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Écran RGPD : Liste des Données

Cette page a pour but de vous présenter le second onglet de l'écran RGPD : l'onglet Liste des Données.

Présentation

Cet onglet permet de saisir les renseignements de chaque donnée, qu'elle soit liée à LoGeAs ou non. Écran RGPD : Onglet Liste des Données

Numéro	Description
1	Onglet sélectionné : Liste des Données.
2	Grille présentant les différentes données déjà créées. Voir la gestion de la grille ici.
3	Boutons déclenchants les différentes actions possibles.
4	Bouton permettant d'accéder à l'aide en ligne en fonction de l'écran et de l'onglet sélectionné.
5	Cadre permettant de saisir/modifier les différentes informations d'une donnée.

Définition des informations à saisir

Les informations liées aux données sont les suivantes : Données : informations à saisir

Numéro	Description	Type de saisie	Exemple
1	Ce champ permet de classer les données en fonction de leur origine sur LoGeAs. Ainsi, le champ peut être : * “Natif” : champ fourni par défaut sur LoGeAs, * “Personnalisé” : champ natif modifié ou champ ajouté par l'utilisateur de LoGeAs, * “Externe” : champ non utilisé par LoGeAs et ajouté par l'utilisateur dans le cadre du Registre d'Activité de la CNIL.	Automatique	Champ externe
2	Ce champ permet d'indiquer la catégorie de donnée qui peut être une table de base de donnée ou le nom du logiciel d'exploitation des données.	Sélection	Outlook
3	Bouton permettant d'ajouter une catégorie rapidement. Une fois créée, vous pouvez retrouver cette catégorie dans l'onglet “Liste des Catégories”.	Saisie par l'utilisateur	Outlook
4	Nom interne à LoGeAs.	Automatique
5	Nom du label du champ.	Saisie par l'utilisateur	Nom du contact
6	Ce champ permet de décrire la donnée en expliquant le contenu attendu et le but de la collecte de cette information si besoin.	Saisie par l'utilisateur	Nom du contact permettant d'identifier le correspondant et de personnaliser les envois de mails.
7	Ce champ permet de sélectionner la Catégorie de classement des données selon les exemples de la CNIL.	Sélection
8	Ce champ permet de sélectionner la Catégorie de classement des données selon les définitions R90.	Sélection
9	Cadre permettant de classer la donnée en fonction de l'importance de la donnée selon les définitions de la CNIL : la donnée peut être nominative 1) Pour comprendre ce qu'est une donnée nominative ou personnelle, vous pouvez voir la définition de la CNIL en cliquant sur le lien suivant : Définition d'une donnée personnelle. , sensible 2) Pour comprendre ce qu'est une donnée sensible, vous pouvez voir la définition de la CNIL en cliquant sur le lien suivant : Définition d'une donnée sensible. et enfin elle peut être obligatoire 3) Une donnée obligatoire est, par exemple, une adresse mail en tant que destinataire d'un mail. .	Cases à cocher ou décocher	Posez-vous les questions en fonction des cases: Si la réponse est oui : cochez la case Sinon : décochez la case.
10	Ce champ permet d'expliquer l'origine, soit la manière dont est saisie la donnée. Ainsi, une donnée peut être : * Importée comme un annuaire de contact, * Produite comme un numéro d'adhérent, * Saisie comme lors de la saisie d'une facture comptable, * ou Saisie par le propriétaire comme un mot de passe.	Sélection	Saisie par le propriétaire.

Ci-dessous, vous pouvez voir les champs qui sont remplis automatiquement et s'ils sont modifiables. Aide à la saisie

Ajouter une donnée

1. Cliquer sur le bouton “Nouvelle” Ajout d'une donnée

Ce bouton déclenchera l'apparition du formulaire de saisie vide, d'une nouvelle ligne à la fin de la grille et les boutons “Valider” et “Annuler” seront accessibles.

Nouvelle donnée

2. Remplir les différents champs en saisissant les informations nécessaires.
Voir la définition des informations à saisir.

3. Cliquer sur “Valider” pour enregistrer la nouvelle donnée.
Valider l'ajout d'une donnée

Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, LoGeAs vous en informera et vous indiquera les champs nécessaires ainsi : Nom de la donnée obligatoire Classification de la donnée obligatoire

Dupliquer une donnée existante

Il est possible de dupliquer une donnée existante. Cela facilite l'ajout de données dont les informations sont similaires à une autre comme, par exemple, le nom d'une personne qui peut se retrouver dans plusieurs logiciels (soit dans plusieurs catégories).

Dupliquer une donnée

1. Sélectionner la donnée que vous souhaitez recopier en cliquant sur la ligne voulue dans la grille (partie haute).

2. Cliquer sur le bouton “Duplique” pour recopier les champs de la donnée sélectionnée.
Vous aurez alors accès aux différents champs que vous pourrez modifier selon vos besoins.

3. Modifier les informations dans les champs correspondants sur le formulaire (partie basse).
Voir la définition des informations à saisir.

4. Cliquer sur “Valider” pour enregistrer les modifications.
Valider l'ajout d'une donnée dupliquée

Modifier une donnée existante

1. Sélectionner la donnée que vous souhaitez modifier en cliquant sur la ligne voulue dans la grille (partie haute).
Sélection de la donnée

2. Modifier les informations que vous souhaitez modifier dans les champs correspondants sur le formulaire (partie basse).
Voir la définition des informations à saisir.

3. Cliquer sur “Valider” pour enregistrer les modifications.
Valider les modifications

Recharger les valeurs par défaut d'une donnée

Lorsqu'une donnée a été dupliquée ou lorsqu'une donnée native est personnalisée, il est possible de récupérer les informations originelles.

Recharger les valeurs par défaut

1. Sélectionner la donnée que vous souhaitez recharger en cliquant sur la ligne voulue dans la grille (partie haute).

2. Cliquer sur le bouton “Recharge valeurs par défaut” pour récupérer les informations originelles.
Le rechargement étant une modification en soit, vous devrez cliquer sur “Valider” pour enregistrer le chargement des valeurs initiales.

Annuler les modifications d'une donnée

Lorsqu'une création ou une modification est en cours, le bouton “Annuler” permet de revenir à l'état précédent.

Cliquer sur “Annuler” pour annuler l'action en cours.
Annuler l'action

Ainsi, lors d'une modification : vous retrouverez les informations du dernier enregistrement validé.
Lors d'une création : l'enregistrement ne sera pas fait et vous retrouverez la liste des données déjà enregistrées.

Supprimer une donnée existante

Avant de supprimer une donnée : vérifiez qu'elle n'est pas utilisée dans un traitement en cours.

1. Sélectionnez la donnée que vous souhaitez modifier en cliquant sur la ligne voulue dans la grille (partie haute).
Sélection de la donnée 2. Cliquez sur “Effacer” pour supprimer la donnée sélectionnée.
Effacer une donnée

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