|{{:undo-2.svg?30|}} [[certif:do#procedures|Retour au Dossier Organisationnel]]\\ [[certif:procedure|Retour à la liste des procédures]]||
|{{:connexe.jpg?40|}} **Sujets connexes**|[[https://cartographie-fonctionnelle.logeas-web.fr/|Cartographie fonctionnelle de LoGeAs]]\\ [[certif:procedure:gestion:miseenplacelicence|Proc#146 - Préparation d'une nouvelle base]]\\ [[certif:dsf#archive_fiscale|Archives fiscales (DSF)]]\\ [[certif:procedure:demandedroitrpdg]]\\ [[certif:procedure:li:archivagemail|Archivage des échanges et du dossier d'un client]]|
====== Proc#155 - Résiliation d'un contrat LoGeAs - Archivage des données ======

===== Informations qualité =====

^Suivi des modifications majeures^^^
^Date^Auteur^Modifications^
|Non datée|—|Création de la procédure d'archivage des mails d'un client|
|1er octobre 2026|Nicolas MARCHAND|Regroupement des deux pages d'archivage et ajout des étapes de résiliation d'un contrat ; mise au format de la maîtrise documentaire|

|**Suivi des approbations** |[[https://cartographie-fonctionnelle.logeas-web.fr/UniversProcedure?id=155|Cartographie fonctionnelle – fiche de la procédure]]|
|**Objet** |Décrire les opérations à mener quand un client résilie son contrat LoGeAs : prise en compte de la résiliation, fin de service sur sa base, puis archivage de son dossier et de ses échanges.|
|**Destinataires** |**- Validation des modifications :** Gérant \\ **- Approbation du document :** Équipe assistance|
|**Origine** |Cette procédure regroupe les anciennes pages certif:procedure:li:archivagemail et certif:questionnaire:procedures:li:archivagemail (« Procédure Archivage de Mail »).|

\\

===== Périmètre =====

Cette procédure s'applique à la fin de la relation avec un client, que la résiliation vienne du client ou de Logeas Informatique.

Elle se déroule en deux temps :
  * **à la résiliation** : prise en compte de la demande et fin du service sur la base du client ;
  * **6 mois après la fin de la relation** : archivage du dossier et des échanges du client.

===== Responsabilités =====

^ Action ^ Qui ^
| Enregistrer la résiliation et fixer la date de fin | Gérant |
| Mettre fin au service sur la base | Équipe assistance |
| Archiver le dossier et les échanges du client | Équipe assistance |

===== Déroulé =====

==== 1. Prise en compte de la résiliation ====
  - Accuser réception de la demande de résiliation et confirmer au client la date de fin de contrat.
  - Rappeler au client de récupérer ses données avant cette date : sauvegarde de sa base et archives fiscales ([[certif:dsf#archive_fiscale|Archives fiscales]]).
  - Arrêter la facturation à partir de la date de fin.

==== 2. Fin du service sur la base ====
À la date de fin de contrat, retirer la base du serveur.
==== 3. Archivage du dossier client ====

**Quand :** 6 mois après la fin de la relation avec le client.

Dans l'espace d'archivage des clients (emplacement indiqué dans le coffre-fort de mots de passe de l'entreprise), créer un dossier nommé ''<Nom du client> <Année de début> - <Année de fin>'' (ex. : ''CPCV 2013-2021'') avec deux sous-dossiers ''Courriels'' et ''Dossier''.

=== Archivage des courriels ===

  - Ouvrir Thunderbird.
  - Dans le dossier du client, créer un sous-dossier ''Réponse''.
  - Dans le dossier ''Envoyé'', rechercher les messages dont le destinataire contient le domaine du client.
  - Déplacer tous ces messages dans le sous-dossier ''Réponse'' du client.
  - Sélectionner tous les mails du dossier du client, clic droit ''Enregistrer sous'' et choisir le sous-dossier ''Courriels'' créé plus haut.
  - Faire de même avec le sous-dossier ''Réponse''.
  - Supprimer le dossier du client dans Thunderbird.

=== Archivage des documents ===

  - Copier tout le dossier du client présent sur kDrive dans le sous-dossier ''Dossier''.

=== Finalisation ===

  - Compresser le dossier d'archive du client.
  - Supprimer le dossier intermédiaire non compressé.