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Proc#163 - Maîtrise de la documentation dans le cadre des certifications NF
Informations qualité
| Suivi des modifications majeures | ||
|---|---|---|
| Date | Auteur | Modifications |
| 31 juillet 2017 | Nicolas MARCHAND | Création |
| 01 juillet 2021 | Nicolas MARCHAND | Modification du lieu de stockage |
| 16 juillet 2025 | Nicolas MARCHAND | Évolutions suite au changement des outils |
| 30 septembre 2026 | Nicolas MARCHAND | Validation et approbation des procédures dans la cartographie fonctionnelle (version figée, approbation par lien personnel), revue annuelle, règles de suppression d'une version validée |
| Suivi des approbations | Cartographie fonctionnelle – fiche de la procédure |
| Objet | Cette procédure définit les dispositions relatives à la maîtrise documentaire du Système de Management de la Qualité. Elle permet d'assurer la mise à disposition des documents au bon endroit, au bon moment et dans la bonne version, et de garder la preuve que chaque personne concernée en a pris connaissance. LoGeAs n'ayant pas à proprement parler de responsable qualité chargé de gérer la documentation dans son ensemble, et l'ensemble du personnel étant concerné par cette procédure, nous en sommes tous collégialement responsables. |
| Destinataires | - Validation des modifications : Gérant, ou la personne qu'il désigne - Approbation du document : Tous |
Vocabulaire
| Terme | Signification |
|---|---|
| SMQ | Système de Management de la Qualité : ensemble des règles, procédures, responsabilités et outils par lesquels LoGeAs s'assure que ses produits et services répondent durablement aux exigences de ses clients et de son référentiel de certification, et s'améliorent en continu. Il est décrit dans le Dossier Organisationnel. |
| Valider | Action du validateur : il relit le document, l'estime conforme et en fige une version dans la cartographie fonctionnelle. |
| Version figée | Copie de la page wiki enregistrée dans la cartographie au moment de la validation. C'est sur cette copie, et sur elle seule, que portent les approbations. |
| Approuver | Action de chaque personne concernée : elle confirme avoir lu la version figée, l'avoir comprise, ne pas avoir de désaccord sur son contenu et s'engager à l'appliquer. |
| Modification majeure | Modification qui change le sens, les règles ou les modes de faire. Elle impose une nouvelle validation et de nouvelles approbations. |
| Modification mineure | Correction de forme (orthographe, mise en page, liens). Elle est tracée par l'historique du wiki et ne demande ni validation ni approbation. |
| Document technique | Mode opératoire détaillé (outils, chemins, commandes, configuration, dépannage) rattaché à une procédure. Il n'est soumis ni à validation ni à approbation. |
Mentions obligatoires de chaque document
Chaque document du SMQ devra obligatoirement comporter les éléments suivants :
| Titre du chapitre | Contenu |
|---|---|
| Suivi des modifications majeures | Tableau contenant les colonnes « Date », « Auteur », « Modifications ». Il doit être renseigné à chaque modification majeure du document. Les modifications mineures sont tracées directement par l'historique du wiki. |
| Suivi des approbations | Lien direct vers la fiche de la procédure dans la cartographie fonctionnelle, de la forme https://cartographie-fonctionnelle.logeas-web.fr/UniversProcedure?id=ID (ID : ID de la procédure dans la cartographie). Les dates d'approbation ne sont pas recopiées dans le document : la cartographie fait foi. |
| Objet | Résumé indiquant le contenu du document et son usage. |
| Destinataires | Catégories de personnes devant valider les modifications et devant approuver le document. |
Lieu de stockage des documents
- Les documents sont regroupés dans le document de certification Dossier Organisationnel. La page wiki est la référence vivante du document.
- Le suivi des validations et des approbations se fait dans la cartographie fonctionnelle, écran « Univers Procédure », onglet de la procédure, section « Approbations ». On y trouve, pour chaque version figée : …le validateur, la date de validation, la liste des approbateurs, la date de chaque approbation et les revues annuelles.
