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rgpd:guide_administrateur [2026/10/12 08:09] – créée 45.147.21.143rgpd:guide_administrateur [2026/10/12 08:59] (Version actuelle) – 45.147.21.143
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-|{{:undo-2.svg?30|}} [[start|Retour à l'accueil]]|| +|{{:connexe.jpg?40|}} **Sujets connexes**|[[rgpd:droits|Répondre à une demande d'application des droits]]\\ [[https://www.cnil.fr/fr/RGDP-le-registre-des-activites-de-traitement|CNIL : le registre des activités de traitement]]\\ [[https://www.cnil.fr/professionnel|CNIL : espace professionnel]]\\ [[https://www.cnil.fr/fr/guide-rgpd-associations|CNIL : guide RGPD des associations]]|
-|{{:connexe.jpg?40|}} **Sujets connexes**|[[https://www.cnil.fr/fr/rgpd-par-ou-commencer|CNIL : RGPD, par où commencer]]\\ [[https://www.cnil.fr/fr/guide-rgpd-associations|CNIL : guide RGPD des associations]]|+
 ====== RGPD : guide de l'administrateur ====== ====== RGPD : guide de l'administrateur ======
  
-Cette page s'adresse à la personne qui administre LoGeAs Web pour votre association. Elle rappelle vos obligations au titre du Règlement général sur la protection des données (RGPD) et montre comment le logiciel vous aide à les remplir.+Cette page s'adresse à la personne qui administre LoGeAs pour votre association. Elle rappelle vos obligations au titre du Règlement général sur la protection des données (RGPD) et montre comment le logiciel vous aide à les remplir. 
 + 
 +===== Qu'est-ce que le RGPD ? ===== 
 + 
 +Le RGPD renforce les droits des citoyens européens et leur donne plus de contrôle sur leurs données personnelles. Il simplifie les formalités pour les organismes et leur offre un cadre juridique unifié. Il est applicable depuis mai 2018 dans tous les pays de l'Union européenne. 
 + 
 +Pour aller plus loin, la CNIL propose : 
 +  * [[https://www.cnil.fr/fr/rgpd-passer-a-laction|RGPD : passer à l'action]], la démarche en quelques étapes ; 
 +  * [[https://www.cnil.fr/professionnel|l'espace professionnel]], pour les responsables d'organisation ; 
 +  * [[https://www.cnil.fr/fr/plus-de-droits-pour-vos-donnees|Plus de droits pour vos données]], pour les personnes.
  
 ===== Qui est responsable de quoi ? ===== ===== Qui est responsable de quoi ? =====
  
 ^ Rôle ^ Qui ^ Ce que cela implique ^ ^ Rôle ^ Qui ^ Ce que cela implique ^
-| **Responsable de traitement** | Votre association | Vous décidez quelles données vous collectez et pourquoi. Vous informez les personnes, recueillez leur consentement si nécessaire, répondez à leurs demandes et fixez les durées de conservation. |+| **Responsable de traitement** | Votre association | Vous décidez quelles données vous collectez et pourquoi. Vous informez les personnes, recueillez leur consentement si nécessaire, répondez à leurs demandes, fixez les durées de conservation et tenez votre registre des traitements. |
 | **Sous-traitant** | LoGeAs | Nous hébergeons vos données, les sécurisons, les sauvegardons et vous fournissons les outils décrits ci-dessous. Nous n'utilisons pas vos données pour notre propre compte. En cas de faille de sécurité, nous vous prévenons au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, pour vous permettre de notifier la CNIL dans les 72 heures. | | **Sous-traitant** | LoGeAs | Nous hébergeons vos données, les sécurisons, les sauvegardons et vous fournissons les outils décrits ci-dessous. Nous n'utilisons pas vos données pour notre propre compte. En cas de faille de sécurité, nous vous prévenons au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, pour vous permettre de notifier la CNIL dans les 72 heures. |
  
 LoGeAs considère **toutes les données de votre fichier comme sensibles** (article 9 du RGPD) : pour une paroisse, un syndicat ou une association, la simple appartenance peut révéler une conviction religieuse, une opinion ou une appartenance syndicale. Elles sont protégées en conséquence. LoGeAs considère **toutes les données de votre fichier comme sensibles** (article 9 du RGPD) : pour une paroisse, un syndicat ou une association, la simple appartenance peut révéler une conviction religieuse, une opinion ou une appartenance syndicale. Elles sont protégées en conséquence.
  
