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certif:rgpd:departcollaborateur [2026/08/06 14:55] – alexiacertif:rgpd:departcollaborateur [2026/10/01 14:37] (Version actuelle) – nicolas
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-====== Gestion du départ d'un collaborateur (procédure #55) ====== +|{{:undo-2.svg?30|}} [[certif:do#procedures|Retour au Dossier Organisationnel]]|| 
-|**Suivi des modifications majeures** |20/05/2019 - Nicolas MARCHAND - Création\\ 07/08/2025 - Alexia LABARTHE - Modification| +|{{:connexe.jpg?40|}} **Sujets connexes**|[[certif:charteinformatique|Proc#134 - Charte informatique]]\ [[https://cartographie-fonctionnelle.logeas-web.fr/|Cartographie fonctionnelle de LoGeAs]]\\ [[certif:formationnouveau|Proc#138 - Arrivée d'un collaborateur ou d'un stagiaire]]\\ [[certif:organisation|Carte d'organisation fonctionnelle]]\\ [[certif:titulaires|Titulaires des fonctions et correspondants]]| 
-|**Suivi des approbations** |Elément ProjeQtor Document # 55| +====== Proc#139 - Départ d'un collaborateur ou d'un stagiaire ======
-|**Objet** |Listing des opérateurs à mettre en œuvre lors du départ d'un collaborateur ou d'un stagiaire| +
-|**Destinataires** |**- Validation des modifications : ** Gérant \\  **- Approbation du document** : Tous|+
  
-===== Documents à faire signer =====+===== Informations qualité =====
  
 +^Suivi des modifications majeures^^^
 +^Date^Auteur^Modifications^
 +|20 mai 2019|Nicolas MARCHAND|Création|
 +|7 août 2025|Alexia LABARTHE|Modification|
 +|1 octobre 2026|Nicolas MARCHAND|Refonte : la procédure décrit les étapes du départ ; le détail de la suppression des accès devient un document technique ; ajout de la réattribution des fonctions et de la mise à jour de la fiche des titulaires ; mise au format de la maîtrise documentaire|
 +|1er octobre 2026|Nicolas MARCHAND|Alignement sur la nouvelle charte (Proc#134) : restitution du matériel, terminal personnel, délais de fermeture et de suppression des accès|
  
-===== Suppression des accès ===== +|**Suivi des approbations** |[[https://cartographie-fonctionnelle.logeas-web.fr/UniversProcedure?id=139|Cartographie fonctionnelle – fiche de la procédure]]| 
-==== Suppression du mail ==== +|**Objet** |Décrire les opérations à mener lors du départ d'un collaborateur ou d'un stagiaire : formalités de fin de contrat, réattribution des fonctions, suppression des accès et mise à jour des documentations.| 
-Depuis Infomaniak : +|**Destinataires** |**- Validation des modifications :** Gérant \\ **- Approbation du document :** Tous| 
-  - Dans le service mail : +|**Origine** |Ce document correspond à l'ancien élément ProjeQtOr Document #55.|
-    - Modifier le mot de passe +
-      * **Le mettre à jour dans le gestionnaire de mots de passe** +
-    - Créer une réponse automatique pour indiquer que la personne ne fais plus partie de l'organisation +
-      * ''Bonjour, +
-          Merci pour votre message. +
-          Nous vous informons que Prénom NOM ne fait plus partie de notre organisation. +
-          Votre message a été automatiquement transféré à l’adresse contact@logeas.fr afin d’assurer son traitement. +
-          Cordialement, +
-          Logeas Informatique'' +
-    - Mettre en place la redirection des mails vers la boite contact@logeas.fr +
-      * **Activer le transfert dans contact@logeas.fr (via le mail reçus)** +
-    - Modifier les mots de passes de toutes les boites mails auxquelles la personne a accès +
-      * **Les mettre à jour dans le gestionnaire de mots de passe** +
-    - Retirer cette adresse mail de la liste de diffusion "Salariés" +
-  - Dans la KSuite : +
-    - Gérer les utilisateurs : Supprimer l'accès à la KSuite +
-    - Si un KDrive perso existe (voir avec la personne concernée pour suppression définitive) +
-  - Dans l'organisation : +
-    - Retirer la personne de l'organisation +
-  - Vérifier si la personne fait parti des utilisateurs d'une des organisation géré sur Infomaniak +
-    - Retirer la personne de l'organisation +
-    - Ajouter son remplaçant (voir le gérant si pas de remplaçant sur le moment) +
-  +
-==== Suppression accès Gestionnaire de mots de passe ==== +
-  - Sur Dashlane : +
-    - Mon Compte \ Ouvrir la console d'administration +
-    - Utilisateurs \ Supprimer l'utilisateur +
-  - Sur Proton : +
-    - Se connecter en Administrateur (aujourd'hui Nicolas) +
-      - Paramètre \ Compte +
-      - Modifier le mot de passe de la personne +
-    - Se connecter sur le coffre de la personne +
-      - Basculer la propriété des mots de passes stockés si besoin +
-    - Se connecter en Administrateur (aujourd'hui Nicolas) +
-      - Paramètre \ Compte +
-      - Supprimer la personne+
  
