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certif:procedure:li:elementorganisation [2025/07/15 11:54] – créée - modification externe 127.0.0.1certif:procedure:li:elementorganisation [2025/08/31 06:23] (Version actuelle) – [Généralité] nicolas
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 +|{{:undo-2.svg?30|}}| [[certif:do#procedures|Retour au Dossier Organisationnel]]\\ [[certif:procedure]]\\ [[certif:formationnouveau]]\\ |
 +|{{:connexe.jpg?40|}} **Sujets connexes**|[[https://www.infomaniak.com/fr/support/faq/1451/decouvrir-lapp-web-calendar-infomaniak-service-en-ligne-calendarinfomaniakcom|Documentation Calendrier d'Infomaniak]]|
 ====== Organisation des calendriers de l'entreprise (procédure #62) ====== ====== Organisation des calendriers de l'entreprise (procédure #62) ======
  
-|**Suivi des modifications majeures** |02/07/2021 Nicolas MARCHAND - Reprise partiel sur document #44\\      (Suppression de la notion de pôle)\\ 02/07/2021 Emeline AHOUA - Refonte| +|**Suivi des modifications majeures** |02/07/2021 Nicolas MARCHAND - Reprise partiel sur document #44\\      (Suppression de la notion de pôle)\\ 02/07/2021 Emeline AHOUA - Refonte \\ 23/07/2025 - Amandine PENCHENAT - Mise à jour| 
-|**Suivi des approbations** |Elément ProjeQtor Document # 62|+|**Suivi des approbations** |Cartographie fonctionelle|
 |**Objet** |Fonctionnement des calendriers| |**Objet** |Fonctionnement des calendriers|
 |**Destinataires** |**- Validation des modifications : ** Gérants \\  **- Approbation du document** : Tous| |**Destinataires** |**- Validation des modifications : ** Gérants \\  **- Approbation du document** : Tous|
 ===== Généralité ===== ===== Généralité =====
  
-Afin de permettre de concilier au mieux le travail de chacun, le point central de notre fonctionnement reste le Google-Agenda.+Afin de permettre de concilier au mieux le travail de chacun, le point central de notre fonctionnement reste le Calendar Infomaniak.
  
 Afin d’en améliorer le fonctionnement, il est proposé un petit effort de standardisation des titres qui sont l’information visuelle de premier niveau. Afin d’en améliorer le fonctionnement, il est proposé un petit effort de standardisation des titres qui sont l’information visuelle de premier niveau.
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 ^**Présent à son bureau** ^**Titre du RDV** ^**(X)** | ^**Présent à son bureau** ^**Titre du RDV** ^**(X)** |
-|Si l'événement rend indisponible le collaborateur (déplacement ext, rendez-vous téléphonique..) on préfixe le titre d’un **@** \\  **@ seul** pour un rendez vous extérieur \\ **@AT** pour assistance téléphonique \\ **@FI** pour formation individuelle \\ **Congés** le nom parle de lui même \\ **Ecole** pour les périodes de regroupements (Apprenti, contrat pro..)  |Au minima le nom du client et si présent, le numéro de ticket OTRS si demande initiale du client faite par écrit|Entre parenthèse, les initiales de la personne qui a calé le RDV et qui est donc capable de donner plus d’infos si nécessaire|+|Si l'événement rend indisponible le collaborateur (déplacement ext, rendez-vous téléphonique..) on préfixe le titre d’un **@** \\  **@ seul** pour un rendez vous extérieur \\ **@AT** pour assistance téléphonique \\ **@FI** pour formation individuelle \\ **Congés** le nom parle de lui même \\ **Ecole** pour les périodes de regroupements (Apprenti, contrat pro..)  |Au minima le nom du client et si présent, le numéro de ticket Assistance si demande initiale du client faite par écrit|Entre parenthèse, les initiales de la personne qui a calé le RDV et qui est donc capable de donner plus d’infos si nécessaire|
  
 Dans la zone "description" de l'événement, on essaie de mettre les informations susceptibles de servir à la personne à qui est affectée la tache, pour qu’elle n’ait pas à refaire la recherche (Tel, adresse postal si déplacement nécessaire,…) Dans la zone "description" de l'événement, on essaie de mettre les informations susceptibles de servir à la personne à qui est affectée la tache, pour qu’elle n’ait pas à refaire la recherche (Tel, adresse postal si déplacement nécessaire,…)
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 Pour les tâches à réaliser « sur la journée » il faut cocher la case "événement sur la journée" afin de garder un visuel agréable sur l'agenda. Pour les tâches à réaliser « sur la journée » il faut cocher la case "événement sur la journée" afin de garder un visuel agréable sur l'agenda.
  
