Exemple de l'import d'un fichier uniquement de personne, comportant plusieurs colonnes de prénom

Descriptif du fichier

Le fichier est un fichier excel comportant deux lignes d'entête

colonne_1	colonne_2	mise_à_jour_janvier_2024	prenom	colonne_5	colonne_6	colonne_7	colonne_8	colonne_9	colonne_10	colonne_11	colonne_12	colonne_13	colonne_14
Membre	Circulaires	Nom	Prénom 1	Prénom 2	Adresse	Commune	CODE et VILLE	Tél	Tel 2	mail	Observations

Les étapes

Import et préparation du fichier de personne

Aller dans le menu “Administration/Import”

Puis en haut sur l'ergo “Chargement de la table Personnes”

Utilisez alors le bouton “Charger un fichier” pour insérer le fichier à importer

On essaye de repérer les colonnes qui vont nous servir et en cliquant sur le titre de la colonne on fait apparaitre le menu contextuel, on choisi alors “Renommer cette colonne”

Dans notre exemple nous allons ainsi nommé les colonnes (remarque : il est aussi possible de faire c'est manip à partir de l'ergo colonnes existantes, mais ici les titres ne sont pas parlant !)

mise_à_jour_janvier_2024 ⇒ nom

collonne_4 ⇒ prenom

colonne_6 ⇒ adresse3 (c'est celle qui contient vraiment l'adresse)

colonne_7 ⇒ lieudit

colonne_8 ⇒ ville, nous devrons y revenir car elle contient à la fois le code postal et la ville…

colonne_9 ⇒ telperso ou telpro

colonne_10 ⇒ portableperso

colonne_11 ⇒ email

colonne_12 ⇒ memo

et comme nous le recommande le logiciel nous ajoutons une colonne ID par le l'utilitaire

avant de continuer nous allons faire une sauvegarde qui nous servira de fichier famille pour cela nous utilisons le bouton

et pour finir cette étape supprimons la deuxième ligne de titre qui ne va plus nous servir en utilisant l'icone en fin de la ligne dans la grille

Création des personnes ayant leur prénom dans une autre colonne

Notre fichier comporte deux colonnes prénom, nous allons donc créer de nouveau enregistrement (ligne) pour ces personnes. Pour ce faire nous allons

Renommer la colonne “ID” en “Famille” pour garder trace de la famille d'appartenance des personnes.En effet famille contiens dans le fichier le numero(ID) de la famille qui est en lien avec la personne courante

Nous allons alors utiliser le menu contextuel du titre de colonne “colonne_5” qui contiens les deuxième prénom et utiliser le menu “Duplique les lignes en fonction de colonne”

le logiciel demande la colonne à initialiser nous indiquons bien sur “prenom”, puis nous validons de nouvelle ligne sont créer automatiquement

si nous trions notre fichier en fonction de la colonne famille, là ou nous avons un deuxième prénom nous avons aussi une deuxième ligne avec le prénom et le même numéro de famille

on vérifie que ça semble OK

on efface la colonne du deuxième prénom qui ne nous servira plus (par le menu contextuel sur le titre de la colonne “Efface cette colonne”

on peut alors recréer comme précédemment la colonne ID que nous avons renommer tout à l'heure

et on fait une sauvegarde en cas d'erreur par la suite…

Création d'une colonne "Titre"

Le fichier importé ne comprends pas de colonne titre. Nous allons en préparer une dans la mesure du possible
Allons pour ce faire dans l'ergo “Prénoms (gestion des listes)
Nous y trouvons 4 colonnes (Prénoms typiquement masculins, féminins, mixtes et une colonne contenant les prénoms de notre fichier)

Nous allons dans un premier temps levé les ambiguïtés en utilisant sur les prénoms inconnus l'un des boutons pour les caractériser. En cas de doute mieux vaut mettre mixte afin que le titre reste vide.

Si vous avez amender la liste vous pouvez utiliser le bouton “Enregistre les prénoms dans la BDD la base de donnée de paramétrage” pour la partager

Une fois que votre liste est à jour vous pouvez utiliser le bouton “Créer et initialiser la colonne “Titre”” ou “Compléter la colonne “Titre”” pour mettre à jour la colonne. Remarques : seul les titre vide sont modifier, il est donc possible de compléter une liste si besoin

Séparation du code postal de la ville

Dans le fichier initial le code postal et la ville sont dans la même colonne. On va utiliser un utilitaire pour les séparer.

Trouver la colonne qui les contiens puis par le menu contextuel sur le titre appeler “Divise la colonne en deux, selon différent critère”

Deux mode sont possibles :

soit on divise au Xème caractère

soit on recherche une sous chaine est on coupe dessus

dans notre cas les deux sont possible

une fois choisi on vérifie les résultats et on peut ajuster avec le petit crayon en fin de ligne

il ne reste alors qu'a valider par le bouton situer tout en bas du pop-up (utilisez le scroll/ascenseur)

le logiciel créer alors deux nouvelles colonnes

vérifiez que le découpage vous conviens puis

effacer la colonne d'origine par le menu contextuel sur le titre de la colonne

renommer les deux nouvelles colonnes

Création de champs spécifiques

Plusieurs colonnes du fichier n'ont pas leur équivalent dans LoGeAs, nous allons utiliser les champs “persos”
Ils apparaissent dans la liste des champs à traiter sous la grille, pour chacun nous allons choisir le traitement le plus adequate
La création de champ “perso” ne pose pas de problème, ce reporter à la documentation général
La colonne à la fin du processus commence par “fp_” c'est normal