-===== Vos obligations et les outils de LoGeAs Web =====+===== Vos obligations et les outils de LoGeAs =====
  
-==== 1. Ne collecter que le nécessaire ====+==== 1. Tenir votre registre des traitements ==== 
 + 
 +Le registre des activités de traitement, prévu par l'article 30 du RGPD, recense vos traitements de données et vous donne une vue d'ensemble de ce que vous faites des données personnelles. C'est la base de votre conformité. 
 + 
 +**Pour le constituer :** 
 +  - Identifiez les activités de votre association qui nécessitent de collecter des données : gestion des membres, des donateurs, des cotisations, envoi de courriers ou de courriels, gestion des bénévoles, etc. 
 +  - Profitez-en pour améliorer vos pratiques : supprimez de vos formulaires et de votre fichier les informations inutiles, et redéfinissez qui doit accéder à quelles données. 
 + 
 +**Pour chaque activité, le registre indique au moins :** 
 +  * le nom et les coordonnées de votre association et, le cas échéant, de votre délégué à la protection des données (DPO) ; 
 +  * les finalités du traitement : ce que vous faites de ces données ; 
 +  * les catégories de personnes concernées (membres, donateurs, bénévoles, etc.) ; 
 +  * les catégories de données (identité, situation familiale, données bancaires, etc.) ; 
 +  * les destinataires, y compris les sous-traitants comme LoGeAs ; 
 +  * les éventuels transferts hors de l'Union européenne ; 
 +  * les durées de conservation, ou les critères qui permettent de les fixer ; 
 +  * dans la mesure du possible, les mesures de sécurité mises en œuvre. 
 + 
 +Le registre est aussi l'occasion de vous poser les bonnes questions : ai-je vraiment besoin de cette donnée ? Est-il pertinent de la conserver aussi longtemps ? Est-elle suffisamment protégée ? [[https://www.cnil.fr/fr/RGDP-le-registre-des-activites-de-traitement|En savoir plus sur le site de la CNIL]]. 
 + 
 +**Dans LoGeAs Web**, le menu **États > Microscope** vous aide à recenser les données que vous conservez : il affiche le modèle de données de votre base, avec la qualification de chaque information (nominative, obligatoire, sensible). Il s'exporte en SVG, CSV et JSON. 
 + 
 +==== 2. Ne collecter que le nécessaire ====
  
   * Ne saisissez que les informations utiles à la vie de l'association.   * Ne saisissez que les informations utiles à la vie de l'association.
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   * Les champs nominatifs et obligatoires sont repérés par une **couleur** dans les écrans de saisie. Ces couleurs se règlent dans **Administration > Gestion des écrans** (paramètres RGPD).   * Les champs nominatifs et obligatoires sont repérés par une **couleur** dans les écrans de saisie. Ces couleurs se règlent dans **Administration > Gestion des écrans** (paramètres RGPD).
  
-==== 2. Recueillir et suivre le consentement ====+==== 3. Informer les personnes et recueillir leur consentement ====
  
-  * Sur la fiche d'une personne (**Fichier > Personnes**), le bloc **Consentement** génère un lien vers le formulaire de consentement. Envoyez ce lien à la personne : sa réponse est enregistrée et consultable depuis la fiche (bouton de consultation de la réponse).+Un organisme qui collecte des informations sur une personne doit lui donner une information claire sur l'utilisation de ses données et sur ses droits ([[https://www.cnil.fr/fr/le-droit-detre-informe-sur-lutilisation-de-vos-donnees-0|droit d'information]]). 
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 +  * Sur la fiche d'une personne (**Fichier > Personnes**), le bloc **Consentement** génère un lien vers le formulaire de consentement. Envoyez ce lien à la personne : sa réponse est enregistrée et consultable depuis la fiche.
   * La **date de fin de consentement** figure sur la fiche de la personne et de la famille. Une alerte s'affiche quand elle est dépassée ou proche.   * La **date de fin de consentement** figure sur la fiche de la personne et de la famille. Une alerte s'affiche quand elle est dépassée ou proche.
   * La durée de validité du consentement (en mois) et les événements qui la renouvellent (génération d'un reçu fiscal, modification de la fiche) se règlent dans **Administration > Paramétrage de la base**, rubrique **Paramètres RGPD**. Vous pouvez aussi choisir de gérer cette date manuellement.   * La durée de validité du consentement (en mois) et les événements qui la renouvellent (génération d'un reçu fiscal, modification de la fiche) se règlent dans **Administration > Paramétrage de la base**, rubrique **Paramètres RGPD**. Vous pouvez aussi choisir de gérer cette date manuellement.
  
