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Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

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certif:procedure:gestion:miseenplaceformationdistanciel [2025/07/18 10:23] – amandinecertif:procedure:gestion:miseenplaceformationdistanciel [2025/07/23 09:16] (Version actuelle) – [Informations qualité] amandine
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 ===== Informations qualité ===== ===== Informations qualité =====
  
-|**Suivi des modifications majeures** |15 Juillet 2025 - Nicolas Marchand - Création du document \\ 18 Juillet 2025 - Mise à jour du document|+|**Suivi des modifications majeures** |15 Juillet 2025 - Nicolas Marchand - Création du document \\ 18 Juillet 2025 - Amandine PENCHENAT - Mise à jour du document|
 |**Suivi des approbations** | | |**Suivi des approbations** | |
 |**Objet** |L'objectif de ce document est de définir les étapes de la mise en place de formations au logiciel LoGeAs.| |**Objet** |L'objectif de ce document est de définir les étapes de la mise en place de formations au logiciel LoGeAs.|
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-===== Enregistrer une demande de formation en distanciel =====+===== Gestion des formations en distanciel =====
  
-==== 1ère Étape ====+=== Mettre en place le calendrier des formations ===
  
-  * Si la demande est effectuée par mail, se connecter sur le site [[https://assistance.logeas-web.fr/| Assistance LoGeAs]] afin d'intégrer la demande dans les tickets de l'utilisateur s'il existe déjà, ou bien créer l'utilisateur. Vérifier que la demande comporte bien, un ou plusieurs module(s) avec les dates de participation. +  - Réunir les membres de l'assistance pour mettre en place le calendrier. Un document d'édition est disponible sur le Kdrive D:\Logeas Informatique\Common documents\Logeas Informatique\Formation LoGeAs\Calendrier des formations vierge. 
-  * Ensuite, se connecter sur le Kdrive dans le dossier formation : D:\Logeas Informatique\Common documents\Logeas Informatique\Formation LoGeAs et ouvrir le fichier "202_ - Inscriptions _ semestre" pour ajouter le courriel de la personne, le nom / prénom dans le ou les groupe(s) choisi(s). +  - Choisir les modules en fonction du trimestre, par exemple : ne pas programmer de formation sur la clôture au 4ème trimestre, les utilisateurs clôtureraient trop tôt et ne se souviendraient plus de la procédure au moment venu. 
-  * Pour finir, répondre au ticket intégré précédemment pour confirmer l'inscription. Voici le texte type à mettre à jour suivant la situation : +  - Prévoir les dates en fonction des demandes utilisateurs : 1er trimestre beaucoup de demande sur clôture, éditions des reçus... Ajouter des créneaux sur les samedis. 2ème et 3ème trimestre plus calme 
-"Je vous confirme votre inscription sur le(s) module(s) de formation(s) demandé(s). +  - Au fur et à mesure des choix des dates de modules, mettre à jour l'agenda sur le Calendar Formation d'Infomaniak.
-Vous recevrez quelques jours avant ces dates, un mail d'information avec toutes les indications nécessaires à votre participation. +
-Bien à vous,"+
  
-== Pour créer un "Groupe" de formation ==+=== Pour Créer/Modifer les "Groupes" de formation ===
  
-Si le calendrier des formations a déjà été mis en place et que l'on veut rajouter un groupe+Le calendrier des formations n'existe pas encore : 
 +  * Reprendre le document du Kdrive D:\Logeas Informatique\Common documents\Logeas Informatique\Formation LoGeAs et ouvrir le fichier "202_ - Inscriptions _ semestre" déjà existant et le mettre à jour les dates des modules, ajouter des feuilles de modules si nécessaires. 
 +  * Enregistrer le nouveau document en mettant à jour l'année et le numéro du trimestre. 
 +Si le calendrier des formations a déjà été mis en place et que l'on veut rajouter un groupe : 
   * Se connecter sur le Kdrive dans le dossier formation : D:\Logeas Informatique\Common documents\Logeas Informatique\Formation LoGeAs et ouvrir le fichier "202_ - Inscriptions _ semestre"   * Se connecter sur le Kdrive dans le dossier formation : D:\Logeas Informatique\Common documents\Logeas Informatique\Formation LoGeAs et ouvrir le fichier "202_ - Inscriptions _ semestre"
   * Sélectionner la feuille du tableur du module à ajouter et copier la forme du tableau déjà créer et coller. Mettre l'intitulé de la formation à jour avec la date   * Sélectionner la feuille du tableur du module à ajouter et copier la forme du tableau déjà créer et coller. Mettre l'intitulé de la formation à jour avec la date
   * Enregistrer le document.   * Enregistrer le document.
-Si le calendrier des formations n'existe pas encore 
-  * Reprendre le document du Kdrive déjà existant et le mettre à jour les dates des modules, ajouter des feuilles de modules si nécessaires. 
-  * Enregistrer le nouveau document en mettant à jour l'année et le numéro du trimestre. 
  
-== Pour supprimer un "Groupe" de formation ==+=== Pour supprimer un "Groupe" de formation ===
  
   * Sur le Kdrive, se rendre sur D:\Logeas Informatique\Common documents\Logeas Informatique\Formation LoGeAs et ouvrir le fichier "202_ - Inscriptions _ semestre"   * Sur le Kdrive, se rendre sur D:\Logeas Informatique\Common documents\Logeas Informatique\Formation LoGeAs et ouvrir le fichier "202_ - Inscriptions _ semestre"
   * Rechercher dan le document le groupe concerné   * Rechercher dan le document le groupe concerné
   * Le sélectionner et le supprimer.   * Le sélectionner et le supprimer.
 +  * Enregistrer le document.
  
