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 Sujets connexes | Fichier des personnes Fichier des familles Import RGPD : guide de l'administrateur |
Administration > Champs personnalisés
L'écran Champs personnalisés crée, modifie et supprime les champs que vous ajoutez aux fiches Personne et Famille (onglet « Autres » de la fiche), ainsi que leur description RGPD. Il reprend l'utilitaire « Administration \ Tables \ Gestion des champs Personne et Famille » du client lourd.
Fonction disponible dans le client lourd et l'interface full web (fonctionnalité de la cartographie #72).
Droit nécessaire : gestion des champs personnalisés. Sans ce droit, une fenêtre l'indique et vous ramène au tableau de bord.
Ouvrir l'écran
Menu Administration > Champs personnalisés. Choisissez la table, Personne ou Famille : la liste Champs de la table affiche ses champs personnalisés. Cliquez sur un champ pour le modifier, ou sur Nouveau (bouton d'actions) pour en créer un.
Décrire le champ
| Réglage | Rôle |
|---|---|
| Nom du champ à l'affichage | Libellé affiché dans la fiche. |
| Type de donnée | Ligne de texte, nombre entier, case à cocher, nombre décimal, monétaire, date, liste déroulante, zone de texte ou étiquette. Une fois le champ créé, il ne peut changer que pour un type de même nature (par exemple ligne de texte ↔ liste déroulante). |
| Contenu de la liste déroulante | Pour une liste : un élément par ligne. Le bouton Ajouter les valeurs déjà saisies dans les fiches complète la liste avec les valeurs déjà présentes dans votre fichier. |
| Valeur par défaut | Valeur proposée à la création d'une fiche (« Cochée par défaut » pour une case à cocher). |
| Nom de l'ergo d'affichage | Zone de l'onglet « Autres » où le champ apparaît (par défaut : « Informations spécifiques »). |
| Explication de l'usage du champ | Aide affichée à l'utilisateur. |
| Texte du message à afficher | Message de contrôle à la saisie (texte, liste déroulante, date). |
| Champ comptable ? | Le champ n'est visible qu'avec le droit de lecture des données comptables du fichier. |
| Champ non modifiable ? | Le champ s'affiche sans pouvoir être modifié. |
| Saisissable uniquement si… | Le champ ne se remplit que si une case à cocher (ou le dernier élément d'une liste) d'un autre champ, le champ conditionnant la saisie, est activé. |
La partie RGPD
Chaque champ décrit la donnée personnelle qu'il contient. Ces informations alimentent le registre des traitements :
| Réglage | Rôle |
|---|---|
| Finalité de la donnée (obligatoire) | Pourquoi vous collectez cette donnée. |
| Donnée nominative ? | La donnée identifie-t-elle une personne ? |
| Donnée sensible ? | Santé, opinions religieuses ou politiques, etc. : à ne collecter qu'avec une justification et des précautions particulières. |
| Donnée obligatoire ? | La saisie est-elle exigée ? |
| Catégorie CNIL | Catégorie de la donnée au sens de la CNIL. |
Ne créez que les champs dont vous avez réellement besoin (principe de minimisation) : voir le guide de l'administrateur.
Enregistrer ou supprimer
Les boutons d'actions (en bas à droite) enregistrent ou annulent vos modifications, et effacent le champ sélectionné.
La suppression demande confirmation : les valeurs déjà saisies dans les fiches pour ce champ ne seront plus affichées. Elle est refusée tant que d'autres champs en dépendent (« Saisissable uniquement si… ») : LoGeAs les liste, modifiez-les d'abord.