du champ “famille” de la table “Personne”, il est possible aussi de numéroter en regroupant les personnes ayant des champs commun, par exemple l'adresse |
| Avertissement 13 | La colonne “ClasserSous” n'existe pas dans l'import de la table Famille | Ce n'est pas une erreur à proprement dit, car la colonne “Classer-Sous” n'est pas obligatoire Mais des lors que vous voulez facilement trier les familles ou retrouver une famille facilement pour lui affecter une nouvelle personne, c'est ce champ qui sert… | * Si vous avez dupliquer vous fichier famille, vous pouvez “renommer” la colonne “Nom” * Sinon vous pouvez la créer vide et la remplir plus tard |
| Erreur 8 | Dans la table X la colonne C n'existe pas | Dans votre grille vous avez par exemple une colonne intitulé “Adresse” hors il n'existe pas de colonne dans LoGeAs sous ce nom ou vous avec un champ “Membre de la chorale” et si vous voulez l'importer il faut le créer en tant que champ personnalisé (pour en savoir plus) | * Vous pouvez effacer la colonne (voir utilitaire) * Vous pouvez affecter la colonne à une colonne existante dans dans LoGeAs (dans notre exemple Adresse ⇒ Adresse3) * Créer un champ personnalisé via l'utilitaire pour en savoir plus |
| Erreur 9 et 10 | Les colonnes contenant des booléens doivent exister … | Bien que non obligatoire, l'utilitaire d'import impose que les colonnes vrai/faux existe et soit initialisée | * Un bouton vous permet de les créer et les initialisé d'un coup ou au coup par coup J'attire votre attention sur les colonnes lié directement au RGPD (envoyer un mailing, un sms, envoyer les reçu fiscaux par mail …). Ils sont pas défaut non coché. A vous le cas échéant d'en changer la valeur |
| Erreur 11 | Les clefs de champs uniques sont-elles cohérentes avec le fichier actuel ? | Ce test vérifie que les champs d'index (cf erreur 1 et suivantes) ne rentre pas en conflit avec des enregistrement existant déjà dans la base | Si c'est la cas… Remarque : Il n'est pas possible de réimporter des enregistrements déjà existant |
| Erreur 12 | Les personnes doivent pointer sur des familles existantes | Le fameux champ “Famille” dont on a parlé plus haut Certaine personnes de votre import on une valeur pour ce champ qui ne corresponds ni l'ID d'une famille de votre import, ni à celle d'une famille existante dans votre fichier | Il faut y remédier manuellement … |
| Avertissement 14 | Certain enregistrement de la colonne “ClasserSous” ne sont pas initialisé |
Comment faire pour ...
| Description du probléme… | Les éléments de solutions |
|---|---|
| J'ai une colonne qui contiens des chiffres “0” “1” “2”… pour indiquer une tournée de distribution et je voudrais plutôt y indiquer le nom de la tournée en clair | 1) Repérez dans la grille la colonne concernée 2) Activer le menu contextuel par le clic droit sur l'entête de colonne 3)Utiliser le menu “Remplace dans cette colonne (cellules entières)“ en répétant pour chaque tournée |
| Le formatage des caractères des colonnes est “aléatoire”, je voudrais le rendre homogène | 1) Repérez dans la grille la colonne concernée 2) Activer le menu contextuel par le clic droit sur l'entête de colonne 3)Utiliser l'une des menus de formatage Par exemple : Majuscule pour la ville, Nom Propre pour les prénoms … |
| Dans mon import “Code postal” et “Ville” sont dans la même colonne | Voir l'exemple détaillé Diviser une colonne en deux |
| Mon fichier de personnes contiens deux colonnes de prénoms comment faire ? | Voir l'exemple détaillé Dupliquer des lignes à partir d’une colonne |
| Une des lignes doit être effacer (ligne par exemple). Comment faire ? | Dans la grille de l'ergo “Donnée” vous avez un bouton pour effacer une ligne à la fin de celle-ci |
| J'ai besoin d'importer des données qui ne sont pas prise en charge par LoGeAs. Commet faire? | Dans les erreur (erreur 8) vous avez la possibilité de créer un champ personnalisé Voir la documentation |
Exemples
| Descriptif du fichier source | Lien sur le déroulé |
|---|---|
| Fichier uniquement de personne, comportant plusieurs colonne de prénom (pour les différentes personnes du foyer) | Exemple de l'import d'un fichier uniquement de personne, comportant plusieurs colonnes de prénom |