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 Sujets connexes | Arrivée d'un collaborateur Départ d'un collaborateur Titulaires des fonctions et correspondants Proc#173 - Prise de décision La gouvernance partagée |
Carte d'organisation fonctionnelle de Logeas Informatique
| Document technique | Rattaché aux procédures d'arrivée et de départ d'un collaborateur. Non soumis à approbation. |
Cette carte décrit les fonctions de l'entreprise, qui sont stables. Les personnes qui les tiennent, et qui changent au gré des arrivées, des départs et des changements de rôle, sont dans la fiche Titulaires des fonctions et correspondants. La création ou la modification d'une fonction est une décision tactique, prise selon Proc#173.
1. Fonctions
| Fonction | Responsabilités |
|---|---|
| Gérance et direction générale | Direction générale de l'entreprise, dans le cadre de la gouvernance partagée |
| Responsable produit LoGeAs | Définition, évolution et stratégie du produit LoGeAs |
| Correspondant qualité | Système de management de la qualité, maîtrise documentaire, suivi des procédures |
| Correspondant RGPD (CNIL) | Conformité RGPD, registre des traitements, interlocuteur de la CNIL |
| Correspondant NF | Suivi des certifications NF 203 et NF 552, interlocuteur de l'organisme certificateur |
| Chef de projet développement | Gestion de projet pour le développement de la gamme LoGeAs Planification, suivi et coordination des activités de développement Qualité et conformité des développements |
| Développement logiciel | Correction de bugs, nouvelles fonctionnalités, évolution du code existant Tests unitaires, mise en production, documentation technique |
| Correspondant infogérance | Gestion et maintenance des infrastructures informatiques : supervision des serveurs, des sauvegardes, du NAS et du parc informatique |
| Assistance niveau 1 | Premier contact avec les clients et qualification de toutes les demandes (assistance, évolution, réclamation) Aide à l'installation, passage des mises à jour, gestion des droits utilisateurs, activation de profil et mot de passe, données personnelles, connexion internet Questions sur le fonctionnement du logiciel, éditeur d'états, exports existants Aide comptable courante : imputations détaillées dans les vadémécums, balance d'ouverture, rapprochement bancaire, clôture Orientation vers le niveau 2 si nécessaire |
| Assistance niveau 2 comptable | Imputations hors vadémécum, écritures de fin d'année, rapprochement bancaire et clôture complexes, journaux déséquilibrés Soutien à l'assistance niveau 1, qualification et priorisation des remontées vers le développement Acceptation des demandes d'évolution et traitement des réclamations, pour leur volet comptable |
| Assistance niveau 2 développement | Demandes de développements spécifiques, problèmes de connexion, journaux déséquilibrés, exports non prévus dans le logiciel, imports de données Acceptation des demandes d'évolution et traitement des réclamations, pour leur volet technique |
| Assistance niveau 3 (expertise) | Problèmes critiques, techniques et comptables Expertise comptable pointue, notamment les spécificités des associations loi 1901/1905 et équivalents |
| Mise en place des nouveaux clients | Mise en place de la base, intégration de fichiers et de balances, formation initiale |
| Suivi de la satisfaction client | Suivi de la satisfaction des clients, réalisation de sondages |
| Formation des clients | Animation des sessions de formation LoGeAs pour les clients, en présentiel et en distanciel |
| Documentation produit | Mise à jour des wikis logiciels et de la documentation produit, pour favoriser l'autonomie des utilisateurs |
| Veille et Lettre LoGeAs | Veille comptable, fiscale et technologique pour anticiper les évolutions Rédaction et diffusion de la Lettre LoGeAs (volets réglementaire et comptable, et technique) |
| Gestion comptable et administrative | Comptabilité courante de l'entreprise : saisie, TVA, salaires, facturation, clôture annuelle Gestion administrative |
| Encadrement des stagiaires et alternants | Encadrement des stagiaires et alternants, relecture de code |
| Mise à disposition de personnel | Prestation de temps vendue à un tiers pour l'aider dans sa gestion administrative |
La répartition détaillée des sujets entre les niveaux 1 et 2 est donnée dans le tableau des niveaux d'assistance du DO, conforme au référentiel NF203.
2. Fiches de poste
Les fiches de poste précisent les missions, les activités et les compétences requises. Une fiche peut couvrir plusieurs fonctions. Les justificatifs de compétence de chaque titulaire (diplômes, formations, expérience) sont des enregistrements conservés dans le dossier RH, hors de ce wiki.
| Fiche de poste | Fonctions couvertes |
|---|---|
| Gérance et direction | Gérance et direction générale Responsable produit LoGeAs Assistance niveau 3 (expertise) |
| Chef de projet développement | Chef de projet développement |
| Missions de correspondant | Correspondant qualité Correspondant RGPD (CNIL) Correspondant NF |
| Chargé(e) de développement informatique | Développement logiciel Assistance niveau 1 (volet technique) Documentation produit Veille et Lettre LoGeAs Formation des clients |
| Chargé(e) de développement et d'infrastructure (niveau 2) | Développement logiciel Assistance niveau 2 développement Correspondant infogérance Documentation produit Veille et Lettre LoGeAs Formation des clients Encadrement des stagiaires et alternants |
| Assistance et support technique client (niveau 1) | Assistance niveau 1 Mise en place des nouveaux clients Formation des clients Documentation produit Suivi de la satisfaction client Mise à disposition de personnel |
| Chargé(e) de support logiciel comptable N2 et gestion comptable de l'entreprise | Assistance niveau 2 comptable Gestion comptable et administrative Formation des clients Documentation produit Veille et Lettre LoGeAs Mise à disposition de personnel Assistance niveau 1 (en secours) |
3. Matrice RACI
La matrice précise, pour chaque activité, le rôle de chaque fonction dans les flux d'information et de communication.
| Activité | Support N1 | Support N2 | Support N3 | Chef de projet | Développeurs | Gérance / Qualité |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Assistance de base (problèmes courants) | R | I | I | I | I | I |
| Problèmes intermédiaires (comptables spécifiques) | I | R | I | I | I | I |
| Problèmes critiques (techniques et comptables) | I | I | R | I | C | I |
| Escalade d'un ticket | R | A | A | I | I | I |
| Suivi qualité du support | I | I | C | R | I | A |
| Communication interne | R | R | R | A | C | I |
| Transmission des besoins clients | I | I | I | R/A | C | C |
| Développement / correction des logiciels | I | I | C | C | R | I |
| Mise à jour de la documentation | I | I | C | R/A | C | C |
| Mise en place des nouveaux clients | R | C | I | I | I | A |
| Formation des clients | R | R | C | I | I | A |
| Suivi de la satisfaction client | R | I | I | I | I | A |
| Veille et Lettre LoGeAs | I | R | C | I | R | A |
| Infrastructure, serveurs et sauvegardes | I | I | I | I | R | A |
| Encadrement des stagiaires et alternants | I | I | I | C | R | A |
| Lettre | Signification |
|---|---|
| R | Responsable (fait le travail) : la personne ou l'équipe qui exécute la tâche |
| A | Garant (rend des comptes) : la personne qui a la responsabilité finale et valide le résultat |
| C | Consulté (donne son avis) : on lui demande son expertise ou ses conseils avant de décider |
| I | Informé (tenu au courant) : reçoit l'information mais n'agit pas directement |
| R/A | Mixte : la même personne est responsable de l'action et garante du résultat |
Pour l'escalade d'un ticket, le garant est le niveau qui reçoit le ticket : niveau 2 ou niveau 3.