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certif:procedure:gestion:preparationseanceformationdistanciel [2025/07/18 17:00] – amandinecertif:procedure:gestion:preparationseanceformationdistanciel [2026/10/01 15:58] (Version actuelle) – nicolas
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 |{{:undo-2.svg?30|}} [[certif:do#procedures|Retour au Dossier Organisationnel]]|| |{{:undo-2.svg?30|}} [[certif:do#procedures|Retour au Dossier Organisationnel]]||
-|{{:connexe.jpg?40|}} **Sujets connexes**|https://cartographie-fonctionnelle.logeas-web.fr/|Cartographie fonctionnelle de LoGeAs]]\\ [[:certif:procedure:gestion:miseenplaceformationdistanciel]]\\ [[:certif:procedure:gestion:preparationseanceformationdistanciel]]\\ [[:certif:procedure:gestion:questionnairesevaluation]]\\ [[:certif:procedure:miseenplaceforationwifi]]| +|{{:connexe.jpg?40|}} **Sujets connexes**|[[https://cartographie-fonctionnelle.logeas-web.fr/|Cartographie fonctionnelle de LoGeAs]]\\ [[certif:procedure:gestion:miseenplaceformationdistanciel|Proc#176 - Mise en place des formations en distanciel]]\\ [[certif:procedure:gestion:questionnairesevaluation|Proc#171 - Questionnaires d'évaluation de formation]]| 
-====== Gestion des inscriptions à une formation distanciel ======+====== Proc#178 - Inscriptions aux formations en distanciel ====== 
 ===== Informations qualité ===== ===== Informations qualité =====
-|**Suivi des modifications majeures** |01/08/2017 - Kristel THIRY - Création \\ 18/07/2025 - Amandine PENCHENAT - Mise à jour| 
-|**Suivi des approbations** | | 
-|**Objet** |Gérer les demandes d'inscriptions, informer les utilisateurs que leur demande a été prise en compte| 
-|**Destinataires** |**- Validation des modifications : ** Gérant \\ **- Approbation du document** : Tous | 
  
 +^Suivi des modifications majeures^^^
 +^Date^Auteur^Modifications^
 +|1 août 2017|Kristel THIRY|Création|
 +|18 juillet 2025|Amandine PENCHENAT|Mise à jour|
 +|1 octobre 2026|Nicolas MARCHAND|Mise à la norme (Proc#163) : numérotation, bloc qualité, regroupement des cas « mail » et « ticket »|
 +
 +|**Suivi des approbations** |[[https://cartographie-fonctionnelle.logeas-web.fr/UniversProcedure?id=178|Cartographie fonctionnelle – fiche de la procédure]]|
 +|**Objet** |Traiter les demandes d'inscription aux formations en distanciel et informer les utilisateurs que leur demande a été prise en compte.|
 +|**Destinataires** |**- Validation des modifications :** Gérant \\ **- Approbation du document :** Équipe Assistance|
 +
 +\\
 +
 +===== Principe =====
  
 +Après l'envoi du mailing « Nouveau calendrier des formations » (voir [[certif:procedure:gestion:miseenplaceformationdistanciel|Proc#176]]), les utilisateurs demandent leur inscription :
 +  * **par ticket**, s'ils ont déjà un compte LoGeAs ;
 +  * **par mail**, s'ils n'ont pas encore de compte (futur utilisateur, par exemple).
  
-==== Réception de la demande ====+Toute demande est tracée par un ticket de l'utilisateur, et les inscrits sont tenus dans le **fichier des inscriptions** de la période, sur le kDrive (dossier ''Common documents\Logeas Informatique\Formation LoGeAs'').
  
-Suite à l'envoi du mailing "Nouveau Calendrier des formations" à tous les utilisateurs concernés, les retours peuvent se faire soit : +===== Traitement d'une demande =====
-  * Par mail : Si l'utilisateur n'a pas de compte LoGeAs est qu'il sera bientôt utilisateur par exemple. +
-  * Par Ticket : Si l'utilisateur est déjà connu de notre base de donnée.+
  
-=== Si la demande est effectuée par mail===+  - **Demande par mail uniquement** : dans [[https://assistance.logeas-web.fr/|Assistance LoGeAs]], rattacher la demande aux tickets de l'utilisateur, ou créer l'utilisateur s'il n'existe pas. 
 +  - Vérifier que la demande précise le ou les modules et les dates. 
 +  - Vérifier qu'il reste de la place dans le groupe (12 participants au maximum). Sinon, voir [[#module_complet|Module complet]]. 
 +  - Dans le fichier des inscriptions, ajouter le nom, le prénom et le mail de la personne dans chaque groupe choisi. 
 +  - Répondre au ticket pour confirmer l'inscription, avec le texte type (à adapter) :\\ //Je vous confirme votre inscription au(x) module(s) de formation demandé(s).\\ Vous recevrez quelques jours avant la séance un mail avec toutes les indications nécessaires à votre participation.\\ Bien à vous,//
  
-  * Se connecter sur le site [[https://assistance.logeas-web.fr/| Assistance LoGeAs]] afin d'intégrer la demande dans les tickets de l'utilisateur s'il existe déjà, ou bien créer l'utilisateur. Vérifier que la demande comporte bien, un ou plusieurs module(s) avec les dates de participation. +===== Module complet =====
-  * Ensuite, se connecter sur le Kdrive dans le dossier formation : D:\Logeas Informatique\Common documents\Logeas Informatique\Formation LoGeAs et ouvrir le fichier "202_ - Inscriptions _ semestre" pour ajouter le courriel de la personne, le nom / prénom dans le ou les groupe(s) choisi(s). +
-  * Pour finir, répondre au ticket intégré précédemment pour confirmer l'inscription. Voici le texte type à mettre à jour suivant la situation : +
-"Je vous confirme votre inscription sur le(s) module(s) de formation(s) demandé(s). +
-Vous recevrez quelques jours avant ces dates, un mail d'information avec toutes les indications nécessaires à votre participation. +
-Bien à vous,"+
  
-=== Si la demande est effectuée par Ticket===+  * Proposer à l'utilisateur une autre date où il reste des places, d'après le calendrier des formations. 
 +  * Si aucune autre séance n'est prévue et que plusieurs personnes attendent ce module, proposer une date supplémentaire, après accord de l'équipe Assistance.
  
-  * Se connecter sur le Kdrive dans le dossier formation : D:\Logeas Informatique\Common documents\Logeas Informatique\Formation LoGeAs et ouvrir le fichier "202_ - Inscriptions _ semestre" pour ajouter le courriel de la personne, le nom / prénom dans le ou les groupe(s) choisi(s). +===== Responsabilités =====
-  * Pour finir, répondre au ticket pour confirmer l'inscription. Voici le texte type à mettre à jour suivant la situation : +
-"Je vous confirme votre inscription sur le(s) module(s) de formation(s) demandé(s). +
-Vous recevrez quelques jours avant ces dates, un mail d'information avec toutes les indications nécessaires à votre participation. +
-Bien à vous,"+
  
 +^ Qui ^ Quoi ^
 +| Équipe Assistance | traitement des demandes, tenue du fichier des inscriptions, confirmation |