meta données pour cette page
Ceci est une ancienne révision du document !
Proc#138 - Arrivée d'un collaborateur ou d'un stagiaire
Informations qualité
| Suivi des modifications majeures | ||
|---|---|---|
| Date | Auteur | Modifications |
| 20 mai 2019 | Nicolas MARCHAND | Création |
| Août 2025 | Nicolas MARCHAND | Refonte |
| 30 septembre 2026 | Nicolas MARCHAND | Séparation en trois : la procédure décrit les étapes de l'accueil ; la liste des sujets de formation devient le plan de formation initiale (document technique) ; les dates de formation par personne deviennent des enregistrements ; mise au format de la maîtrise documentaire |
| 1er octobre 2026 | Nicolas MARCHAND | Approbation de la charte (Proc#134) dans la cartographie et signature de l'engagement de confidentialité avant l'ouverture des accès ; accord écrit pour l'usage d'un terminal personnel |
| Suivi des approbations | Cartographie fonctionnelle – fiche de la procédure |
| Objet | Décrire les opérations à mener lors de l'arrivée d'un collaborateur ou d'un stagiaire : mise à disposition du poste, ouverture des accès, formation initiale et suivi de cette formation. |
| Destinataires | - Validation des modifications : Gérant - Approbation du document : Tous |
| Origine | Ce document correspond à l'ancien élément ProjeQtOr Document #56. |
Périmètre
Cette procédure s'applique à l'arrivée de tout nouveau membre de l'équipe, salarié ou stagiaire.
Elle s'appuie sur :
| Document | Statut | Contenu |
|---|---|---|
| Proc#136 - Poste de travail collaborateur : installation et usage du cloud | procédure | règles d'installation et de sécurité du poste, règles d'usage du cloud |
| Plan de formation initiale | document technique | liste des sujets à présenter et ressources disponibles |
| Suivi de formation initiale | enregistrement, une page par personne | dates et formateur pour chaque sujet |
Responsabilités
| Action | Qui |
|---|---|
| Désigner le référent de l'accueil | Gérant |
| Installer le poste | Responsable infrastructure (Proc#136) |
| Organiser la formation initiale et tenir le suivi | Référent de l'accueil |
| Former sur un sujet | Le membre de l'équipe compétent sur ce sujet |
Déroulé
- Avant l'arrivée : le gérant désigne un référent de l'accueil.
- Poste de travail : le poste est installé selon Proc#136. Pour un développeur, s'y ajoute le document technique d'installation du poste de développement.
- Charte et confidentialité : le référent présente au nouveau membre la Proc#134 - Charte d'utilisation des ressources informatiques. La personne l'approuve dans la cartographie fonctionnelle, sur la dernière version validée (voir l'étape « Approbation des procédures »). Si sa fonction l'amène à accéder à des données personnelles, elle signe aussi l'engagement de confidentialité, conservé dans son dossier hors du wiki. Les accès (messagerie, cloud, Proton, LoGeAs, GitLab) ne sont ouverts qu'après l'approbation de la charte.
- Terminal personnel : si la personne souhaite utiliser son téléphone ou un autre appareil personnel pour le travail, le gérant donne ou refuse son accord par écrit et l'inscrit sur la liste des terminaux personnels autorisés (charte, article 11).
- Accès : les comptes nécessaires à la fonction sont ouverts (messagerie et outils kSuite, Proton, LoGeAs et, pour un développeur, GitLab). Les mots de passe sont enregistrés par la personne dans son coffre Proton.
- Suivi : le référent crée la page de suivi de la personne à partir du modèle.
- Formation initiale : les sujets du plan de formation initiale utiles à la fonction sont présentés à la personne. Pour chacun, le référent note la date et le formateur dans la page de suivi. Un sujet sans objet pour la personne est noté « sans objet ».
- Approbation des procédures : le nouveau membre est ajouté comme approbateur sur la dernière version validée des procédures qui le concernent (Proc#163, « Nouvel arrivant »).
- Clôture : l'accueil est terminé lorsque tous les sujets utiles à la fonction ont une date ou la mention « sans objet ».
Cas des stagiaires
- Un stagiaire n'a pas accès au cloud de l'entreprise (Proc#136).
- Un stagiaire en développement dispose du dossier « Developpements » de son poste, mais pas du dossier « Logeas Informatique ».
- Le plan de formation est réduit aux sujets utiles à sa mission.
Plan de formation et suivi
- Le plan de formation initiale est un document technique : l'équipe le met à jour dès qu'un sujet ou une ressource change, sans validation ni approbation. Une ligne sans ressource signale un support à écrire.
- Le suivi de formation d'une personne est un enregistrement : une fois renseigné, il n'est pas modifié après coup. Il constitue la preuve que la personne a été formée.