|{{:undo-2.svg?30|}} [[certif:do#procedures|Retour au Dossier Organisationnel]]||
|{{:connexe.jpg?40|}} **Sujets connexes**|[[https://cartographie-fonctionnelle.logeas-web.fr/|Cartographie fonctionnelle de LoGeAs]]|
====== Maîtrise de la documentation dans le cadre du Système de Management de la Qualité (SMQ) (#ID-149 ex45) ======

===== Informations qualité =====

|**Suivi des modifications majeures** |16 juillet 2025 Nicolas MARCHAND - Evolutions suite au changement des outils\\ 31 juillet 2017 - Nicolas MARCHAND - Création\\ 01 juillet 2021 - Nicolas MARCHAND - Modification du lieu de stockage|
|**Suivi des approbations** |Cartographie fonctionnelle|
|**Objet** |Cette procédure définit les dispositions relatives à la maîtrise documentaire (documents et enregistrements) du Système de Management de la Qualité. \\ Cette procédure permet d’assurer la mise à disposition des documents au bon endroit, au bon moment, et dans la bonne version. \\ Logeas n'ayant pas à proprement parler de responsable qualité chargé de gérer la documentation dans son ensemble, et l'ensemble du personnel étant concerné par cette procédure, nous en sommes tous collégialement responsables.|
|**Destinataires** |**- Validation des modifications : ** Gérant \\  **- Approbation du document** : Tous|

===== Mentions obligatoires de chaque document =====

Chaque document du SMQ devra obligatoirement comporter les éléments suivants :

^Titre du chapître^Contenu|
| \\  **Suivi des modifications majeures** | \\ Doit contenir un tableau contenant les colonnes "**Date**" "**Auteur**" **Modifications**" "**Approbation le**" \\ Ce tableau doit être renseigné à chaque évolution majeure du document, et donc la ré-approbation par les personnes ad hoc \\ Les modifications mineures étant tracées directement par l'outil wiki-book|
|**Suivi des approbations** |Cartographie fonctionnelle|
|**Objet** |Contient le résumé indiquant le contenu du document et son usage|
|**Destinataires** |Contient les catégories de personnes devant valider les modifications et/ou être au courant des évolutions|

===== Lieu de stockage des documents =====
Les documents sont regroupés dans le document de certification **[[certif:do]]**.\\
Les suivis des validations se feront sur le logiciel de cartographie fonctionnelle (a mettre en place)

===== Chronologie du travail sur un document =====

==== Si nouveau document ====

  - Création sur la cartographie fonctionnelle d'un nouveau document de type **"procédure"** stocké sur **wiki**\\ {{:certif:procedure:capture_d_ecran_2025-07-16_113703.jpg?800|}} 
  - Création dans le document DO sous la rubrique "Procédure" d'une nouvelle ligne point sur un document ayant une adresse de la forme **certif:procedure:xxxxxx** 
  - y mettre un titre parlant se finnisant par **(#ID-XXX**) ou XXX et l'ID de la procédure dans la carto (cf suivi des procédures)
  - y décrire la procédure de tel façon qu'une personne de l'équipe qui ne l'a pas faite puisse la comprendre
  - Relecture finale par la personne en charge de la validation du document
      - si ok passez à l'étape suivante
      - sinon retourner à l'étape précédente
  - Mise en place définitive
      - Demander une approbation formelle à tous
      - Vérifier et relancer si nécessaire

**NB : Toute modification significative doit reprendre le process**
==== Modification du document ====

  - Evolution du document
  - Relecture par la personne en charge de la validation du document
      - si ok passez à l'étape 3
      - sinon retourner à l'étape 1
  - Si les évolutions ne changent pas le sens, les règles, les modes de faire, alors s'arrêter là
  - Sinon
      - Faire évoluer le chapitre "Suivi des modifications majeures"
      - Demander une approbation formelle à tous
      - Vérifier et relancer si nécessaire

\\