LoGeAs Sectorisé

Cette page présente la version sectorisée de LoGeAs : un mode de fonctionnement permettant de gérer, au sein d'une seule base, plusieurs subdivisions internes appelées secteurs.

Point clé : une Base LoGeAs correspond à une seule entité juridique (une association, un SIREN/RNA unique). Un secteur n'est pas une entité juridique distincte : c'est une subdivision interne de cette entité (antenne locale, section, groupe, service…), qui permet de gérer séparément le fichier des membres et la comptabilité de chaque subdivision, sans démembrer l'identité juridique, laquelle reste unique.

LoGeAs sert des associations et organismes à but non lucratif. Certains d'entre eux ne sont pas une structure homogène mais une entité juridique organisée en plusieurs subdivisions internes : antennes locales, sections régionales, groupes, paroisses rattachées à une structure nationale (c'est par exemple le cas d'organisations fédératives ou confessionnelles structurées en régions et groupes locaux, tout en restant une seule et même association).

Sans sectorisation, une telle organisation devrait soit :

• gérer une base LoGeAs par subdivision, ce qui est redondant, interdit toute vision consolidée au niveau central, et disperse artificiellement une comptabilité qui reste légalement une seule et même entité ;
• soit tout regrouper dans une base unique sans distinction, ce qui empêche de distinguer le fichier des membres et la comptabilité propres à chaque subdivision.

Le mode sectorisé répond à ce besoin : dans une même base (donc une même entité juridique), chaque secteur peut disposer de :

• un nom et une adresse de correspondance propres, avec un logo dédié (utiles pour le courrier et les documents édités localement) ;
• son propre fichier d'adhérents/donateurs ;
• sa propre comptabilité (saisies, écritures, dons), avec une déclinaison possible du bilan par secteur ;
• ses propres droits utilisateurs.

L'identité juridique elle-même (SIREN, RNA, RCS, n° de TVA) reste unique et n'est renseignée que sur le secteur générique. Ce dernier garde par ailleurs une vision consolidée sur l'ensemble des secteurs, pendant qu'un utilisateur rattaché à un secteur particulier ne voit en principe que les données de son secteur.

Une base sectorisée comporte toujours un secteur générique, qui représente la structure dans son ensemble. C'est lui qui porte l'identité juridique (SIREN, RNA, RCS, TVA). Les autres secteurs viennent s'ajouter à côté de lui pour représenter les subdivisions.

Sur une base qui ne compte qu'un seul secteur, tout ce qui touche à la sectorisation (menus, sélecteurs de secteur, bloc “Secteur” dans les fiches) reste invisible : l'utilisation est identique à une base classique.

• Un utilisateur connecté sur le secteur générique a en principe une vision consolidée : il voit les adhérents/donateurs de tous les secteurs.
• Un utilisateur connecté sur un secteur particulier ne voit en principe que les adhérents/donateurs de ce secteur.
• Ce comportement concerne le fichier des adhérents et des donateurs. Pour la comptabilité, chaque écran comptable définit lui-même s'il doit être limité au secteur courant ou non.

À la connexion, l'utilisateur choisit un exercice et un secteur. Dès que la base compte plusieurs secteurs, le titre affiché en haut de l'écran rappelle le nom du secteur courant (“Nom de la base - nom du secteur”).

Selon la configuration de la base, le comportement de la sectorisation (qui voit quoi dans le fichier des adhérents) peut varier. Il existe quatre modes possibles :

Ce réglage est défini une fois pour toutes lors de la mise en place de la base ; il ne se change pas par l'utilisateur au fil de l'eau (voir “Paramétrage” ci-dessous).

Écran : Administration > Informations Légales.

• Si la base compte plusieurs secteurs, un menu arborescent liste “Structure générique” puis chaque secteur (“Secteur \”Nom\“”).
• Chaque secteur dispose de son propre formulaire d'identité (nom, dénomination courante/officielle, mnémonique, email, téléphones, adresse complète, logo) — utile pour le courrier et les documents édités au niveau local.
• Les champs SIREN / RNA / RCS / TVA ne sont proposés que sur le secteur générique : c'est l'identité juridique unique de la structure qui est renseignée là, pas celle de chaque secteur. Un message rappelle que le SIREN ou le RNA est obligatoire pour l'édition des reçus fiscaux (à défaut de SIREN, saisir “000000000”).
• Écran réservé aux utilisateurs disposant du droit d'accès correspondant.

Écrans : fiche Famille et fiche Personne (bloc “Secteur”, visible dès que la base compte plusieurs secteurs).

• Le secteur courant est affiché, avec un bouton “Changer de secteur” (nécessite le droit d'édition sur le fichier).
• Le changement de secteur se propage automatiquement, après confirmation :
  1. au niveau d'une famille : la famille change de secteur, puis tous ses membres sont basculés dans le même secteur ;
  2. au niveau d'une personne : le même traitement est appliqué à sa famille et à l'ensemble de ses membres ;
  3. pour chaque membre concerné : ses saisies comptables encore modifiables (ni approuvées, ni clôturées) changent également de secteur, ainsi que les écritures et historiques de dons qui en découlent.
• Les saisies déjà approuvées ou clôturées ne sont pas modifiées : elles gardent leur secteur d'origine.

Écran : Comptabilité > Gestion de la compta.

• Des sélecteurs Exercice / Secteur permettent de choisir le couple pour lequel on paramètre les emplacements de stockage cloud (dossiers devis/factures dématérialisés) — chaque secteur peut avoir les siens.
• Un bloc “Autre paramétrage (générique, tous secteurs)” regroupe les réglages communs à l'ensemble de la base.

• Les droits d'un utilisateur (administration, fichier, comptabilité) peuvent être attribués par secteur : un utilisateur peut ainsi avoir des droits différents selon le secteur auquel il est rattaché.
• L'écran Synthèse des droits imprime un tableau récapitulatif de tous les utilisateurs et de leurs droits, regroupés par secteur — utile pour un audit ou une revue de droits.

• Une base = une seule entité juridique. Le secteur est une subdivision interne, jamais une entité juridique séparée : le SIREN/RNA/RCS/TVA restent uniques et ne se renseignent que sur le secteur générique.
• La sectorisation organise l'intérieur d'une seule et même base : ce n'est pas un moyen de gérer plusieurs associations distinctes dans un même outil.
• La règle “qui voit quoi selon le secteur” s'applique au fichier des adhérents et donateurs. Pour la comptabilité, chaque écran peut avoir un comportement propre vis-à-vis du secteur.
• Un secteur ne se crée pas soi-même depuis une base client : il faut passer par l'assistance LoGeAs.