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Proc#133 - Gestion des calendriers
Informations qualité
| Suivi des modifications majeures | ||
|---|---|---|
| Date | Auteur | Modifications |
| 2 juillet 2021 | Nicolas MARCHAND | Reprise partielle du document #44 (suppression de la notion de pôle) |
| 2 juillet 2021 | Emeline AHOUA | Refonte |
| 23 juillet 2025 | Amandine PENCHENAT | Mise à jour : guide de bonnes pratiques du calendrier Infomaniak |
| Suivi des approbations | Cartographie fonctionnelle – fiche de la procédure |
| Objet | Fixer les règles communes de saisie des événements dans les calendriers de l'entreprise, afin que chacun puisse lire le planning des autres et concilier le travail de tous. |
| Destinataires | - Validation des modifications : Gérant - Approbation du document : Tous |
| Origine | Ce document correspond à l'ancien élément ProjeQtOr Document #62. |
Périmètre
Le calendrier Infomaniak (Calendar) est le point central de l'organisation de l'équipe : rendez-vous clients, assistance téléphonique, formations, déplacements, congés.
Cette procédure s'applique à tout membre de l'équipe qui crée un événement, pour lui-même ou pour un collègue.
Règles de saisie d'un événement
Titre
Le titre est l'information visuelle de premier niveau. Il est obligatoirement composé de trois parties :
| Préfixe (disponibilité) | Titre du rendez-vous | (Initiales) |
|---|---|---|
| Aucun préfixe si la personne reste joignable à son bureau. Si l'événement rend la personne indisponible, le titre commence par un préfixe : @ seul : rendez-vous extérieur @AT : assistance téléphonique @FI : formation individuelle Congés Ecole : période de regroupement (apprentissage, contrat de professionnalisation…) | Au minimum le nom du client et, si la demande initiale du client a été faite par écrit, le numéro du ticket d'assistance. | Entre parenthèses, les initiales de la personne qui a fixé le rendez-vous : c'est elle qui peut donner plus d'informations si nécessaire. |
Exemple : @AT Mairie de X - ticket 12345 (NM)
Description
La zone « Description » contient les informations utiles à la personne qui réalise la tâche, pour qu'elle n'ait pas à refaire la recherche : téléphone, adresse postale en cas de déplacement, ordre du jour…
Statut
| Statut | Quand |
|---|---|
| Confirmé | L'heure est fixée avec le client. |
| Provisoire (« Tentative » en interface anglaise) | L'horaire reste à valider par la personne qui réalise la tâche. L'événement reste affiché en transparence tant qu'elle ne l'a pas fixé. |
Durée
Une tâche à réaliser « dans la journée » sans horaire précis est saisie en cochant Événement sur la journée, pour garder un agenda lisible.
Responsabilités
| Action | Qui |
|---|---|
| Saisir l'événement selon les règles ci-dessus | La personne qui fixe le rendez-vous |
| Prévenir le collègue à qui l'événement est affecté (la fonction « Rappel » est conseillée) | La personne qui fixe le rendez-vous |
| Fixer l'horaire d'un événement provisoire et le passer en « Confirmé » | La personne qui réalise la tâche |
| Tenir son calendrier à jour en cas de changement | Chacun |
Bonnes pratiques
Usage
- Le calendrier sert à planifier : rendez-vous, réunions, assistance, congés et absences, jalons de projet.
- Il ne sert pas à stocker des notes ou des documents (utiliser kDrive), ni aux échanges rapides (utiliser kChat), ni à la communication officielle externe (utiliser la messagerie).
- Vérifier la disponibilité des participants avant de proposer une réunion ; éviter les invitations inutiles.
Partage
- Partager uniquement les agendas utiles aux collègues concernés, avec les droits adaptés (lecture seule ou modification).
- Un agenda peut être dédié à un service, un projet ou un type d'activité.
- Ne pas partager d'agenda contenant des informations privées sans l'accord de la personne ; respecter la confidentialité des réunions.
- Séparer agenda professionnel et agenda personnel.
Outils
- Sur ordinateur, utiliser de préférence la version en ligne du calendrier Infomaniak : accessible depuis tout appareil, sans installation, synchronisée avec la messagerie, kDrive et kChat.
- Sur smartphone ou tablette, utiliser l'application Infomaniak Calendar ou l'application Mail Infomaniak (qui intègre l'agenda) : synchronisation et notifications natives, sans configuration CalDAV manuelle.
- Paramétrer les notifications (fenêtre, mail, mobile) et des rappels pour les réunions importantes.