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Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

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certif:envoimailing [2025/11/21 11:09] – [Contacter les autres utilisateurs] alexiacertif:envoimailing [2026/10/01 15:51] (Version actuelle) – nicolas
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 |{{:undo-2.svg?30|}} [[certif:do#procedures|Retour au Dossier Organisationnel]]|| |{{:undo-2.svg?30|}} [[certif:do#procedures|Retour au Dossier Organisationnel]]||
-|{{:connexe.jpg?40|}} **Sujets connexes**|[[https://cartographie-fonctionnelle.logeas-web.fr/|Cartographie fonctionnelle de LoGeAs]]| +|{{:connexe.jpg?40|}} **Sujets connexes**|[[https://cartographie-fonctionnelle.logeas-web.fr/|Cartographie fonctionnelle de LoGeAs]]\\ [[certif:envoimailing:retours|Traitement des retours de mailing (document technique)]]\\ [[certif:procedure:li:mailingformations|Mailing de formations (document technique)]]| 
-|**Suivi des modifications majeures** |Août 2025 - Nicolas Marchand| +====== Proc#175 - Envoi des mailings aux utilisateurs ======
-|**Suivi des approbations** || +
-|**Objet** |L'objectif de ce document est de définir la bonne gestion des mailing via la newsletters d'Infomaniak| +
-|**Destinataires** |**- Validation des modifications : ** Gérant \\  **- Approbation du document** : Equipe Assistance et Développement|+
  
-====== Gestion des mailings aux utilisateurs ====== +===== Informations qualité =====
-===== Mise à jour de la liste des destinataires chez Infomaniak ===== +
-**Cette procédure doit être faite avant chaque envoi** +
-===== Création et envoi du mail ===== +
-[[.:procedure:li:mailingformations|Mailing Formations]] +
-===== Traitement des retours : Etape 1 mail dans la boite assistance ===== +
-On traite les retours en premier lieu via les retour dans la boite mail assistance@logeas.fr +
-==== Adresse invalide / Boite mail introuvable / Introuvable ==== +
-=== Exemple de message === +
-Le message de retour diffère en fonction de l'hébergeur : +
-  * An error occurred while trying to deliver the mail to the following recipients +
-    * Diagnostic-Code: smtp; 550 4.4.7 Message expired: unable to deliver in 840 minutes.<421 4.4.1 Failed to establish connection> +
-    * Diagnostic-Code: smtp; 550 5.1.1 quWUuwh6r3AQS Adresse d au moins un destinataire invalide. Invalid recipient. OFR_416 [416] +
-    * Diagnostic-Code: smtp; 552 1 Requested mail action aborted, mailbox not found +
-    * Diagnostic-Code: smtp; 554 30 Sorry, your message to monique.recht@yahoo.fr cannot be delivered. This mailbox is disabled (554.30). +
-    * Diagnostic-Code: smtp; 552 5.2.2 <xxxxxxxxxx@x.fr>: Over quota +
-=== Traitement === +
-  - Retrouver dans Assistance\Utilisateur  +
-  - Créer un ticket :  +
-    * Titre : jour:mois:annee : Suite retour mail invalide - blocage envoi de mailing à votre adresse  +
-    * Texte : Si vous êtes encore actif sur Logeas merci de contacter l'assistance en répondant à ce ticket. La newsletter est accessible à l'adresse XXX +
-  - Cocher la case "Ne ne souhaite plus recevoir d'information par mail de la part de Logeas Informatique" +
-  - Dans la cas ou la date de dernière connexion, date de plus de 18 mois +
-    * Se référer à l'étape **Dernière connexion > 18 mois**+
  
-==== Problème de boite pleine ==== +^Suivi des modifications majeures^^^ 
-=== Exemple de message === +^Date^Auteur^Modifications^ 
-  * An error occurred while trying to deliver the mail to the following recipients +|Août 2025|Nicolas MARCHAND|Création| 
-    * Diagnostic-Code: smtp; 554 4.4.7 Message expired: unable to deliver in 840 minutes.<452 4.1.1 <xxxxx@xx.org> 4.2.2 mailbox full> +|1 octobre 2026|Nicolas MARCHAND|Mise à la norme (Proc#163) : procédure générique, traitement détaillé des retours déplacé dans un document technique|
-  * The recipient's mailbox is full and can't accept messages now. Please try resending your message later, or contact the recipient directly. +
-=== Traitement === +
-  - Retrouver dans Assistance\Utilisateur  +
-  - Créer un ticket :  +
-    * Titre : jour:mois:annee : Suite à un retour indiquant que votre boite mail xxxxx.fr est pleine nous avons bloqué l'envoi de mailing  +
-    * Texte : Si vous êtes encore actif sur Logeas merci de contacter l'assistance en répondant à ce ticket. La newsletter est accessible à l'adresse XXX. +
-  - Cocher la case "Ne ne souhaite plus recevoir d'information par mail de la part de Logeas Informatique" +
-  - Dans la cas ou la date de dernière connexion, date de plus de 18 mois +
-    * * Se référer à l'étape **Dernière connexion > 18 mois**+
  
