|{{:undo-2.svg?30|}} [[certif:do#procedures|Retour au Dossier Organisationnel]]\\ [[certif:procedure|Retour à la liste des procédures]]||
|{{:connexe.jpg?40|}} **Sujets connexes**|[[https://cartographie-fonctionnelle.logeas-web.fr/|Cartographie fonctionnelle de LoGeAs]]\\ [[certif:procedure:develop:senariotel|Proc#135 - Scénario téléphonique]]\\ [[certif:formationnouveau|Proc#138 - Arrivée d'un collaborateur ou d'un stagiaire]]\\ [[https://www.infomaniak.com/fr/support/faq/1451/decouvrir-lapp-web-calendar-infomaniak-service-en-ligne-calendarinfomaniakcom|Documentation du calendrier Infomaniak]]|
====== Proc#133 - Gestion des calendriers ======

===== Informations qualité =====

^Suivi des modifications majeures^^^
^Date^Auteur^Modifications^
|2 juillet 2021|Nicolas MARCHAND|Reprise partielle du document #44 (suppression de la notion de pôle)|
|2 juillet 2021|Emeline AHOUA|Refonte|
|23 juillet 2025|Amandine PENCHENAT|Mise à jour : guide de bonnes pratiques du calendrier Infomaniak|

|**Suivi des approbations** |[[https://cartographie-fonctionnelle.logeas-web.fr/UniversProcedure?id=133|Cartographie fonctionnelle – fiche de la procédure]]|
|**Objet** |Fixer les règles communes de saisie des événements dans les calendriers de l'entreprise, afin que chacun puisse lire le planning des autres et concilier le travail de tous.|
|**Destinataires** |**- Validation des modifications :** Gérant \\ **- Approbation du document :** Tous|
|**Origine** |Ce document correspond à l'ancien élément ProjeQtOr Document #62.|

\\

===== Périmètre =====

Le calendrier Infomaniak (Calendar) est le point central de l'organisation de l'équipe : rendez-vous clients, assistance téléphonique, formations, déplacements, congés.

Cette procédure s'applique à tout membre de l'équipe qui crée un événement, pour lui-même ou pour un collègue.

===== Règles de saisie d'un événement =====

==== Titre ====

Le titre est l'information visuelle de premier niveau. Il est **obligatoirement** composé de trois parties :

^ Préfixe (disponibilité) ^ Titre du rendez-vous ^ (Initiales) ^
| Aucun préfixe si la personne reste joignable à son bureau. \\ Si l'événement rend la personne indisponible, le titre commence par un préfixe : \\ **@** seul : rendez-vous extérieur \\ **@AT** : assistance téléphonique \\ **@FI** : formation individuelle \\ **Congés** \\ **Ecole** : période de regroupement (apprentissage, contrat de professionnalisation…) | Au minimum le nom du client et, si la demande initiale du client a été faite par écrit, le numéro du ticket d'assistance. | Entre parenthèses, les initiales de la personne qui a fixé le rendez-vous : c'est elle qui peut donner plus d'informations si nécessaire. |

Exemple : ''@AT Mairie de X - ticket 12345 (NM)''

==== Description ====

La zone « Description » contient les informations utiles à la personne qui réalise la tâche, pour qu'elle n'ait pas à refaire la recherche : téléphone, adresse postale en cas de déplacement, ordre du jour…

==== Statut ====

^ Statut ^ Quand ^
| **Confirmé** | L'heure est fixée avec le client. |
| **Provisoire** (« Tentative » en interface anglaise) | L'horaire reste à valider par la personne qui réalise la tâche. L'événement reste affiché en transparence tant qu'elle ne l'a pas fixé. |

==== Durée ====

Une tâche à réaliser « dans la journée » sans horaire précis est saisie en cochant **Événement sur la journée**, pour garder un agenda lisible.

===== Responsabilités =====

^ Action ^ Qui ^
| Saisir l'événement selon les règles ci-dessus | La personne qui fixe le rendez-vous |
| Prévenir le collègue à qui l'événement est affecté (la fonction « Rappel » est conseillée) | La personne qui fixe le rendez-vous |
| Fixer l'horaire d'un événement provisoire et le passer en « Confirmé » | La personne qui réalise la tâche |
| Tenir son calendrier à jour en cas de changement | Chacun |

===== Bonnes pratiques =====

==== Usage ====
  * Le calendrier sert à planifier : rendez-vous, réunions, assistance, congés et absences, jalons de projet.
  * Il ne sert pas à stocker des notes ou des documents (utiliser kDrive), ni aux échanges rapides (utiliser kChat), ni à la communication officielle externe (utiliser la messagerie).
  * Vérifier la disponibilité des participants avant de proposer une réunion ; éviter les invitations inutiles.

==== Partage ====
  * Partager uniquement les agendas utiles aux collègues concernés, avec les droits adaptés (lecture seule ou modification).
  * Un agenda peut être dédié à un service, un projet ou un type d'activité.
  * Ne pas partager d'agenda contenant des informations privées sans l'accord de la personne ; respecter la confidentialité des réunions.
  * Séparer agenda professionnel et agenda personnel.

==== Outils ====
  * Sur ordinateur, utiliser de préférence la version en ligne du calendrier Infomaniak : accessible depuis tout appareil, sans installation, synchronisée avec la messagerie, kDrive et kChat.
  * Sur smartphone ou tablette, utiliser l'application **Infomaniak Calendar** ou l'application **Mail Infomaniak** (qui intègre l'agenda) : synchronisation et notifications natives, sans configuration CalDAV manuelle.
  * Paramétrer les notifications (fenêtre, mail, mobile) et des rappels pour les réunions importantes.