Table des matières

Retour au Dossier Organisationnel
Retour à la liste des procédures
Sujets connexesCartographie fonctionnelle de LoGeAs
Proc#146 - Préparation d'une nouvelle base
Archives fiscales (DSF)
Proc#15 - Exercice des droits des personnes (RGPD)
Archivage des échanges et du dossier d'un client

Proc#155 - Résiliation d'un contrat LoGeAs - Archivage des données

Informations qualité

Suivi des modifications majeures
DateAuteurModifications
Non datée—Création de la procédure d'archivage des mails d'un client
1er octobre 2026Nicolas MARCHANDRegroupement des deux pages d'archivage et ajout des étapes de résiliation d'un contrat ; mise au format de la maîtrise documentaire
Suivi des approbations Cartographie fonctionnelle – fiche de la procédure
Objet Décrire les opérations à mener quand un client résilie son contrat LoGeAs : prise en compte de la résiliation, fin de service sur sa base, puis archivage de son dossier et de ses échanges.
Destinataires - Validation des modifications : Gérant
- Approbation du document : Équipe assistance
Origine Cette procédure regroupe les anciennes pages certif:procedure:li:archivagemail et certif:questionnaire:procedures:li:archivagemail (« Procédure Archivage de Mail »).


Périmètre

Cette procédure s'applique à la fin de la relation avec un client, que la résiliation vienne du client ou de Logeas Informatique.

Elle se déroule en deux temps :

Responsabilités

Action Qui
Enregistrer la résiliation et fixer la date de fin Gérant
Mettre fin au service sur la base Équipe assistance
Archiver le dossier et les échanges du client Équipe assistance

Déroulé

1. Prise en compte de la résiliation

  1. Accuser réception de la demande de résiliation et confirmer au client la date de fin de contrat.
  2. Rappeler au client de récupérer ses données avant cette date : sauvegarde de sa base et archives fiscales (Archives fiscales).
  3. Arrêter la facturation à partir de la date de fin.

2. Fin du service sur la base

À la date de fin de contrat, retirer la base du serveur.

3. Archivage du dossier client

Quand : 6 mois après la fin de la relation avec le client.

Dans l'espace d'archivage des clients (emplacement indiqué dans le coffre-fort de mots de passe de l'entreprise), créer un dossier nommé <Nom du client> <Année de début> - <Année de fin> (ex. : CPCV 2013-2021) avec deux sous-dossiers Courriels et Dossier.

Archivage des courriels

  1. Ouvrir Thunderbird.
  2. Dans le dossier du client, créer un sous-dossier Réponse.
  3. Dans le dossier Envoyé, rechercher les messages dont le destinataire contient le domaine du client.
  4. Déplacer tous ces messages dans le sous-dossier Réponse du client.
  5. Sélectionner tous les mails du dossier du client, clic droit Enregistrer sous et choisir le sous-dossier Courriels créé plus haut.
  6. Faire de même avec le sous-dossier Réponse.
  7. Supprimer le dossier du client dans Thunderbird.

Archivage des documents

  1. Copier tout le dossier du client présent sur kDrive dans le sous-dossier Dossier.

Finalisation

  1. Compresser le dossier d'archive du client.
  2. Supprimer le dossier intermédiaire non compressé.