|{{:undo-2.svg?30|}} [[certif:procedure:gestion:miseenplaceformationdistanciel|Retour à Proc#176 - Mise en place des formations en distanciel]]||
|**Document technique** |Rattaché à [[certif:procedure:gestion:miseenplaceformationdistanciel|Proc#176]]. Non soumis à approbation.|
====== Mise en place des formations : mode opératoire ======

Les fichiers sont sur le kDrive, dossier ''Common documents\Logeas Informatique\Formation LoGeAs''.

===== Calendrier des formations =====

  - Réunir l'équipe Assistance. Un modèle est disponible : ''Calendrier des formations vierge''.
  - Choisir les modules et les dates en suivant les règles de [[certif:procedure:gestion:miseenplaceformationdistanciel#regles|Proc#176]].
  - Au fur et à mesure, reporter les séances dans l'agenda **Formation** d'Infomaniak (Calendar).

===== Groupes de formation =====

==== Nouveau calendrier ====
  - Ouvrir le fichier des inscriptions de la période précédente (« 202_ - Inscriptions _ semestre »).
  - Mettre à jour les dates des modules ; ajouter une feuille par module si nécessaire.
  - Enregistrer sous un nouveau nom, avec l'année et le numéro de la période.

==== Ajouter un groupe ====
  - Ouvrir le fichier des inscriptions de la période.
  - Sur la feuille du module, copier un tableau de groupe existant et le coller ; mettre l'intitulé à jour avec la date.
  - Enregistrer.

==== Supprimer un groupe ====
  - Ouvrir le fichier des inscriptions de la période.
  - Rechercher le groupe, le sélectionner et le supprimer.
  - Enregistrer.

===== Groupe complet =====
  * À 12 participants, ajouter « COMPLET » devant le nom du groupe dans le fichier des inscriptions **et** dans l'événement de l'agenda Formation.
  * Si les demandes continuent sur un module complet, prévoir une date supplémentaire et la proposer aux utilisateurs.

===== Convocation =====
Voir [[certif:procedure:li:mailingformations|Mailing de formations]] : dupliquer le mailing d'une séance précédente, mettre à jour la date et vérifier les liens (documents, salle de visio), ajouter les participants à partir du fichier des inscriptions, relire le titre et le contenu, envoyer.

===== Mise à jour de l'agenda =====
  - Copier le lien de visio depuis le mail envoyé aux participants.
  - Le coller dans l'événement de la séance dans l'agenda Formation.
  - Indiquer le nombre final d'inscrits.