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====== Notice d’utilisation de l’application Mail (Infomaniak) : Guide de bonnes pratiques d’usage ======

===== 1. Objectif de l’application Mail =====
L’application Mail d’Infomaniak permet de gérer la messagerie professionnelle de manière centralisée et sécurisée.  
Elle facilite :  
  * l’envoi et la réception de mails professionnels  
  * l’organisation des messages par dossiers et filtres  
  * la synchronisation des mails sur tous les appareils (ordinateur, mobile, tablette)  
  * la communication professionnelle interne et externe  

===== 2. Bonnes pratiques d’usage =====
==== Installation ====
On privilégiera l’utilisation de la version en ligne de la messagerie Infomaniak plutôt que des outils tiers (Thunderbird, Outlook, etc.) pour plusieurs raisons :
  * **Accès universel** : disponible depuis n’importe quel poste connecté, sans configuration spécifique.  
  * **Mises à jour automatiques** : toujours à jour, sans installation ni maintenance locale.  
  * **Compatibilité totale** : toutes les fonctionnalités Infomaniak (KChat, KDrive, contacts, calendrier, etc.) sont disponibles, alors que les logiciels tiers n’en prennent en charge qu’une partie.  
  * **Sécurité renforcée** : bénéficie directement des protections Infomaniak (authentification forte, détection des spams, correctifs immédiats).  
  * **Support simplifié** : l’assistance Infomaniak peut intervenir plus facilement sur la version web que sur une configuration locale.  
  * **Mobilité** : interface optimisée pour ordinateur, tablette et smartphone, sans paramétrage complexe.  

\\
Pour les smartphones et tablettes, il est recommandé d’utiliser l’**application mobile officielle Infomaniak Mail** plutôt qu’un client tiers (Gmail, Outlook, etc.) :

  * **Intégration complète** : accès direct à toutes les fonctionnalités Infomaniak (calendrier, contacts, pièces jointes, liens vers KDrive et KChat).  
  * **Simplicité** : pas de configuration manuelle des serveurs IMAP/SMTP, l’application est prête à l’emploi.  
  * **Sécurité** : gestion native de l’authentification à deux facteurs et des mises à jour de sécurité.  
  * **Fiabilité** : moins de risques de synchronisation incomplète ou de perte de fonctionnalités.  
==== Communication ====
  * Utiliser un ton professionnel et clair dans les échanges  
  * Indiquer un objet explicite dans chaque mail (ex. : **[Projet X] Compte-rendu réunion du 18/08**)  
  * Relire son message avant envoi pour éviter erreurs et malentendus. Il est possible d'utiliser la fonction  IA pour relire si besoin.
  * Éviter les pièces jointes trop lourdes (préférer un lien KDrive)  

==== Organisation ====
  * Créer des dossiers par projet, client ou thématique pour classer les mails  
  * Utiliser les filtres et règles automatiques pour mieux trier la boîte de réception  
  * Archiver régulièrement les anciens messages pour garder une boîte propre  
  * Supprimer les mails inutiles (publicités, doublons)  
  * ** se référer aux procédures spécifiques **

==== Collaboration ====
  * Utiliser la fonction **répondre à tous** uniquement si nécessaire  
  * Éviter de multiplier les destinataires en copie si non indispensable  
  * Privilégier KChat pour les échanges rapides plutôt que l’email  
  * Joindre uniquement les documents nécessaires, préférer KDrive pour les gros fichiers  

===== 3. Bonnes pratiques techniques =====
  * Configurer la signature professionnelle officielle (nom, fonction, coordonnées)  
  * Paramétrer les notifications sur mobile pour rester informé sans être dérangé en continu  
  * Activer l’authentification à deux facteurs pour renforcer la sécurité  
  * Tenir l’application Mail à jour pour bénéficier des correctifs et améliorations  
  * * **ne pas utiliser les adresses personnelles pour les contact avec les client vs fournisseur mais préférer les adresses génériques**

===== 4. Respect et éthique =====
  * Ne pas utiliser l’email professionnel pour des usages personnels excessifs  
  * Respecter la confidentialité des échanges et ne pas transférer d’informations sensibles sans autorisation  
  * Bannir tout contenu inapproprié (propos discriminatoires, spam, contenu illégal)  

===== 5. Cas d’usage recommandés =====
**✅ Recommandé :**
  * Communication formelle avec clients, partenaires ou collègues  
  * Transmission de documents validés et officiels  
  * Organisation et suivi de projets via échanges structurés  
  * Archivage des échanges professionnels importants  

**❌ Non destiné à :**
  * Les discussions rapides (préférer KChat)  
  * Le stockage de gros fichiers (préférer KDrive)  
  * Les usages privés sans lien avec l’activité professionnelle