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certif:procedure:gestion:miseenplaceformationdistanciel [2025/07/18 10:31] – [Gestion des demandes de formation en distanciel] amandinecertif:procedure:gestion:miseenplaceformationdistanciel [2026/10/01 15:57] (Version actuelle) – nicolas
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 |{{:undo-2.svg?30|}} [[certif:do#procedures|Retour au Dossier Organisationnel]]|| |{{:undo-2.svg?30|}} [[certif:do#procedures|Retour au Dossier Organisationnel]]||
-|{{:connexe.jpg?40|}} **Sujets connexes**|[[https://cartographie-fonctionnelle.logeas-web.fr/|Cartographie fonctionnelle de LoGeAs]]| +|{{:connexe.jpg?40|}} **Sujets connexes**|[[https://cartographie-fonctionnelle.logeas-web.fr/|Cartographie fonctionnelle de LoGeAs]]\\ [[certif:procedure:gestion:miseenplaceformationdistanciel:modeoperatoire|Mise en place des formations : mode opératoire (document technique)]]\\ [[certif:procedure:gestion:preparationseanceformationdistanciel|Proc#178 - Inscriptions aux formations en distanciel]]\\ [[certif:procedure:li:mailingformations|Mailing de formations (document technique)]]\\ [[certif:procedure:gestion:questionnairesevaluation|Proc#171 - Questionnaires d'évaluation de formation]]| 
-====== Gestion des formations ======+====== Proc#176 - Mise en place des formations en distanciel ======
  
 ===== Informations qualité ===== ===== Informations qualité =====
  
-|**Suivi des modifications majeures** |15 Juillet 2025 - Nicolas Marchand - Création du document \\ 18 Juillet 2025 - Mise à jour du document| +^Suivi des modifications majeures^^^ 
-|**Suivi des approbations** | | +^Date^Auteur^Modifications^ 
-|**Objet** |L'objectif de ce document est de définir les étapes de la mise en place de formations au logiciel LoGeAs.| +|15 juillet 2025|Nicolas MARCHAND|Création du document| 
-|**Destinataires** |**- Validation des modifications : ** Gérant \\  **- Approbation du document** : Equipe dev & Equipe Assistance|+|18 juillet 2025|Amandine PENCHENAT|Mise à jour du document| 
 +|1 octobre 2026|Nicolas MARCHAND|Mise à la norme (Proc#163) : procédure générique, manipulations des fichiers et de l'agenda déplacées dans un document technique| 
 + 
 +|**Suivi des approbations** |[[https://cartographie-fonctionnelle.logeas-web.fr/UniversProcedure?id=176|Cartographie fonctionnelle – fiche de la procédure]]| 
 +|**Objet** |Définir les étapes de la mise en place des formations au logiciel LoGeAs en distanciel, du calendrier des modules jusqu'à la convocation des participants.| 
 +|**Destinataires** |**- Validation des modifications :** Gérant \\ **- Approbation du document :** Équipe Assistance et Développement|
  
 \\ \\
  
-===== Gestion des formations en distanciel ===== +===== Principe =====
- +
- +
-==== Réception de la demande ==== +
- +
-  * Si la demande est effectuée par mail, se connecter sur le site [[https://assistance.logeas-web.fr/| Assistance LoGeAs]] afin d'intégrer la demande dans les tickets de l'utilisateur s'il existe déjà, ou bien créer l'utilisateur. Vérifier que la demande comporte bien, un ou plusieurs module(s) avec les dates de participation. +
-  * Ensuite, se connecter sur le Kdrive dans le dossier formation : D:\Logeas Informatique\Common documents\Logeas Informatique\Formation LoGeAs et ouvrir le fichier "202_ - Inscriptions _ semestre" pour ajouter le courriel de la personne, le nom / prénom dans le ou les groupe(s) choisi(s). +
-  * Pour finir, répondre au ticket intégré précédemment pour confirmer l'inscription. Voici le texte type à mettre à jour suivant la situation : +
-"Je vous confirme votre inscription sur le(s) module(s) de formation(s) demandé(s). +
-Vous recevrez quelques jours avant ces dates, un mail d'information avec toutes les indications nécessaires à votre participation. +
-Bien à vous," +
- +
-== Pour créer un "Groupe" de formation == +
- +
-Si le calendrier des formations a déjà été mis en place et que l'on veut rajouter un groupe +
-  * Se connecter sur le Kdrive dans le dossier formation : D:\Logeas Informatique\Common documents\Logeas Informatique\Formation LoGeAs et ouvrir le fichier "202_ - Inscriptions _ semestre" +
-  * Sélectionner la feuille du tableur du module à ajouter et copier la forme du tableau déjà créer et coller. Mettre l'intitulé de la formation à jour avec la date +
-  * Enregistrer le document. +
-Si le calendrier des formations n'existe pas encore +
-  * Reprendre le document du Kdrive déjà existant et le mettre à jour les dates des modules, ajouter des feuilles de modules si nécessaires. +
-  * Enregistrer le nouveau document en mettant à jour l'année et le numéro du trimestre. +
- +
-== Pour supprimer un "Groupe" de formation == +
- +
-  * Sur le Kdrive, se rendre sur D:\Logeas Informatique\Common documents\Logeas Informatique\Formation LoGeAs et ouvrir le fichier "202_ - Inscriptions _ semestre" +
-  * Rechercher dan le document le groupe concerné +
-  * Le sélectionner et le supprimer. +
- +
- +
- +
- +
-===== Prévenir une formation en distanciel ===== +
- +
-==== 1ére Étape : La formation est complète ==== +
- +
-   * Sur monespace.logeas avec l'identifiant assistance, copier l'intitulé exact de la formation et se déconnecter. +
-   * S'identifier avec son compte personnel monespace.logeas puis faire une recherche "distanciel". Retrouver le module concerné et une fois sur la page avec les invités, cliquer en haut à droite 'Actions sur le groupe" puis "Renommer le groupe".  +
-   * Coller l'intitulé exact et rajouter la mention COMPLET devant.  +
-  +
-==== 2éme Etape : La formation arrive ==== +
  