-==== Suppression accès aux Serveurs ==== +\\
-  - Contacter AltSysNet pour supprimer son accès WireGuard +
-==== Suppression accès aux interfaces LoGeAs ==== +
-  - Réinitialiser le mot de passe du compte de la personne par sécurité  +
-  - Suivre la procédure d'archivage : +
-    - Retirer les droits de la personne du groupe Assistance +
-    - Retirer la personne du groupe Assistance +
-    - Archivage Alexandra +
-  - Archiver également tous les comptes de tests "persos" qui ont été créés (perso@gmail.com ...)+
  
-==== Suppression accès aux WiKis ==== +===== Périmètre =====
-  - Administrer tous les wikis et supprimer l'utilisateur : +
-    - Wiki Certification +
-    - Wiki Client Lourd +
-    - Wiki Client Léger +
-    - Wiki Intranet+
  
 +Cette procédure s'applique au départ de tout membre de l'équipe, salarié ou stagiaire.
 +
 +Elle s'appuie sur :
 +
 +^ Document ^ Statut ^ Contenu ^
 +| [[certif:rgpd:departcollaborateur:acces|Suppression des accès]] | document technique | mode opératoire de la suppression des accès, outil par outil |
 +| [[certif:organisation|Carte d'organisation fonctionnelle]] | document technique | fonctions de l'entreprise |
 +| [[certif:titulaires|Titulaires des fonctions et correspondants]] | document technique | personnes qui tiennent chaque fonction |
 +
 +===== Responsabilités =====
 +
 +^ Action ^ Qui ^
 +| Réattribuer les fonctions et désigner les remplaçants | Gérant |
 +| Faire signer les documents de fin de contrat | Responsable administratif |
 +| Mettre à jour la fiche des titulaires | Gérant |
 +| Récupérer le matériel, réinitialiser le poste | Correspondant infogérance |
 +| Rappeler les obligations liées au terminal personnel | Gérant |
 +| Supprimer les accès | Correspondant infogérance, administrateur Proton pour le gestionnaire de mots de passe |
 +| Mettre à jour les documentations | Correspondant infogérance |
 +
 +===== Déroulé =====
 +
 +  - **Fonctions** : le gérant réattribue, au moins provisoirement, chaque fonction et chaque rôle de correspondant tenus par la personne ([[certif:organisation|carte d'organisation fonctionnelle]]), puis met à jour la fiche [[certif:titulaires|Titulaires des fonctions et correspondants]].
 +  - **Procédures** : la personne est retirée des approbateurs des procédures ([[certif:procedure:maitrisedocumentaire|Proc#163]]).
 +  - **Documents de fin de contrat** : faire signer à la personne :
 +    * l'attestation France Travail ;
 +    * le bulletin de radiation de la mutuelle ;
 +    * la déclaration sur l'honneur (document de fin de contrat, distinct de l'attestation de la charte) ;
 +    * le dossier de fin de contrat ;
 +    * le choix de maintien de la prévoyance et de la mutuelle.
 +  - **Matériel** : récupérer le matériel confié à la personne (ordinateur, téléphone, clés USB, lecteur d'empreinte, badges). Avant la restitution, la personne retire ses fichiers et messages personnels ; à défaut, ils sont effacés. Le Correspondant infogérance réinitialise le poste et supprime la note Proton « Ordinateur de … » une fois le disque effacé.
 +  - **Terminal personnel** : si la personne figure sur la liste des terminaux personnels autorisés, lui rappeler de désinstaller les applications professionnelles et de supprimer les données de l'entreprise au plus tard le dernier jour, et l'inviter à signer l'attestation de l'annexe 2 de la [[certif:charteinformatique|charte]]. Le refus de signer n'a aucune conséquence sur le solde de tout compte.
 +  - **Accès** : au plus tard le dernier jour de travail (ou dès la dispense d'activité), supprimer les accès de la personne selon le document technique [[certif:rgpd:departcollaborateur:acces|Suppression des accès]] : messagerie et kSuite, gestionnaire de mots de passe Proton, serveurs, interfaces LoGeAs, wikis. Les mots de passe des comptes partagés auxquels elle avait accès sont changés.
 +  - **Suppression définitive** : les comptes et données personnelles de la personne sont supprimés dans le mois qui suit son départ (charte, article 13).
 +  - **Documentations** : mettre à jour le site internet (textes et organigramme) et les wikis ; supprimer les bases de test de la personne.
 +  - **Clôture** : le départ est terminé lorsque toutes les étapes ci-dessus sont faites.
 +
 +===== Cas des stagiaires =====
 +
 +Un stagiaire n'a pas accès au cloud de l'entreprise ([[certif:rgpd:installposte|Proc#136]]) : les étapes qui concernent des accès qu'il n'a pas reçus sont sans objet.\\
 +Les documents de fin de contrat sont remplacés par ceux prévus par la convention de stage.