-==== Problème SPAM policy ==== +|**Suivi des approbations** |[[https://cartographie-fonctionnelle.logeas-web.fr/UniversProcedure?id=175|Cartographie fonctionnelle – fiche de la procédure]]| 
-=== Exemple de message === +|**Objet** |Encadrer l'envoi des mailings (lettres d'information, convocations aux formations) aux utilisateurs de LoGeAs via la newsletter d'Infomaniak, et le traitement des retours, afin de garder une liste de destinataires fiable et de respecter le choix de chacun de ne plus recevoir nos envois.| 
-  * host smtp-in.sfr.fr[93.17.128.123] said: 550  5.7.1 Email 4cB91R6Hv5z1LQKcf rejected per SPAM policy (in reply to end of DATA command) +|**Destinataires** |**- Validation des modifications :** Gérant \\ **- Approbation du document :** Équipe Assistance et Développement|
-  * reason: 501 5.2.0 qseHuIfQav1u3 Mail rejete. Mail rejected. SPF check failed. OFR005_519, please visit...  +
-=== Traitement === +
-  - Retrouver dans Assistance\Utilisateur  +
-  - Créer un ticket :  +
-    * Titre : jour:mois:annee : La dernière lettre Logeas à été refusé car considéré comme Spam +
-    * Texte : Nous allons travailler à essayer de corriger le problème. En attendent vous pouvez consulter la newsletter est accessible à l'adresse XXX. +
-  - **Créer un ticket développement** avec le contenu du mail et l'adresse mail et le nom de la personne (et ne pas l'effacer) +
-==== Message depuis la boite de l'utilisateur  ==== +
-=== Exemple de message === +
-  *  je suis absente jusqu'au 2 septembre.... +
-=== Traitement === +
-  * **Ne rien faire**+
  
-==== Message de changement d'adresse mail ==== +\\
-=== Exemple de message === +
-=== Traitement === +
-  - Retrouver dans Assistance\Utilisateur  +
-  - Créer un ticket :  +
-    * Titre : jour:mois:annee : Lors de la dernière lettre Logeas, un retour de mail nous a indiqué le changement de celui-ci +
-    * Texte : Merci de vous connecter et de le changer dans "Mon profil". Par la suite vous devrez vous connecter avec cette nouvelle adresse.+
  
-==== Cas spéciaux ==== +===== Principe =====
-=== Exemple de message === +
-  * A custom mail flow rule created by an admin at groupebbm.com has blocked your message.+
  
-==== Dernière connexion > 18 mois ==== +Les mailings sont envoyés depuis l'outil **Newsletter** d'Infomaniak (domaine logeas.fr). Les destinataires sont les utilisateurs de LoGeAs qui n'ont pas coché, dans « Mon profil », la case « Je ne souhaite plus recevoir d'information par mail de la part de Logeas Informatique ».\\ 
-Dans la cas ou la date de dernière connexion, date de plus de 18 mois +La fiche utilisateur dans LoGeAs (Assistance > Utilisateur) fait foi : toute information obtenue par un retour de mailing y est reportée, et chaque action auprès de l'utilisateur est tracée par un ticket.
-  - Créer un ticket :  +
-    * Titre : jour:mois:annee : Suite à l'inactivité de votre compte sur 18 mois nous avons bloqué votre compte +
-    * Texte : so +
-  - Supprimer l'utilisateur de la liste des abonnée sur Infomaniak +
-  - Si l'utilisateur est **seul** administrateur d'une base : +
-    - Si il y a d'autres utilisateurs sur cette base : +
-      - Voir étape **Contacter les autres utilisateurs** +
-  - Archiver l'utilisateur depuis MonEspace+
  
