Gestion des formations

1. Réunir les membres de l'assistance pour mettre en place le calendrier. Un document d'édition est disponible sur le Kdrive D:\Logeas Informatique\Common documents\Logeas Informatique\Formation LoGeAs\Calendrier des formations vierge.
2. Choisir les modules en fonction du trimestre, par exemple : ne pas programmer de formation sur la clôture au 4ème trimestre, les utilisateurs clôtureraient trop tôt et ne se souviendraient plus de la procédure au moment venu.
3. Prévoir les dates en fonction des demandes utilisateurs : 1er trimestre beaucoup de demande sur clôture, éditions des reçus… Ajouter des créneaux sur les samedis. 2ème et 3ème trimestre plus calme
4. Au fur et à mesure des choix des dates de modules, mettre à jour l'agenda sur le Calendar Formation d'Infomaniak.

Le calendrier des formations n'existe pas encore :

• Reprendre le document du Kdrive D:\Logeas Informatique\Common documents\Logeas Informatique\Formation LoGeAs et ouvrir le fichier “202_ - Inscriptions _ semestre” déjà existant et le mettre à jour les dates des modules, ajouter des feuilles de modules si nécessaires.
• Enregistrer le nouveau document en mettant à jour l'année et le numéro du trimestre.

Si le calendrier des formations a déjà été mis en place et que l'on veut rajouter un groupe :

• Se connecter sur le Kdrive dans le dossier formation : D:\Logeas Informatique\Common documents\Logeas Informatique\Formation LoGeAs et ouvrir le fichier “202_ - Inscriptions _ semestre”
• Sélectionner la feuille du tableur du module à ajouter et copier la forme du tableau déjà créer et coller. Mettre l'intitulé de la formation à jour avec la date
• Enregistrer le document.

• Sur le Kdrive, se rendre sur D:\Logeas Informatique\Common documents\Logeas Informatique\Formation LoGeAs et ouvrir le fichier “202_ - Inscriptions _ semestre”
• Rechercher dan le document le groupe concerné
• Le sélectionner et le supprimer.
• Enregistrer le document.

Rendez vous sur la pages suivante : Gestion des inscriptions à une formation distanciel

• Le module est complet lorsqu'il y a 12 participants maximum. Une fois ce nombre atteins, modifier l'intitulé du groupe en ajoutant la mention “COMPLET” avant le nom du module sur le fichier des inscriptions sur le KDrive, faire de même sur le Calendar pour que tous les membres de l'assistance puissent avoir l'information.
• Il n'y a pas de minimum de participants pour faire une formation, cependant, rien ne nous empêche d'essayer de regrouper les inscrits sur un seul modules en les contactant directement.
• Si l'on reçoit beaucoup de demandes alors que le module est complet, prévoir une date supplémentaire et proposer aux utilisateurs.

• Envoyer un mailing 72h avant le jour J. Se connecter sur Assistance LoGeAs et se rendre dans l'écran “Mailing” pour envoyer un mailing aux personnes inscrites.
• Sélectionner un mailing d'un module précédemment envoyé et cliquer sur “Dupliquer” pour mettre à jour la date et vérifier les liens de renvoi vers les documents et la salle de visio, valider.
• Rendez vous dans l'onglet “Destinataire” pour ajouter “Manuellement” ou “Individuellement” les participants via les adresses mail du document “202_ - Inscriptions _ semestre”.
• Après une dernière vérification sur le titre du mailing et le contenu, cliquer sur “Envoyer le mailing”

• Copier le lien de visio de la formation dans le mail envoyé aux participant
• Ouvrir l'agenda Formation dans Calendar et coller le lien sur un événement de la journée du module.
• Pour info, mettre à jour le nombre d'inscrit final sur la formation.