- Une version figée reste consultable depuis la cartographie (lien « Lire la version figée »), même si la page wiki a évolué depuis.
Chronologie du travail sur un document
Si nouveau document
- Création dans la cartographie fonctionnelle (écran « Univers Procédure ») d'un nouveau document de type « Procedure », de support « Wiki ».
- Création dans le document DO, sous la rubrique « Procédure », d'une nouvelle ligne pointant sur un document ayant une adresse de la forme certif:procedure:xxxxxx.
- Y mettre un titre parlant commençant par Proc#ID (ID : ID de la procédure dans la cartographie).
- Reporter l'adresse complète de la page wiki dans le champ « Lien » de la fiche de la procédure dans la cartographie. Sans ce lien, la validation est impossible.
- Renseigner dans le document, à la ligne « Suivi des approbations », le lien direct vers la fiche de la procédure dans la cartographie.
- Y décrire la procédure de telle façon qu'une personne de l'équipe qui ne l'a pas faite puisse la comprendre.
- Relecture finale par le validateur :
- si le document convient, passer à l'étape suivante ;
- sinon, reprendre la rédaction.
- Validation : dans la cartographie, le validateur clique sur « Valider et figer cette version ».
- Demande d'approbation : le validateur choisit les approbateurs dans la liste et clique sur « Inviter par courriel ». Chaque approbateur reçoit un lien personnel vers la version figée.
- Approbation : chaque approbateur lit la version figée puis clique sur « J'ai lu et j'approuve cette procédure ». En cas de désaccord ou d'erreur constatée, il n'approuve pas et contacte le validateur.
- Suivi : le validateur vérifie l'avancement dans la section « Approbations » et relance si nécessaire avec le bouton « Relancer les non-approuvés ».
NB : toute modification majeure doit reprendre le processus à partir de la relecture.
Modification du document
- Évolution du document sur le wiki.
- Relecture par le validateur :
- si le document convient, passer à l'étape suivante ;
- sinon, reprendre la modification.
- Si la modification est mineure, s'arrêter là.
- Si la modification est majeure :
- compléter le chapitre « Suivi des modifications majeures » ;
- valider et figer une nouvelle version dans la cartographie ;
- inviter de nouveau les approbateurs : les approbations de la version précédente ne valent pas pour la nouvelle ;
- vérifier et relancer si nécessaire.
Nouvel arrivant
Le validateur ajoute la personne comme approbateur sur la dernière version figée de chaque procédure qui la concerne. Des approbateurs peuvent être ajoutés à tout moment sur la dernière version figée.
Revue annuelle
Chaque document du SMQ est relu une fois par an, avant chaque audit, par son validateur, même s'il n'a pas été modifié. La revue vérifie que le document décrit toujours ce qui se fait réellement.
- Si le document est toujours conforme à la pratique, le validateur clique sur « Revue annuelle sans modification » dans la section « Approbations » de la procédure. La revue est enregistrée à son nom, avec sa date, sur la version figée en cours. Aucune nouvelle approbation n'est demandée.
- Sinon, le document est modifié selon le chapitre « Modification du document ».
Règles particulières
Identité de l'approbateur
L'approbation se fait depuis le lien reçu par courriel, sans connexion à la cartographie. Ce lien est personnel : il identifie l'approbateur et ne doit pas être transféré. L'approbation est enregistrée au nom de la personne invitée, avec sa date.
Suppression d'une version validée
Une version validée peut être supprimée de la cartographie, avec toutes ses approbations. Cette suppression est définitive et les liens déjà envoyés cessent de fonctionner. Elle n'est autorisée que dans deux cas :
- fin de vie : la procédure n'a plus cours ;
- test : la version a été créée pour un essai ou par erreur de manipulation.
En dehors de ces deux cas, les versions validées et leurs approbations sont conservées : elles constituent la preuve de la diffusion du document.
Droits
Valider, inviter, relancer, enregistrer une revue annuelle et supprimer sont réservés aux membres de l'assistance connectés à la cartographie.