-   * Envoyer un mailing 72h avant le jour J. Se connecter sur monespace.logeas avec l'identifiant Assistance et cliquer sur l'onglet tout en haut de page "Mailing".  +Les formations en distanciel sont organisées par modules, selon un calendrier établi par l'équipe Assistance pour la période à venir.\\ 
-   * Dans le listing choisir le mailing déjà envoyé correspondant au module concerné l'ouvrir et le copier.  Revenir à la liste de mailing et cliquer sur "Nouveau", coller le mail. Mettre à jour la date et l'heure du module.  +Deux outils servent de référence et sont tenus à jour en même temps : 
-   * L'adresse écrite en bleue correspond au lien de la formation, le sélectionner et le "cassé" avec l’icône {{:certif:procedure:gestion:test02.jpg|}} qui se trouve dans le menu du mail. Renommer le lien en changeant uniquement la partie après "Logeas" avec la date et le module concerné puis sélectionner l’ensemble et recréer le lien avec l'icone {{:certif:procedure:gestion:test03.jpg|}}.  +  * le **fichier des inscriptions** de la période sur le kDrive (un groupe par séance, avec ses participants) ; 
-   * Le Mail est prêt, l'enregistrer. Pour finir retourner dans le groupe des formations pour copier l'intitulé exact et le coller dans l'objet du mail, puis cliquer sur "Voir les destinataires" et onglet "groupe", tapez le nom du module, pour rajouter les destinataires cliquez sur le plus vert à droite et vérifier si les destinataires ont bien été rajoutés.  +  * l'**agenda Formation** d'Infomaniak (dates des séances, état « complet », lien de visio, nombre d'inscrits), consulté par toute l'équipe.
-   * Revenir dans la liste des mailing et cliquer sur envoyer, patienter jusqu'à ce que le nombre d'envois atteigne le nombre de destinataires.+
  
-==== 3éme Etape : Mise à jour de l'agenda ====+===== Déroulement =====
  
-  * Copier le lien de la formation dans le mail envoyé aux participant +^ Étape ^ Quand ^ Action ^ Mode opératoire ^ 
-  * Ouvrir l'agenda et coller le lien sur le créneau horaire précédant la formation +| 1. Calendrier des formations | avant chaque période | l'équipe Assistance se réunit, choisit les modules et les dates, les reporte dans l'agenda Formation | [[certif:procedure:gestion:miseenplaceformationdistanciel:modeoperatoire#calendrier_des_formations|Calendrier]] | 
-  * Pour info, mettre à jour le nombre d'inscrit final sur la formation.+| 2. Groupes de formation | à la création du calendrier, puis au besoin | créer, ajouter ou supprimer les groupes dans le fichier des inscriptions | [[certif:procedure:gestion:miseenplaceformationdistanciel:modeoperatoire#groupes_de_formation|Groupes]] | 
 +| 3. Inscriptions | à chaque demande | inscrire les participants et les informer de la prise en compte | [[certif:procedure:gestion:preparationseanceformationdistanciel|Proc#178]] | 
 +| 4. Suivi du remplissage | au fil des inscriptions | marquer le groupe « COMPLET » à 12 participants ; ouvrir une date supplémentaire si la demande le justifie | [[certif:procedure:gestion:miseenplaceformationdistanciel:modeoperatoire#groupe_complet|Groupe complet]] | 
 +| 5. Convocation | au plus tard 72 h avant la séance | envoyer le mailing aux inscrits (lien d'installation, documents, salle de visio) | [[certif:procedure:li:mailingformations|Mailing de formations]] | 
 +| 6. Mise à jour de l'agenda | après la convocation | reporter le lien de visio et le nombre final d'inscrits dans l'agenda Formation | [[certif:procedure:gestion:miseenplaceformationdistanciel:modeoperatoire#mise_a_jour_de_l_agenda|Agenda]] | 
 +| 7. Évaluation | après la séance | faire évaluer la formation par les participants | [[certif:procedure:gestion:questionnairesevaluation|Proc#171]] |
  
 +===== Règles =====
  
 +  * Un module accueille **12 participants au maximum**. Il n'y a pas de minimum ; on peut proposer aux inscrits de se regrouper sur une même séance.
 +  * Les modules sont choisis selon la période de l'année : par exemple, pas de formation sur la clôture au 4e trimestre (les utilisateurs clôtureraient trop tôt et auraient oublié la démarche au moment voulu) ; plus de demandes au 1er trimestre (clôture, reçus), où l'on peut ajouter des séances le samedi.
 +  * La convocation part **au plus tard 72 h** (3 jours ouvrables) avant la séance.
  
 +===== Responsabilités =====
  
 +^ Qui ^ Quoi ^
 +| Équipe Assistance | calendrier, groupes, inscriptions, convocation, agenda |
 +| Gérant | validation des modifications de la procédure |