 +=== Ajouter des inscriptions aux modules de formations ===
  
-==== 2ème Étape ====+Rendez vous sur la pages suivante : [[:certif:procedure:gestion:preparationseanceformationdistanciel]]
  
-  * Se connecter sur support.logeas.fr avec vos identifiants afin de rechercher les tickets non traités sur les demandes d'inscriptions formations +=== Prévenir une formation en distanciel ===
-  * Copier l'adresse mail de l'utilisateur +
-  * Rechercher le module demandé par la personne sur monespace.logeas et cliquer sur "Action" puis administrer le groupe. +
-  * Cliquer sur "inviter un utilisateur" +
-  * Coller l'adresse mail pour ajouter le participant. +
-  * Cliquer dans le petit encadré bleu "Voir informations structure" pour revenir au menu.+
  
-==== 3éme Étape ====+== 1ére Étape : La formation est complète ? ==
  
-  * Répondre au mail de l'utilisateur sur support.logeas en choisissant la réponse dans le menu déroulant "Formation - Inscription validée" +   * Le module est complet lorsqu'il y a 12 participants maximum. Une fois ce nombre atteins, modifier l'intitulé du groupe en ajoutant la mention "COMPLET" avant le nom du module sur le fichier des inscriptions sur le KDrive, faire de même sur le Calendar pour que tous les membres de l'assistance puissent avoir l'information. 
- +  * :!: Il n'y a pas de minimum de participants pour faire une formation, cependant, rien ne nous empêche d'essayer de regrouper les inscrits sur un seul modules en les contactant directement. 
-===== Prévenir une formation en distanciel ===== +  * :!: Si l'on reçoit beaucoup de demandes alors que le module est complet, prévoir une date supplémentaire et proposer aux utilisateurs.
- +
-==== 1ére Étape : La formation est complète ==== +
- +
-   * Sur monespace.logeas avec l'identifiant assistance, copier l'intitulé exact de la formation et se déconnecter. +
-   * S'identifier avec son compte personnel monespace.logeas puis faire une recherche "distanciel". Retrouver le module concerné et une fois sur la page avec les invités, cliquer en haut à droite 'Actions sur le groupe" puis "Renommer le groupe".  +
-   * Coller l'intitulé exact et rajouter la mention COMPLET devant. +
    
-==== 2éme Etape : La formation arrive ==== +== 2éme Etape : La formation arrive ==
  
-   * Envoyer un mailing 72h avant le jour J. Se connecter sur monespace.logeas avec l'identifiant Assistance et cliquer sur l'onglet tout en haut de page "Mailing".  +   * Envoyer un mailing 72h avant le jour J. Se connecter sur [[https://assistance.logeas-web.fr/| Assistance LoGeAs]] et se rendre dans l'écran "Mailing" pour envoyer un mailing aux personnes inscrites.  
-   * Dans le listing choisir le mailing déjà envoyé correspondant au module concerné l'ouvrir et le copier.  Revenir à la liste de mailing et cliquer sur "Nouveau", coller le mail. Mettre à jour la date et l'heure du module.  +   * Sélectionner un mailing d'un module précédemment envoyé et cliquer sur "Dupliquer" pour mettre à jour la date et vérifier les liens de renvoi vers les documents et la salle de visio, valider. 
-   * L'adresse écrite en bleue correspond au lien de la formation, le sélectionner et le "cassé" avec l’icône {{:certif:procedure:gestion:test02.jpg|}} qui se trouve dans le menu du mail. Renommer le lien en changeant uniquement la partie après "Logeas" avec la date et le module concerné puis sélectionner l’ensemble et recréer le lien avec l'icone {{:certif:procedure:gestion:test03.jpg|}}.  +   * Rendez vous dans l'onglet "Destinataire" pour ajouter "Manuellement" ou "Individuellement" les participants via les adresses mail du document "202_ - Inscriptions _ semestre". 
-   * Le Mail est prêt, l'enregistrer. Pour finir retourner dans le groupe des formations pour copier l'intitulé exact et le coller dans l'objet du mail, puis cliquer sur "Voir les destinataires" et onglet "groupe", tapez le nom du module, pour rajouter les destinataires cliquez sur le plus vert à droite et vérifier si les destinataires ont bien été rajoutés.  +   * Après une dernière vérification sur le titre du mailing et le contenu, cliquer sur "Envoyer le mailing"
-   * Revenir dans la liste des mailing et cliquer sur envoyer, patienter jusqu'à ce que le nombre d'envois atteigne le nombre de destinataires.+
  
-==== 3éme Etape : Mise à jour de l'agenda ====+== 3éme Etape : Mise à jour de l'agenda ==
  
-  * Copier le lien de la formation dans le mail envoyé aux participant +  * Copier le lien de visio de la formation dans le mail envoyé aux participant 
-  * Ouvrir l'agenda et coller le lien sur le créneau horaire précédant la formation+  * Ouvrir l'agenda Formation dans Calendar et coller le lien sur un événement de la journée du module.
   * Pour info, mettre à jour le nombre d'inscrit final sur la formation.   * Pour info, mettre à jour le nombre d'inscrit final sur la formation.