meta données pour cette page
  •  

Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

Lien vers cette vue comparative

Les deux révisions précédentesRévision précédente
Prochaine révision		Révision précédente
certif:procedure:li:elementorganisation [2025/07/23 09:12] – [Généralité] amandinecertif:procedure:li:elementorganisation [2026/10/01 13:33] (Version actuelle) – nicolas
Ligne 1: Ligne 1:
-====== Organisation des calendriers de l'entreprise (procédure #62) ======+|{{:undo-2.svg?30|}} [[certif:do#procedures|Retour au Dossier Organisationnel]]\\ [[certif:procedure|Retour à la liste des procédures]]|| 
 +|{{:connexe.jpg?40|}} **Sujets connexes**|[[https://cartographie-fonctionnelle.logeas-web.fr/|Cartographie fonctionnelle de LoGeAs]]\\ [[certif:procedure:develop:senariotel|Proc#135 - Scénario téléphonique]]\\ [[certif:formationnouveau|Proc#138 - Arrivée d'un collaborateur ou d'un stagiaire]]\\ [[https://www.infomaniak.com/fr/support/faq/1451/decouvrir-lapp-web-calendar-infomaniak-service-en-ligne-calendarinfomaniakcom|Documentation du calendrier Infomaniak]]| 
 +====== Proc#133 - Gestion des calendriers ======
  
-|**Suivi des modifications majeures** |02/07/2021 Nicolas MARCHAND - Reprise partiel sur document #44\\      (Suppression de la notion de pôle)\\ 02/07/2021 Emeline AHOUA - Refonte \\ 23/07/2025 - Amandine PENCHENAT - Mise à jour| +===== Informations qualité =====
-|**Suivi des approbations** |Elément ProjeQtor Document # 62| +
-|**Objet** |Fonctionnement des calendriers| +
-|**Destinataires** |**- Validation des modifications : ** Gérants \\  **- Approbation du document** : Tous| +
-===== Généralité =====+
  
-Afin de permettre de concilier au mieux le travail de chacun, le point central de notre fonctionnement reste le Calendar Infomaniak.+^Suivi des modifications majeures^^^ 
 +^Date^Auteur^Modifications^ 
 +|2 juillet 2021|Nicolas MARCHAND|Reprise partielle du document #44 (suppression de la notion de pôle)| 
 +|2 juillet 2021|Emeline AHOUA|Refonte| 
 +|23 juillet 2025|Amandine PENCHENAT|Mise à jour : guide de bonnes pratiques du calendrier Infomaniak|
  
-Afin d’en améliorer le fonctionnement, il est proposé un petit effort de standardisation des titres qui sont l’information visuelle de premier niveau.+|**Suivi des approbations** |[[https://cartographie-fonctionnelle.logeas-web.fr/UniversProcedure?id=133|Cartographie fonctionnelle – fiche de la procédure]]| 
 +|**Objet** |Fixer les règles communes de saisie des événements dans les calendriers de l'entreprise, afin que chacun puisse lire le planning des autres et concilier le travail de tous.| 
 +|**Destinataires** |**- Validation des modifications :** Gérant \\ **- Approbation du document :** Tous| 
 +|**Origine** |Ce document correspond à l'ancien élément ProjeQtOr Document #62.|
  
-Ceux-ci DOIVENT TOUS être formatés de la manière suivante :+\\
  
-^**Présent à son bureau** ^**Titre du RDV** ^**(X)** | +===== Périmètre =====
-|Si l'événement rend indisponible le collaborateur (déplacement ext, rendez-vous téléphonique..) on préfixe le titre d’un **@** \\  **@ seul** pour un rendez vous extérieur \\ **@AT** pour assistance téléphonique \\ **@FI** pour formation individuelle \\ **Congés** le nom parle de lui même \\ **Ecole** pour les périodes de regroupements (Apprenti, contrat pro..)  |Au minima le nom du client et si présent, le numéro de ticket Assistance si demande initiale du client faite par écrit|Entre parenthèse, les initiales de la personne qui a calé le RDV et qui est donc capable de donner plus d’infos si nécessaire|+
  
-Dans la zone "description" de l'événement, on essaie de mettre les informations susceptibles de servir à la personne à qui est affectée la tache, pour qu’elle n’ait pas à refaire la recherche (Tel, adresse postal si déplacement nécessaire,…)+Le calendrier Infomaniak (Calendar) est le point central de l'organisation de l'équipe : rendez-vous clients, assistance téléphonique, formations, déplacements, congés.
  
-On distingue deux types d’évènements:+Cette procédure s'applique à tout membre de l'équipe qui crée un événement, pour lui-même ou pour un collègue.
  
