Notice d’utilisation de l’application Mail (Infomaniak) : Guide de bonnes pratiques d’usage

L’application Mail d’Infomaniak permet de gérer la messagerie professionnelle de manière centralisée et sécurisée. Elle facilite :

• l’envoi et la réception de mails professionnels
• l’organisation des messages par dossiers et filtres
• la synchronisation des mails sur tous les appareils (ordinateur, mobile, tablette)
• la communication professionnelle interne et externe

• Utiliser un ton professionnel et clair dans les échanges
• Indiquer un objet explicite dans chaque mail (ex. : [Projet X] Compte-rendu réunion du 18/08)
• Relire son message avant envoi pour éviter erreurs et malentendus. Il est possible d'utiliser la fonction IA pour relire si besoin.
• Éviter les pièces jointes trop lourdes (préférer un lien KDrive)

• Créer des dossiers par projet, client ou thématique pour classer les mails
• Utiliser les filtres et règles automatiques pour mieux trier la boîte de réception
• Archiver régulièrement les anciens messages pour garder une boîte propre
• Supprimer les mails inutiles (publicités, doublons)

• Utiliser la fonction répondre à tous uniquement si nécessaire
• Éviter de multiplier les destinataires en copie si non indispensable
• Privilégier KChat pour les échanges rapides plutôt que l’email
• Joindre uniquement les documents nécessaires, préférer KDrive pour les gros fichiers

• Configurer la signature professionnelle officielle (nom, fonction, coordonnées)
• Paramétrer les notifications sur mobile pour rester informé sans être dérangé en continu
• Activer l’authentification à deux facteurs pour renforcer la sécurité
• Tenir l’application Mail à jour pour bénéficier des correctifs et améliorations

• Ne pas utiliser l’email professionnel pour des usages personnels excessifs
• Respecter la confidentialité des échanges et ne pas transférer d’informations sensibles sans autorisation
• Bannir tout contenu inapproprié (propos discriminatoires, spam, contenu illégal)

✅ Recommandé :

• Communication formelle avec clients, partenaires ou collègues
• Transmission de documents validés et officiels
• Organisation et suivi de projets via échanges structurés
• Archivage des échanges professionnels importants

❌ Non destiné à :

• Les discussions rapides (préférer KChat)
• Le stockage de gros fichiers (préférer KDrive)
• Les usages privés sans lien avec l’activité professionnelle