-==== 3. Répondre aux demandes des personnes ====+==== 4. Répondre aux demandes des personnes ====
  
 Toute personne peut exercer ses droits auprès de votre association. Vous devez répondre **dans un délai d'un mois**. Toute personne peut exercer ses droits auprès de votre association. Vous devez répondre **dans un délai d'un mois**.
  
-Les fonctions RGPD se trouvent aujourd'hui dans le **client lourd** LoGeAs, écrans **Famille** et **Personne**, menu contextuel **Action > Règlement Général Protection des Données**. Elles ne sont pas encore disponibles dans LoGeAs Web. Le détail est décrit dans la page [[https://wiki-logeas.fr/logeas/doku.php?id=clientlourd:fichier:droits|Répondre à une demande d'application des droits fondamentaux]].+=== Les droits des personnes ===
  
-^ Droit ^ Ce que la personne demande ^ Comment faire ^ +  * **Droit d'accès** : savoir si vous détenez des données sur elle et en obtenir une copie dans un format compréhensible. Vous devez aussi lui indiquer : 
-| **Accès** | Connaître les données que vous détenez sur elle | **Fichier d'export RGPD (droit à l'accès aux données)** : export au format HTML, lisible sur tout ordinateur, à transmettre à la personne. | +    * à quoi servent ces données et quelles catégories de données vous détenez ; 
-| **Portabilité** | Récupérer ses données pour les transmettre à un autre organisme | **Fichier d'export RGPD (droit à la portabilité)** : fichier texte structuré (JSON) contenant la fiche et les enregistrements nominatifs (dons, cotisations, reçus). Un autre utilisateur de LoGeAs peut l'importer (**Import d'un fichier d'export RGPD**). | +    * à qui elles ont pu être communiquées ; 
-| **Effacement (droit à l'oubli)** | Être retirée de votre fichier | **Effacement RGPD (droit à l'oubli)** : les données nominatives sont anonymisées, la fiche est archivée définitivement et l'opération est inscrite dans la piste d'audit. Les données nécessaires aux reçus fiscaux sont conservées. S'il y a un don en cours, générez d'abord un reçu fiscal en cours d'année. L'**archivage** simple ne suffit pas : il conserve les données. | +    * combien de temps vous les conservez, ou les critères qui fixent cette durée ; 
-| **Rectification** | Corriger des données inexactes | Modifiez la fiche (**Fichier > Personnes** ou **Famille** dans LoGeAs Web). | +    * ses autres droits (rectification, effacement, limitation, opposition) et la possibilité de saisir la CNIL ; 
-| **Opposition, retrait du consentement** | Ne plus recevoir de sollicitations, retirer son accord | Mettez à jour sa date de fin de consentement. Si elle souhaite ne plus figurer dans votre fichier, appliquez le droit à l'oubli. |+    * d'où viennent les données si elles n'ont pas été recueillies auprès d'elle ; 
 +    * l'existence éventuelle d'une décision automatisée ou d'un transfert hors de l'Union européenne. 
 +  * **Droit à la portabilité** : récupérer ses données dans un format « structuré, couramment utilisé et lisible par une machine », pour les conserver ou les transmettre à un autre organisme. Il ne concerne que les données qu'elle vous a fournies ou que son activité a produites (par exemple ses dons et cotisations), pas les données que vous en avez déduites ([[https://www.cnil.fr/fr/le-droit-la-portabilite-obtenir-et-reutiliser-une-copie-de-vos-donnees|en savoir plus]]). 
 +  * **Droit de rectification** : faire corriger des informations inexactes ([[https://www.cnil.fr/fr/le-droit-de-rectification-corriger-vos-informations|en savoir plus]]). 
 +  * **Droit à l'oubli (effacement)** : être effacée de votre fichier, à l'exception des données que vous devez conserver, par exemple celles liées à un reçu fiscal. 
 +  * **Droit d'opposition** : s'opposer à tout moment à ce que vous utilisiez certaines de ses données, ou retirer son consentement ([[https://www.cnil.fr/fr/le-droit-dopposition-refuser-lutilisation-de-vos-donnees|en savoir plus]]). 
 + 
 +=== Comment y répondre avec LoGeAs === 
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 +Les fonctions RGPD se trouvent aujourd'hui dans le **client lourd** LoGeAs, écrans **Famille** et **Personne**, menu contextuel **Action > Règlement Général Protection des Données**. Elles ne sont pas encore disponibles dans LoGeAs Web. Leur fonctionnement est décrit dans la page [[rgpd:droits|Répondre à une demande d'application des droits]]. 
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 +^ Droit ^ Comment faire ^ 
 +| **Accès** | **Fichier d'export RGPD (droit à l'accès aux données)** : export au format HTML, lisible sur tout ordinateur, à transmettre à la personne. | 
 +| **Portabilité** | **Fichier d'export RGPD (droit à la portabilité)** : fichier texte structuré (JSON) contenant la fiche et les enregistrements nominatifs (dons, cotisations, reçus). Un autre utilisateur de LoGeAs peut l'importer. | 
 +| **Oubli** | **Effacement RGPD (droit à l'oubli)** : les données nominatives sont anonymisées, la fiche est archivée définitivement et l'opération est inscrite dans la piste d'audit. Les données nécessaires aux reçus fiscaux sont conservées. L'**archivage** simple ne suffit pas : il conserve les données. | 
 +| **Rectification** | Modifiez la fiche (**Fichier > Personnes** ou **Famille** dans LoGeAs Web). | 
 +| **Opposition, retrait du consentement** | Mettez à jour sa date de fin de consentement. Si elle souhaite ne plus figurer dans votre fichier, appliquez le droit à l'oubli. |
  