-  * ceux dont **l’heure est calée avec le client,**  doivent avoir le statut «** Confirmé **» +===== Règles de saisie d'un événement =====
-  * ceux qui **sont à valider**  par celui qui doit les faire : ils sont labellisés avec le statut «** Provisoire **» (ou « Tentative » pour ceux qui ont l’interface anglaise), et restent en couleur transparente tant que le propriétaire ne l’a pas calé à un horaire précis.+
  
-Il est à la charge de celui qui cale les RDV pour ses collaborateurs de les prévenir. La fonction "rappel" est intéressante dans ce cas de figure. +==== Titre ====
  
-Pour les tâches à réaliser « sur la journée » il faut cocher la case "événement sur la journée" afin de garder un visuel agréable sur l'agenda.+Le titre est l'information visuelle de premier niveau. Il est **obligatoirement** composé de trois parties :
  
 +^ Préfixe (disponibilité) ^ Titre du rendez-vous ^ (Initiales) ^
 +| Aucun préfixe si la personne reste joignable à son bureau. \\ Si l'événement rend la personne indisponible, le titre commence par un préfixe : \\ **@** seul : rendez-vous extérieur \\ **@AT** : assistance téléphonique \\ **@FI** : formation individuelle \\ **Congés** \\ **Ecole** : période de regroupement (apprentissage, contrat de professionnalisation…) | Au minimum le nom du client et, si la demande initiale du client a été faite par écrit, le numéro du ticket d'assistance. | Entre parenthèses, les initiales de la personne qui a fixé le rendez-vous : c'est elle qui peut donner plus d'informations si nécessaire. |
  
-\\+Exemple : ''@AT Mairie de X - ticket 12345 (NM)'' 
 + 
 +==== Description ==== 
 + 
 +La zone « Description » contient les informations utiles à la personne qui réalise la tâche, pour qu'elle n'ait pas à refaire la recherche : téléphone, adresse postale en cas de déplacement, ordre du jour… 
 + 
 +==== Statut ==== 
 + 
 +^ Statut ^ Quand ^ 
 +| **Confirmé** | L'heure est fixée avec le client. | 
 +| **Provisoire** (« Tentative » en interface anglaise) | L'horaire reste à valider par la personne qui réalise la tâche. L'événement reste affiché en transparence tant qu'elle ne l'a pas fixé. | 
 + 
 +==== Durée ==== 
 + 
 +Une tâche à réaliser « dans la journée » sans horaire précis est saisie en cochant **Événement sur la journée**, pour garder un agenda lisible. 
 + 
 +===== Responsabilités ===== 
 + 
 +^ Action ^ Qui ^ 
 +| Saisir l'événement selon les règles ci-dessus | La personne qui fixe le rendez-vous | 
 +| Prévenir le collègue à qui l'événement est affecté (la fonction « Rappel » est conseillée) | La personne qui fixe le rendez-vous | 
 +| Fixer l'horaire d'un événement provisoire et le passer en « Confirmé » | La personne qui réalise la tâche | 
 +| Tenir son calendrier à jour en cas de changement | Chacun | 
 + 
 +===== Bonnes pratiques ===== 
 + 
 +==== Usage ==== 
 +  * Le calendrier sert à planifier : rendez-vous, réunions, assistance, congés et absences, jalons de projet. 
 +  * Il ne sert pas à stocker des notes ou des documents (utiliser kDrive), ni aux échanges rapides (utiliser kChat), ni à la communication officielle externe (utiliser la messagerie). 
 +  * Vérifier la disponibilité des participants avant de proposer une réunion ; éviter les invitations inutiles.
  
-===== Personnaliser les récurrences =====+==== Partage ==== 
 +  * Partager uniquement les agendas utiles aux collègues concernés, avec les droits adaptés (lecture seule ou modification). 
 +  * Un agenda peut être dédié à un service, un projet ou un type d'activité. 
 +  * Ne pas partager d'agenda contenant des informations privées sans l'accord de la personne ; respecter la confidentialité des réunions. 
 +  * Séparer agenda professionnel et agenda personnel.
  
 +==== Outils ====
 +  * Sur ordinateur, utiliser de préférence la version en ligne du calendrier Infomaniak : accessible depuis tout appareil, sans installation, synchronisée avec la messagerie, kDrive et kChat.
 +  * Sur smartphone ou tablette, utiliser l'application **Infomaniak Calendar** ou l'application **Mail Infomaniak** (qui intègre l'agenda) : synchronisation et notifications natives, sans configuration CalDAV manuelle.
 +  * Paramétrer les notifications (fenêtre, mail, mobile) et des rappels pour les réunions importantes.