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Proc#176 - Mise en place des formations en distanciel
Informations qualité
| Suivi des modifications majeures | ||
|---|---|---|
| Date | Auteur | Modifications |
| 15 juillet 2025 | Nicolas MARCHAND | Création du document |
| 18 juillet 2025 | Amandine PENCHENAT | Mise à jour du document |
| 1 octobre 2026 | Nicolas MARCHAND | Mise à la norme (Proc#163) : procédure générique, manipulations des fichiers et de l'agenda déplacées dans un document technique |
| Suivi des approbations | Cartographie fonctionnelle – fiche de la procédure |
| Objet | Définir les étapes de la mise en place des formations au logiciel LoGeAs en distanciel, du calendrier des modules jusqu'à la convocation des participants. |
| Destinataires | - Validation des modifications : Gérant - Approbation du document : Équipe Assistance et Développement |
Principe
Les formations en distanciel sont organisées par modules, selon un calendrier établi par l'équipe Assistance pour la période à venir.
Deux outils servent de référence et sont tenus à jour en même temps :
- le fichier des inscriptions de la période sur le kDrive (un groupe par séance, avec ses participants) ;
- l'agenda Formation d'Infomaniak (dates des séances, état « complet », lien de visio, nombre d'inscrits), consulté par toute l'équipe.
Déroulement
| Étape | Quand | Action | Mode opératoire |
|---|---|---|---|
| 1. Calendrier des formations | avant chaque période | l'équipe Assistance se réunit, choisit les modules et les dates, les reporte dans l'agenda Formation | Calendrier |
| 2. Groupes de formation | à la création du calendrier, puis au besoin | créer, ajouter ou supprimer les groupes dans le fichier des inscriptions | Groupes |
| 3. Inscriptions | à chaque demande | inscrire les participants et les informer de la prise en compte | Proc#178 |
| 4. Suivi du remplissage | au fil des inscriptions | marquer le groupe « COMPLET » à 12 participants ; ouvrir une date supplémentaire si la demande le justifie | Groupe complet |
| 5. Convocation | au plus tard 72 h avant la séance | envoyer le mailing aux inscrits (lien d'installation, documents, salle de visio) | Mailing de formations |
| 6. Mise à jour de l'agenda | après la convocation | reporter le lien de visio et le nombre final d'inscrits dans l'agenda Formation | Agenda |
| 7. Évaluation | après la séance | faire évaluer la formation par les participants | Proc#171 |
Règles
- Un module accueille 12 participants au maximum. Il n'y a pas de minimum ; on peut proposer aux inscrits de se regrouper sur une même séance.
- Les modules sont choisis selon la période de l'année : par exemple, pas de formation sur la clôture au 4e trimestre (les utilisateurs clôtureraient trop tôt et auraient oublié la démarche au moment voulu) ; plus de demandes au 1er trimestre (clôture, reçus), où l'on peut ajouter des séances le samedi.
- La convocation part au plus tard 72 h (3 jours ouvrables) avant la séance.
Responsabilités
| Qui | Quoi |
|---|---|
| Équipe Assistance | calendrier, groupes, inscriptions, convocation, agenda |
| Gérant | validation des modifications de la procédure |