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Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

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certif:procedure:li:elementorganisation [2025/08/31 06:23] – [Généralité] nicolascertif:procedure:li:elementorganisation [2026/10/01 13:33] (Version actuelle) – nicolas
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-|{{:undo-2.svg?30|}}| [[certif:do#procedures|Retour au Dossier Organisationnel]]\\ [[certif:procedure]]\\ [[certif:formationnouveau]]\\ | +|{{:undo-2.svg?30|}} [[certif:do#procedures|Retour au Dossier Organisationnel]]\\ [[certif:procedure|Retour à la liste des procédures]]|| 
-|{{:connexe.jpg?40|}} **Sujets connexes**|[[https://www.infomaniak.com/fr/support/faq/1451/decouvrir-lapp-web-calendar-infomaniak-service-en-ligne-calendarinfomaniakcom|Documentation Calendrier d'Infomaniak]]| +|{{:connexe.jpg?40|}} **Sujets connexes**|[[https://cartographie-fonctionnelle.logeas-web.fr/|Cartographie fonctionnelle de LoGeAs]]\\ [[certif:procedure:develop:senariotel|Proc#135 - Scénario téléphonique]]\\ [[certif:formationnouveau|Proc#138 - Arrivée d'un collaborateur ou d'un stagiaire]]\\ [[https://www.infomaniak.com/fr/support/faq/1451/decouvrir-lapp-web-calendar-infomaniak-service-en-ligne-calendarinfomaniakcom|Documentation du calendrier Infomaniak]]| 
-====== Organisation des calendriers de l'entreprise (procédure #62) ======+====== Proc#133 - Gestion des calendriers ======
  
-|**Suivi des modifications majeures** |02/07/2021 Nicolas MARCHAND - Reprise partiel sur document #44\\      (Suppression de la notion de pôle)\\ 02/07/2021 Emeline AHOUA - Refonte \\ 23/07/2025 - Amandine PENCHENAT - Mise à jour| +===== Informations qualité =====
-|**Suivi des approbations** |Cartographie fonctionelle| +
-|**Objet** |Fonctionnement des calendriers| +
-|**Destinataires** |**- Validation des modifications : ** Gérants \\  **- Approbation du document** : Tous| +
-===== Généralité =====+
  
-Afin de permettre de concilier au mieux le travail de chacun, le point central de notre fonctionnement reste le Calendar Infomaniak.+^Suivi des modifications majeures^^^ 
 +^Date^Auteur^Modifications^ 
 +|2 juillet 2021|Nicolas MARCHAND|Reprise partielle du document #44 (suppression de la notion de pôle)| 
 +|2 juillet 2021|Emeline AHOUA|Refonte| 
 +|23 juillet 2025|Amandine PENCHENAT|Mise à jour : guide de bonnes pratiques du calendrier Infomaniak|
  
-Afin d’en améliorer le fonctionnement, il est proposé un petit effort de standardisation des titres qui sont l’information visuelle de premier niveau.+|**Suivi des approbations** |[[https://cartographie-fonctionnelle.logeas-web.fr/UniversProcedure?id=133|Cartographie fonctionnelle – fiche de la procédure]]| 
 +|**Objet** |Fixer les règles communes de saisie des événements dans les calendriers de l'entreprise, afin que chacun puisse lire le planning des autres et concilier le travail de tous.| 
 +|**Destinataires** |**- Validation des modifications :** Gérant \\ **- Approbation du document :** Tous| 
 +|**Origine** |Ce document correspond à l'ancien élément ProjeQtOr Document #62.|
  
-Ceux-ci DOIVENT TOUS être formatés de la manière suivante :+\\
  
-^**Présent à son bureau** ^**Titre du RDV** ^**(X)** | +===== Périmètre =====
-|Si l'événement rend indisponible le collaborateur (déplacement ext, rendez-vous téléphonique..) on préfixe le titre d’un **@** \\  **@ seul** pour un rendez vous extérieur \\ **@AT** pour assistance téléphonique \\ **@FI** pour formation individuelle \\ **Congés** le nom parle de lui même \\ **Ecole** pour les périodes de regroupements (Apprenti, contrat pro..)  |Au minima le nom du client et si présent, le numéro de ticket Assistance si demande initiale du client faite par écrit|Entre parenthèse, les initiales de la personne qui a calé le RDV et qui est donc capable de donner plus d’infos si nécessaire|+
  
-Dans la zone "description" de l'événement, on essaie de mettre les informations susceptibles de servir à la personne à qui est affectée la tache, pour qu’elle n’ait pas à refaire la recherche (Tel, adresse postal si déplacement nécessaire,…)+Le calendrier Infomaniak (Calendar) est le point central de l'organisation de l'équipe : rendez-vous clients, assistance téléphonique, formations, déplacements, congés.
  