 Conservez une trace de chaque demande (courrier, courriel) et de la réponse apportée. Les modifications faites dans le logiciel sont enregistrées dans la **piste d'audit** (**Administration > Piste d'audit**). Conservez une trace de chaque demande (courrier, courriel) et de la réponse apportée. Les modifications faites dans le logiciel sont enregistrées dans la **piste d'audit** (**Administration > Piste d'audit**).
  
-==== 4. Limiter la durée de conservation ====+==== 5. Limiter la durée de conservation ====
  
-  * Fixez une durée de conservation adaptée à votre activité (par exemple, quelques années après le départ d'un membre). +  * Fixez pour chaque traitement une durée de conservation adaptée à votre activité (par exemple, quelques années après le départ d'un membre) et inscrivez-la dans votre registre ([[https://www.cnil.fr/fr/limiter-la-conservation-des-donnees|conseils de la CNIL]]). 
-  * Utilisez la date de fin de consentement et ses alertes pour repérer les fiches à revoir, puis archivez ou supprimez-les.+  * Utilisez la date de fin de consentement et ses alertes pour repérer les fiches à revoir, puis archivez-les ou appliquez le droit à l'oubli.
   * Les données comptables (reçus fiscaux, écritures) obéissent à des durées légales propres : elles ne doivent pas être supprimées avant terme.   * Les données comptables (reçus fiscaux, écritures) obéissent à des durées légales propres : elles ne doivent pas être supprimées avant terme.
  
-==== 5. Contrôler les accès ====+==== 6. Contrôler les accès ====
  
   * Donnez à chaque utilisateur **uniquement les droits dont il a besoin** : **Administration > Gestion des droits**.   * Donnez à chaque utilisateur **uniquement les droits dont il a besoin** : **Administration > Gestion des droits**.
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   * Les consultations et modifications sensibles sont enregistrées dans la **piste d'audit**.   * Les consultations et modifications sensibles sont enregistrées dans la **piste d'audit**.
  
-==== 6. Protéger les sauvegardes et exports ====+==== 7. Protéger les sauvegardes et exports ====
  
 Les sauvegardes et exports que vous faites depuis **Administration > Sauvegardes / Exports** contiennent **l'ensemble de vos données** et ne sont pas chiffrées, pour que vous puissiez toujours les restaurer. Ils sont supprimés de notre serveur après 8 jours. Une fois téléchargés, ils sont **sous votre responsabilité** : Les sauvegardes et exports que vous faites depuis **Administration > Sauvegardes / Exports** contiennent **l'ensemble de vos données** et ne sont pas chiffrées, pour que vous puissiez toujours les restaurer. Ils sont supprimés de notre serveur après 8 jours. Une fois téléchargés, ils sont **sous votre responsabilité** :
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 Indépendamment de vos sauvegardes, LoGeAs sauvegarde vos bases chaque jour, sous forme chiffrée. Indépendamment de vos sauvegardes, LoGeAs sauvegarde vos bases chaque jour, sous forme chiffrée.
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-==== 7. Tenir votre registre des traitements ==== 
- 
-Votre association doit tenir un registre de ses traitements de données. Pour savoir quelles données LoGeAs Web conserve, le menu **États > Microscope** affiche le modèle de données de votre base, avec la qualification de chaque information (nominative, obligatoire, sensible). Il s'exporte en SVG, CSV et JSON. 
  
 ===== En cas de problème ===== ===== En cas de problème =====