Mise en place des formations : mode opératoire

Les fichiers sont sur le kDrive, dossier Common documents\Logeas Informatique\Formation LoGeAs.

1. Réunir l'équipe Assistance. Un modèle est disponible : Calendrier des formations vierge.
2. Choisir les modules et les dates en suivant les règles de Proc#176.
3. Au fur et à mesure, reporter les séances dans l'agenda Formation d'Infomaniak (Calendar).

1. Ouvrir le fichier des inscriptions de la période précédente (« 202_ - Inscriptions _ semestre »).
2. Mettre à jour les dates des modules ; ajouter une feuille par module si nécessaire.
3. Enregistrer sous un nouveau nom, avec l'année et le numéro de la période.

1. Ouvrir le fichier des inscriptions de la période.
2. Sur la feuille du module, copier un tableau de groupe existant et le coller ; mettre l'intitulé à jour avec la date.
3. Enregistrer.

1. Ouvrir le fichier des inscriptions de la période.
2. Rechercher le groupe, le sélectionner et le supprimer.
3. Enregistrer.

• À 12 participants, ajouter « COMPLET » devant le nom du groupe dans le fichier des inscriptions et dans l'événement de l'agenda Formation.
• Si les demandes continuent sur un module complet, prévoir une date supplémentaire et la proposer aux utilisateurs.

Voir Mailing de formations : dupliquer le mailing d'une séance précédente, mettre à jour la date et vérifier les liens (documents, salle de visio), ajouter les participants à partir du fichier des inscriptions, relire le titre et le contenu, envoyer.

1. Copier le lien de visio depuis le mail envoyé aux participants.
2. Le coller dans l'événement de la séance dans l'agenda Formation.
3. Indiquer le nombre final d'inscrits.