-On distingue deux types d’évènements:+Cette procédure s'applique à tout membre de l'équipe qui crée un événement, pour lui-même ou pour un collègue.
  
-  * ceux dont **l’heure est calée avec le client,**  doivent avoir le statut «** Confirmé **» +===== Règles de saisie d'un événement =====
-  * ceux qui **sont à valider**  par celui qui doit les faire : ils sont labellisés avec le statut «** Provisoire **» (ou « Tentative » pour ceux qui ont l’interface anglaise), et restent en couleur transparente tant que le propriétaire ne l’a pas calé à un horaire précis.+
  
-Il est à la charge de celui qui cale les RDV pour ses collaborateurs de les prévenir. La fonction "rappel" est intéressante dans ce cas de figure. +==== Titre ====
  
-Pour les tâches à réaliser « sur la journée » il faut cocher la case "événement sur la journée" afin de garder un visuel agréable sur l'agenda.+Le titre est l'information visuelle de premier niveau. Il est **obligatoirement** composé de trois parties :
  
-====== Notice d’utilisation du Calendrier (Infomaniak) : Guide de bonnes pratiques d’usage ====== +^ Préfixe (disponibilité) ^ Titre du rendez-vous ^ (Initiales) ^ 
-===== 1. Objectif du calendrier ===== +| Aucun préfixe si la personne reste joignable à son bureau. \\ Si l'événement rend la personne indisponible, le titre commence par un préfixe : \\ **@** seul : rendez-vous extérieur \\ **@AT** : assistance téléphonique \\ **@FI** : formation individuelle \\ **Congés** \\ **Ecole** : période de regroupement (apprentissage, contrat de professionnalisation…) | Au minimum le nom du client et, si la demande initiale du client a été faite par écrit, le numéro du ticket d'assistance. | Entre parenthèses, les initiales de la personne qui a fixé le rendez-vous : c'est elle qui peut donner plus d'informations si nécessaire. |
-Le calendrier Infomaniak est un outil de planification et d’organisation professionnelle.   +
-Il permet :   +
-  * de planifier des rendez-vous et réunions   +
-  * de partager des agendas avec ses collègues   +
-  * de synchroniser ses événements sur tous ses appareils (ordinateur, mobile, tablette)   +
-  * d’éviter les conflits de disponibilité grâce au partage de planning  +
  
-===== 2. Bonnes pratiques d’usage ===== +Exemple : ''@AT Mairie de X - ticket 12345 (NM)''
-==== Organisation ==== +
-  * Créer un agenda dédié par service, projet ou type d’activité (ex. : *Agenda Équipe Support*)   +
-  * Donner des titres clairs aux événements (ex. : **Réunion projet Alpha - 14h**)   +
-  * Définir la durée et la récurrence des événements pour une meilleure visibilité   +
-  * Ajouter des rappels pour les réunions importantes  +
  
-==== Partage et collaboration ==== +==== Description ====
-  * Partager uniquement les agendas nécessaires aux collègues concernés   +
-  * Utiliser les permissions adaptées (lecture seule, modification, etc.)   +
-  * Vérifier la disponibilité des participants avant de proposer une réunion   +
-  * Ajouter l’ordre du jour dans la description de l’événement pour plus de clarté  +
  
-===== 3. Bonnes pratiques techniques ===== +La zone « Description » contient les informations utiles à la personne qui réalise la tâche, pour qu'elle n'ait pas à refaire la recherche : téléphone, adresse postale en cas de déplacement, ordre du jour…
-  * Synchroniser le calendrier avec ses appareils pour éviter les oublis   +
-  * Tenir le calendrier à jour en cas de changement de planning   +
-  * Paramétrer des notifications adaptées (pop-up, mail, mobile)   +
-  * Conserver une distinction entre agenda professionnel et personnel pour éviter les confusions  +
  
