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Document technique Rattaché à Proc#155 - Résiliation d'un contrat LoGeAs - Archivage des données. Non soumis à approbation.

Archivage des échanges et du dossier d'un client

Quand archiver

Environ six mois après la fin de la relation avec un client, on archive son dossier et ses échanges de courriels.

1. Créer le dossier d'archive

Dans le dossier « Archive Clients » du NAS de sauvegarde (emplacement dans la note Proton de la machine), créer un dossier « Nom du client Année de début – Année de fin ».

2. Archiver les courriels

  1. Ouvrir le client de messagerie.
  2. Dans le dossier du client, créer un sous-dossier « Envoyé ».
  3. Dans le dossier « Envoyé » général, rechercher les messages dont le destinataire appartient au domaine du client.
  4. Déplacer ces messages dans le sous-dossier « Envoyé » du client.
  5. Sélectionner tous les messages du dossier client, puis « Enregistrer sous » dans un sous-dossier « Courriels » du dossier d'archive.
  6. Faire de même avec le sous-dossier « Envoyé ».
  7. Supprimer le dossier du client dans la messagerie.

3. Archiver le dossier client

  1. Ouvrir le dossier du client sur le cloud.
  2. Copier tout le répertoire dans le dossier d'archive.

4. Finaliser

  1. Compresser le dossier d'archive du client.
  2. Supprimer les dossiers intermédiaires.