 +====== Notice d’utilisation du Calendrier (Infomaniak) : Guide de bonnes pratiques d’usage ======
 +===== 1. Objectif du calendrier =====
 +Le calendrier Infomaniak est un outil de planification et d’organisation professionnelle.  
 +Il permet :  
 +  * de planifier des rendez-vous et réunions  
 +  * de partager des agendas avec ses collègues  
 +  * de synchroniser ses événements sur tous ses appareils (ordinateur, mobile, tablette)  
 +  * d’éviter les conflits de disponibilité grâce au partage de planning  
  
-\\+===== 2. Bonnes pratiques d’usage ===== 
 +==== Organisation ==== 
 +  * Créer un agenda dédié par service, projet ou type d’activité (ex. : *Agenda Équipe Support*)   
 +  * Donner des titres clairs aux événements (ex. : **Réunion projet Alpha - 14h**)   
 +  * Définir la durée et la récurrence des événements pour une meilleure visibilité   
 +  * Ajouter des rappels pour les réunions importantes   
 + 
 +==== Partage et collaboration ==== 
 +  * Partager uniquement les agendas nécessaires aux collègues concernés   
 +  * Utiliser les permissions adaptées (lecture seule, modification, etc.)   
 +  * Vérifier la disponibilité des participants avant de proposer une réunion   
 +  * Ajouter l’ordre du jour dans la description de l’événement pour plus de clarté   
 + 
 +===== 3. Bonnes pratiques techniques ===== 
 +  * Synchroniser le calendrier avec ses appareils pour éviter les oublis   
 +  * Tenir le calendrier à jour en cas de changement de planning   
 +  * Paramétrer des notifications adaptées (pop-up, mail, mobile)   
 +  * Conserver une distinction entre agenda professionnel et personnel pour éviter les confusions   
 + 
 +===== 4. Respect et éthique ===== 
 +  * Ne pas partager d’agendas contenant des informations privées sans consentement   
 +  * Respecter la confidentialité des réunions et événements planifiés   
 +  * Éviter de multiplier des invitations inutiles (perturbations pour les destinataires)   
 + 
 +===== 5. Cas d’usage recommandés ===== 
 +**✅ Recommandé :** 
 +  * Planification de réunions d’équipe   
 +  * Partage d’agendas de service (support, commercial, projet)   
 +  * Gestion des congés et absences   
 +  * Suivi de projets avec jalons importants   
 + 
 +**❌ Non destiné à :** 
 +  * Le stockage de notes ou documents (préférer KDrive)   
 +  * Les échanges rapides (préférer KChat)   
 +  * La communication officielle externe (préférer Mail)   
 + 
 +===== 6. Utilisation en ligne ===== 
 +On privilégiera l’utilisation en ligne du calendrier Infomaniak :   
 + 
 +  * **Accès universel** : disponible depuis tout appareil connecté, sans configuration complexe   
 +  * **Compatibilité totale** : synchronisé avec Mail, KDrive et KChat pour une meilleure intégration   
 +  * **Mises à jour automatiques** : pas besoin d’installer de logiciel tiers   
 +  * **Support simplifié** : assistance Infomaniak plus efficace sur la version web   
 + 
 +===== 7. Utilisation sur mobile ===== 
 +Pour les smartphones et tablettes, il est recommandé d’utiliser l’**application Infomaniak Calendar** ou l’**application Mail Infomaniak** (qui intègre aussi l’agenda) : 
 + 
 +  * **Synchronisation native** : vos événements sont automatiquement mis à jour   
 +  * **Notifications mobiles** : rappels pratiques pour ne pas manquer un rendez-vous   
 +  * **Simplicité** : pas besoin de configurer manuellement CalDAV   
 +  * **Fiabilité** : évite les problèmes de compatibilité avec d’autres applications tierces  
  
-===== Personnaliser les récurrences =====