-===== 4. Respect et éthique ===== +==== Statut ====
-  * Ne pas partager d’agendas contenant des informations privées sans consentement   +
-  * Respecter la confidentialité des réunions et événements planifiés   +
-  * Éviter de multiplier des invitations inutiles (perturbations pour les destinataires)  +
  
-===== 5. Cas d’usage recommandés ===== +^ Statut ^ Quand ^ 
-**✅ Recommandé :** +| **Confirmé** | L'heure est fixée avec le client. | 
-  * Planification de réunions d’équipe   +| **Provisoire** (« Tentative » en interface anglaise) | L'horaire reste à valider par la personne qui réalise la tâche. L'événement reste affiché en transparence tant qu'elle ne l'a pas fixé. |
-  * Partage d’agendas de service (support, commercial, projet)   +
-  * Gestion des congés et absences   +
-  * Suivi de projets avec jalons importants  +
  
-**❌ Non destiné à :** +==== Durée ====
-  * Le stockage de notes ou documents (préférer KDrive)   +
-  * Les échanges rapides (préférer KChat)   +
-  * La communication officielle externe (préférer Mail)  +
  
-===== 6. Utilisation en ligne ===== +Une tâche à réaliser « dans la journée » sans horaire précis est saisie en cochant **Événement sur la journée**, pour garder un agenda lisible.
-On privilégiera l’utilisation en ligne du calendrier Infomaniak :  +
  
-  * **Accès universel** : disponible depuis tout appareil connecté, sans configuration complexe   +===== Responsabilités =====
-  * **Compatibilité totale** : synchronisé avec Mail, KDrive et KChat pour une meilleure intégration   +
-  * **Mises à jour automatiques** : pas besoin d’installer de logiciel tiers   +
-  * **Support simplifié** : assistance Infomaniak plus efficace sur la version web  +
  
-===== 7. Utilisation sur mobile ===== +^ Action ^ Qui ^ 
-Pour les smartphones et tablettes, il est recommandé d’utiliser l’**application Infomaniak Calendar** ou l’**application Mail Infomaniak** (qui intègre aussi l’agenda) :+| Saisir l'événement selon les règles ci-dessus | La personne qui fixe le rendez-vous | 
 +| Prévenir le collègue à qui l'événement est affecté (la fonction « Rappel » est conseillée) | La personne qui fixe le rendez-vous | 
 +| Fixer l'horaire d'un événement provisoire et le passer en « Confirmé » | La personne qui réalise la tâche | 
 +| Tenir son calendrier à jour en cas de changement | Chacun |
  
-  * **Synchronisation native** : vos événements sont automatiquement mis à jour   +===== Bonnes pratiques =====
-  * **Notifications mobiles** : rappels pratiques pour ne pas manquer un rendez-vous   +
-  * **Simplicité** : pas besoin de configurer manuellement CalDAV   +
-  * **Fiabilité** : évite les problèmes de compatibilité avec d’autres applications tierces  +
  
 +==== Usage ====
 +  * Le calendrier sert à planifier : rendez-vous, réunions, assistance, congés et absences, jalons de projet.
 +  * Il ne sert pas à stocker des notes ou des documents (utiliser kDrive), ni aux échanges rapides (utiliser kChat), ni à la communication officielle externe (utiliser la messagerie).
 +  * Vérifier la disponibilité des participants avant de proposer une réunion ; éviter les invitations inutiles.
  
 +==== Partage ====
 +  * Partager uniquement les agendas utiles aux collègues concernés, avec les droits adaptés (lecture seule ou modification).
 +  * Un agenda peut être dédié à un service, un projet ou un type d'activité.
 +  * Ne pas partager d'agenda contenant des informations privées sans l'accord de la personne ; respecter la confidentialité des réunions.
 +  * Séparer agenda professionnel et agenda personnel.
 +
 +==== Outils ====
 +  * Sur ordinateur, utiliser de préférence la version en ligne du calendrier Infomaniak : accessible depuis tout appareil, sans installation, synchronisée avec la messagerie, kDrive et kChat.
 +  * Sur smartphone ou tablette, utiliser l'application **Infomaniak Calendar** ou l'application **Mail Infomaniak** (qui intègre l'agenda) : synchronisation et notifications natives, sans configuration CalDAV manuelle.
 +  * Paramétrer les notifications (fenêtre, mail, mobile) et des rappels pour les réunions importantes.