-==== Contacter les autres utilisateurs ==== +===== Déroulement ===== 
-Contacter le(s) utilisateur(s) pour savoir si la personne concernée fait toujours partie des utilisateurs actif de la base + 
-  - Créer un ticket sur le/les autres utilisateurs :  +^ Étape ^ Quand ^ Action ^ Mode opératoire ^ 
-    * Titre : Demande d'information pour nos fichiers +| 1. Mise à jour des destinataires | avant chaque envoi | mettre à jour la liste des abonnés chez Infomaniak à partir des utilisateurs de LoGeAs, sans ceux qui ont refusé les envois | à rédiger | 
-    * Texte : Suite à la dernière Newsletter que nous avons envoyé, nous avons eu un retour de mail sur l'adresse de [Nom personne concernée].\\ Il s'avère que cette personne ne s'est pas connectée à LoGeAs depuis plus de 18 mois.\\ Pouvez-vous nous dire si elle fait toujours partie des utilisateurs actif de la base ?\\ Si ce n'est pas le cas, étant donné que celle-ci est la seule administratrice de la base, nous ne pouvons l'archiver de nos fichier sans que vous aillez désigné un nouvel administrateur. +| 2. Création et envoi | selon le besoin | créer ou dupliquer la campagne, vérifier l'objet et la date, choisir les destinataires, s'envoyer un test, puis envoyer | [[certif:procedure:li:mailingformations|Mailing de formations]] | 
-===== Traitement des retours : Etape 2 retour Campagne ===== +| 3. Retours dans la boîte assistance | dans les jours qui suivent l'envoi | traiter les retours arrivés sur assistance@logeas.fr (adresse invalide, boîte pleine, spam, changement d'adresse…) | [[certif:envoimailing:retours#etape_1|Traitement des retours, étape 1]] | 
-  - aller dans campagne\newletters Activités abonnés +| 4. Retours de la campagne | dans les jours qui suivent l'envoi | traiter les désinscriptions et plaintes pour spam relevées dans l'activité de la campagne | [[certif:envoimailing:retours#etape_2|Traitement des retours, étape 2]] | 
-  - filtrez sur **Désinscriptions** + 
-    * prendre chaque adresse la rechercher dans assistance utilisateur +===== Règles ===== 
-    * Créer un ticket :  + 
-      * Titre : jour:mois:annee : Suite à votre désinscription - blocage envoi de mailing à votre adresse +  * Une **désinscription** ou une **plainte pour spam** est toujours respectée : la case « Je ne souhaite plus recevoir d'information… » est cochée dans la fiche de l'utilisateur. 
-      * Texte : s'il s'agit d'une erreur vous pouvez le modifier dans “Mon profil” en cochant la case "Ne ne souhaite plus recevoir d'information par mail de la part de Logeas Informatique” +  * Une adresse **invalide** ou une **boîte pleine** entraîne le blocage des envois à cette adresse ; l'utilisateur en est informé par un ticket. 
-    * cocher la case "Ne ne souhaite plus recevoir d'information par mail de la part de Logeas Informatique" +  * Un utilisateur **sans connexion depuis plus de 18 mois** est retiré des abonnés Infomaniak et son compte est bloqué ; s'il est le seul administrateur d'une base, on ne l'archive pas sans qu'un nouvel administrateur ait été désigné. 
-      *  Dans la cas ou la date de dernière connexion, date de plus de 18 mois +  * Un rejet pour **politique anti-spam** d'un hébergeur donne lieu à un ticket de développement (délivrabilité à corriger côté Logeas). 
-        * * Se référer à l'étape **Dernière connexion > 18 mois** +  * Les réponses automatiques (absence…) ne demandent aucune action. 
-  - filtrez sur **Plaintes de spam**  + 
-    * faire de même +===== Responsabilités ===== 
-      * ajouter au texte : Comme vous êtes utilisatrice active de notre logiciel, vous savez que nous ne sommes pas un expéditeur indésirable 😊. Le signalement en spam peut pénaliser la réception des emails pour tous nos utilisateurs. Pour gérer vos préférences, la désinscription via 'Mon profil' en cochant la case "Ne ne souhaite plus recevoir d'information par mail de la part de Logeas Informatique” reste la meilleure option.+ 
 +^ Qui ^ Quoi ^ 
 +| Équipe Assistance | mise à jour des destinataires, envoi, traitement des retours | 
 +| Équipe Développement | tickets de délivrabilité (rejets anti-spam, SPF…) | 
 +| Assistance technique de niveau 2 | archivage d'un utilisateur seul sur sa base |