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Écran RGPD : Catégories de données

Cette page a pour but de vous présenter le second onglet de l'écran RGPD : l'onglet “Liste des catégories de données”.

Présentation

Cet onglet permet de saisir les renseignements communs à un ensemble de données : la définition de cet ensemble de données et la durée de conservation appliquée aux données incluses dans cet ensemble.

Écran RGPD - Onglet "Liste des catégories"

Numéro	Description
1	Onglet sélectionné : Liste des catégories.
2	Grille présentant les différentes catégories déjà créées.
3	Boutons déclenchants les différentes actions possibles.
4	Bouton permettant d'accéder à l'aide en ligne en fonction de l'écran et de l'onglet sélectionné.
5	Cadre permettant de saisir/modifier les différentes informations d'une catégorie de données.

Définition des informations à saisir

Les informations liées aux catégories de données sont les suivantes :

Informations à saisir

Numéro	Description	Exemple
1	Nom de la catégorie de données. Ce nom peut représenter une table de données, un logiciel, un document imprimé, un classeur, un répertoire écrit, etc.	Outlook
2	Explication simple de la catégorie de données.	Données servant à la diffusion de mailings.
3	Durée de conservation des données en jours. Sachant que : 1 an = 360 jours et 1 mois = 30 jours.	90
4	Commentaire optionnel permettant de préciser ou d'expliquer la durée de conservation.	Après le dernier envoi du mailing.

Créer une catégorie de données

1. Cliquer sur le bouton “Nouvelle” Nouvelle catégorie Ce bouton déclenchera l'apparition du formulaire de saisie vide, d'une nouvelle ligne à la fin de la grille et les boutons “Valider” et “Annuler” seront accessibles. Nouvelle saisie

2. Remplir les différents champs en saisissant les données nécessaires.
Voir la définition des informations à saisir.
3. Cliquer sur “Valider” pour enregistrer la nouvelle catégorie.

Modifier une catégorie de données existante

1. Sélectionner la catégorie que vous souhaitez modifier en cliquant sur la ligne voulue dans la grille (partie haute).
Sélection d'une catégorie

2. Modifier les informations que vous souhaitez modifier dans les champs correspondants sur le formulaire (partie basse).
Dans l'exemple ci-dessous, une précision dans la description de la catégorie a été ajoutée (cf. encadré rouge). Modification d'une catégorie Voir la définition des informations à saisir.

3. Cliquer sur “Valider” pour enregistrer les modifications.
Validation

Annuler les modifications ou la création d'une catégorie de données

Lorsqu'une création ou une modification est en cours, le bouton “Annuler” permet de revenir à l'état précédent.

Cliquer sur “Annuler” pour annuler l'action en cours.
Annulation Ainsi, lors d'une modification : vous retrouverez les informations du dernier enregistrement validé.
Lors d'une création : l'enregistrement ne sera pas fait et vous retrouverez la liste des catégories déjà enregistrées.

Supprimer une catégorie de données existante

Avant de supprimer une catégorie, vérifiez qu'elle n'est pas utilisée dans la liste des données ou dans un traitement en cours.

1. Sélectionner la catégorie que vous souhaitez modifier en cliquant sur la ligne voulue dans la grille (partie haute).
Sélection d'une catégorie

2. Cliquer sur “Effacer” pour supprimer la catégorie sélectionnée.
Suppression d'une catégorie Si cette catégorie est utilisée, le message d'avertissement suivant vous en informera et la suppression sera annulée. Suppression impossible
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